Tag alt med over - og gør det hurtigt.
Det er det korte råd fra B&O's CIO, Ole Damsgaard, når det handler om at flytte hele virksomhedens kommunikationsplatform ud i skyen.
Den lidt længere version starter med en business case på at drifte det hele internt i samarbejde med en partner eller køre en ren cloud-løsning i Office 365.
Det klart billigste var en cloud-løsning, også fordi vi ikke har exchange-kompetencer internt," siger Ole Damsgaard.
Faktisk var cloud-løsningen 82 procent billigere, viste business casen, men selve skiftet fra Notes til Office 365 er ikke i sig selv en besparelse.
Et ældre system
"Notes er jo et ældre system, hvor vi til sidst ikke havde noget maintenance, så det var mere eller mindre gratis. Til gengæld er de fleste brugere bekendt med Outlook i Office 365, så vi har ikke skullet bruge mange ressourcer på uddannelse, lidt online-træning og lidt selvstudier, det er det. Selve distribueringen har vi også sparet, da det hele jo ligger i skyen," siger Ole Damsgaard.
I dag ligger hele B&O's kommunikationsplatform i Microsofts datacenter i Irland.
"Det fungerer godt, og vi har ikke driftsudfordringer. Men vi har alligevel mærket meget til skiftet, fordi vi kommer fra en Notes-verden," fortæller Ole Damsgaard.
Strategien var, at alt skulle konverteres. Uanset hvor mange og hvor gamle e-mails, de ansatte havde, kalender-entries og arkiverede ting, shared mailboxes, skulle alt konverteres.
Meget arbejde - og meget goodwill
"Det gav en masse arbejde, men det gav også en masse goodwill fra brugerne, fordi alt kom med over," siger Ole Damsgaard.
Implementeringen blev først rullet ud i it-afdelingen i november sidste år og derefter i B&O's shared service-center.
De første rigtige brugere var i luften i december, og dernæst blev der lagt planer for de forskellige funktioner, som hang logisk sammen.
Det var en udfordring i den periode at køre med to mailsystemer og to kalendersystemer, erkender Ole Damsgaard.
"Det var noget rod, og skulle vi have gjort noget anderledes, havde vi kørt mere big bang, end vi gjorde, i stedet for et strække det ud over to måneder. Det er måske ikke så lang tid, men det var ikke en god oplevelse for brugerne."
Her er den største forbedring
I den periode kæmpede it-afdelingen med brugernes forliste møder og forskellige mailadresser.
"Men generelt har brugerne været glade. Vi har oplevet det, som man ikke oplever så tit i en it-afdeling; uopfordret at få positive tilbagemeldinger," siger Ole Damsgaard.
Alle har adgang
Især mobiliteten er en stor forbedring.
Fra hvilken som helst device kan de ansatte i dag tilgå deres mail og bruge deres egne smartphones eller tablet'er.
I de gamle Notes-dage havde kun 150 ansatte adgang til virksomhedens mailsystem via deres smartphone, mens de øvrige 1.350 ansatte ikke havde.
"Office-løsningen i skyen er åben og brugervenlig. Vi lægger så noget sikkerhed ovenpå, og vi kører et rimeligt højt niveau, men der er hele tiden afvejningen mellem åbenhed og sikkerhed."
For mobil adgang til virksomhedens systemer er den vej, verden går, og det kommer man heller ikke uden om hos et af verdens førende hi-fi-brands.
Alle brugernes smartphones kan rippes for firmarelevante data, hvis de bliver stjålet eller misbrugt, og der er tvungen adgangskontrol.
"Fra min private iPad skal jeg angive min sikkerhedskode. Det er selvfølgelig irriterende, hvis jeg bare skal ind og høre noget musik, men det er prisen for, at jeg har adgang til min firma-mail," siger Ole Damsgaard.
Grus i Lync'en
Ole Damsgaard havde ansvaret for it i B&O fra 1998 til 2003, og han kom tilbage i 2008 for at opbygge virksomhedens shared service-center.
I oktober 2011 overtog Ole Damsgaard ansvaret for hele it-funktionen, der er 46 mennesker stor.
B&O er netop på vej til at outsource det meste af sin infrastruktur til NNIT.
"Vores store projektmæssige udfordring lige nu er outsourcing af infrastrukturen, altså det, der ikke ligger i skyen hos Microsoft og det, der ikke er SAP".
"NNIT drifter i forvejen SAP, og nu skal de også klare infrastrukturen. Det er en stor opgave," siger Ole Damsgaard.
Her er de kommende opgaver
Sideløbende med det projekt er der selvfølgelig stadig en del opgaver, som skal løses for at få helt styr på Office 365-løsningen.
Microsoft-platformen består, ud over Outlook med mail og kalender, også af Sharepoint, som B&O's nye intranet er baseret på.
De første forretningsmæssige løsninger er ved at være klar.
Intet skal installeres
Når tingene skal rulles ud i Singapore eller Chicago, foregår det i skyen, så der er ingen, som skal rundt og installere noget eller opsætte databaser og servere.
"Det forventer vi os meget af. Vi har jo tidligere haft Notes-servere stående rundt omkring i verden på vores lokationer, men det er slut," siger Ole Damsgaard.
Endelig er der Lync, som er Microsofts konference-platform til videomøder og samarbejde på tværs af tid og sted.
B&O skiftede fra OCS (Office Communication Server), og CIO'en er ikke tilfreds med sin Lync endnu.
"Hvis det ikke alt sammen skal være roser til Microsoft, så er der funktionaliteter i Lync'en, som kører i cloud'en, der ikke lever op til den gamle OCS. Det halter med telefoni og integration, og det bokser vi med," siger Ole Damsgaard.
