Annonceindlæg fra mySupply

Dine fakturaer er en guldgrube

mySupply og machine learning kan gøre fakturaer til en guldgrube for optimering af forretningsprocesser.

Det er stort set umuligt at have en virksomhed, hvis man ikke sender eller modtager fakturaer jævnligt. Man kan nærmest kalde fakturering for fundamentet i enhver virksomhed. Men når en faktura er betalt, ryger den blot ind i bogholderiet, hvor den ligger og samler støv. Det behøver dog ikke at være sådan. Faktisk kan data fra virksomhedens fakturaer bruges enormt effektivt. Det mener Flemming Beltoft, direktør i mySupply, der igennem de seneste år har arbejdet på at udvikle en løsning til at håndtere elektroniske dokumenter. “Alle fakturaer er efterhånden digitale. En faktura indeholder en række informationer, som man sjældent gør noget ved, men som man sagtens kan bruge, hvis man formår at gøre det rigtigt,” siger han. Hvis man formår at udnytte machine learning-teknologierne til at bruge data fra fakturaerne, er der en række områder, hvor man kan effektivisere forretningen. Det kan blandt andet være ved at forudsige, hvor en faktura skal konteres i bogholderiet. Der modtages ofte faktura for de samme varer gentagne gange. Ved at se på kontering af tidligere fakturaer kan der foretages en automatisk kontering af den ankomne faktura.


Der vil ligeledes være mulighed for at validere prisen på en given vare i forhold til den historiske pris for varen og tjekke, om der er for stor afvigelse. “Hvis man bruger data fra fakturaerne til at se på de historiske prisændringer for varen, kan man også lettere forudse, om man selv skal til at ændre på prisen på sit produkt.
Det kan man for eksempel gøre ved at sammenligne prisen på varen i de anvendte styklister,” siger Flemming Beltoft. Denne form for virtuel kontraktstyring kan også bruges til at undersøge, om en leverandør overholder de aftaler, der er lavet. Det kan være manuelt omkostningstungt at styre kontrakterne.

Undgå at blive snydt

Man kan også bruge fakturahistorikkerne og machine learning til mere sikkerhedsmæssige aspekter. Ved at kontrollere leverandøren og betalingsforholdene mod tidligere fakturaer kan det kontrolleres, om det er en kendt leverandør, og om deres betalingsforhold er ændret. “Det er alment kendt, at der modtages fake fakturaer i en virksomhed fra virksomheder, som man ikke har en aftale med, eller hvor kontonummeret pludselig er anderledes. De kommer gerne i ferieperioder, for så er det måske en anden medarbejder, der skal tage sig af den. Og det er let at lave en faktura, der ser ægte ud,” siger Flemming Beltoft. Hvis man derimod har en kunstig intelligens
til at scanne fakturaerne, kan den også opdage, hvis noget ikke stemmer. Der kan selvfølgelig være mange grunde til, at et kontonummer ændrer sig, eller der kommer en ny leverandør, som skal betales. Derfor er det smart at have et system, som gør opmærksom, hvis der skal kigges en ekstra gang på en faktura for at validere, at den er god nok. Samtidig kan man også spare penge ved at styre virksomhedens leverandøraftaler. Det kan for eksempel være telefonabonnementer, hvor der tjekkes for, om der er abonnementer, der ikke benyttes længere.

Hvorfor smutter kunden?

Ligesom man kan holde øje med sine leverandørers historiske prisændringer og aftaler, kan man også holde øje med sine egne kunder. Har man for eksempel en kunde, der tidligere har købt relativt jævnligt i virksomheden, men som pludselig ikke er vendt tilbage, kan det derfor opdages hurtigt ved hjælp af teknikken. “Hvis der pludselig ikke er aktivitet fra en kunde, som plejer at være der, kan det skyldes mange ting. Men det kan for eksempel være et signal til, at en af virksomhedens sælgere lige skal lægge en føler ud hos kunden. Det kan jo være, de har fundet en ny leverandør, og så vil man selvfølgelig gerne vinde kunden tilbage,” siger Flemming Beltoft.

Kan også bruges andre steder

Der er mange medarbejdertimer at spare, hvis et program selv kan finde frem til uregelmæssigheder i faktureringerne. Det er timer, som medarbejderne kan bruge på opgaver, der kan tilføre virksomheden endnu mere værdi. Og ifølge Flemming Beltoft er det bestemt ikke usandsynligt, at lignende teknologier i fremtiden bliver koblet på andre typer af dokumenter i en virksomhed.
“Det kan faktisk bruges til alle typer dokumenter, man regelmæssigt får ind i sin virksomhed. Det kræver blot, at man finder frem til, hvilken type data det vil være gavnligt at indsamle.

læs mere her

Premium
”Vores løsning vil betyde, at du som patient kan tage et billede af en pille med din telefon og herefter få bekræftet, at den medicindosis du er ved at indtage er valid.”
Virkningsløs piratmedicin koster tusindvis af liv hvert år, men it-giganten IBM mener, at den har fundet en løsning på problemet. Bliv klogere på hvordan IBM vil bruge blockchain til at forhindre svindel i medicinalindustrien supply-chain
Computerworld
Se listen: Disse it-virksomheder drømmer de danske it-studerende om at arbejde for
Konsulenthusene buldrer frem på listen over de virksomheder, som de danske it-studerende helst vil arbejde for. "Konsulenthusene har simpelthen øget kendskabet til sig selv som arbejdsgiver blandt de it-studerende. Det kræver heftig aktivitet på de sociale medier og universiteterne," lyder det fra Universum, der står bag undersøgelsen.
CIO
Sådan kan du stå imod, når hackerangrebet rammer: 16 nye anbefalinger fra politiet
En ny vejledning fra Rigspolitiet og Dansk IT skal hjælpe danske virksomheder med at få bedre styr på it-sikkerheden. Se her, hvad du bør gøre før, under og efter du bliver ramt af et hackerangreb.
Job & Karriere
Vil strejkende it-folk kunne lægge hele Statens It ned? "Det har vi ingen kommentarer til," lyder den kryptiske melding fra Statens It
50 it-medarbejdere hos Statens It truer med at nedlægge arbejdet i sympatistrejke. Vil det betyde, at Statens It går ned?
Statens It nægter at svare.
White paper
På jagt efter nyt BI-system? … Her er analysen og de 25 vigtigste KPI’er
Et godt BI-system er en central del af en digitaliseret virksomhed. Dette whitepaper fra EG dykker ned i en analyse af de nødvendige overvejelser på det organisatoriske, teknologiske og brugerorienterede niveau. Samtidig får du en liste med 25 vigtige KPI’er inden for ni funktionsområder, så du kan se, hvad andre virksomheder holder øje med.