Besked om fax (offentlig mappe) til egen postkasse

Jeg har oprettet en offentlig mappe hvor en afdelings fax´er kommer ned i (bliver sendt automatisk fra kopimaskine). Grunden til dette er at alle i afdelingen skal kunne tilgå fax´er, både hjemme og på arbejdet. Der er 2 personer som tager sig af alle afdelingens fax´er og begge skal have et advi om, at nu er der kommet en ny fax i den offentlige faxmappe.
Hvordan gøres dette?