Artikel top billede

Yes sir. Intet slår den følelse man får, når der kommer svar på en vigtig mail. Foto: Lee Haywood, CC BY-SA 2.0 (Foto: Lee Haywood)

Seks tip: Sådan får du svar på alle dine vigtige mails

En psykolog giver dig seks gode råd til, hvordan du undgår at dine mails går tabt i modtagerens indbakke.

Får du svar på alle de mails, som du sender?

Næppe. Men bare rolig. Det gør de færreste af os.

Men fiølge Adam Grant, der er forfatter, forsker i psykologi og ledelse ved Wharton University og angiveligt Googles yndlings-psykolog, mener, at du ved at følge en række relativt simple råd kan optimere din svarprocent. 

I et indlæg på LinkedIn fortæller Grant, at han i løbet af de seneste måneder har været travlt beskæftiget med at promovere sin seneste bog, Give and Take: A Revolutionary Approach to Success.

I den forbindelse har han sendt masser af mails ud, men også selv modtaget bunkevis af mails fra folk, der har læst hans bog og gerne vil i kontakt med ham.

De erfaringer har han nu koblet med sin forskning og sammenfattet i en liste med gode råd til, hvordan du bedst får en travl modtager til at læse din mail.

1. Den perfekte emnelinje

Der findes angiveligt to slags effektive emnelinjer, skriver Adam Grant.

Der findes den emnelinje, der pirrer modtagerens nysgerrighed, og så den der lover at give læseren en nytteværdi.

Hvilken der er mest effektiv afhænger af den situation, som modtageren befinder sig i.

Har modtageren god tid, vil personen ofte bliver draget af den emnelinje, der pirker til nysgerrigheden, mens en læser, der er stresset og befinder sig i et travlt miljø, vil være mere tilbøjelig til at klikke på den emnelinje, der lover nytteværdi.

Et eksempel på en mail som Adam Grant har modtaget, der pirrer hans egen nysgerrighed kan være "Din bog holdt mig vågen hele natten."

Et andet eksempel på en mail som Adam Grant har åbnet, fordi den lover ham nytteværdi: "Din teknik anvendt i misbrugsbehandling."

Men han har også modtaget email med emnelinjer, der både taler til nysgerrigheden og nytteværdi. Eksempelvis: "Kan du hjælpe mig med at uddele 4 mio dollar om året?"

2. Fortæl modtagerne, hvorfor du skriver til netop dem

Alt for ofte oplever Adam Grant, at han modtager mails fra folk, der end ikke giver sig tid til forklare, hvorfor de netop kontakter ham.

Og det er en fejl, mener han. Folk føler sig nemlig mere forpligtiget til at svare, hvis de føler, at de kan bidrage med noget unikt.

Derfor bør den gode e-mail fremhæve, hvorfor du har kontaktet personen samt bruge en linje eller to på at henvise til, hvad du ved om personens arbejde.

"Nogle af de bedste mails, som jeg har modtaget, henviser til en tale, jeg har holdt eller en specifik undersøgelse, som jeg har udarbejdet," skriver Adam Grant

Derfor kan de usædvanlige ting være de vigtigste

3. Gør dit hjemmearbejde - og fortæl det

Adam Grant oplever, at mange mennesker skriver til ham for at spørge om oplysninger, der ligger frit tilgængeligt på hans hjemmeside.

I den forbindelse citerer forfatteren Tim Ferriss for at sige, at et forbløffende stort antal mennesker kontakter folk, der har mere travlt end dem selv, for at få svar på spørgsmål, som kan findes på Google i løbet af 20 sekunder. 

Hvis du spørger andre folk om hjælp, bør du derfor ikke kontakte dem, før du selv har forsøgt at finde svaret på eksempelvis Google.

Og de vil blive mere motiveret for at hjælpe dig, hvis du herudover bruger tid på at forklare, hvor store anstrengelser du har gjort dig for selv at finde svar på spørgsmålet. 

4. Fremhæver usædvanlige ting i har tilfælles

Ofte føler vi os tættere knyttede til fremmede, hvis vi ved, at vi har noget til fælles.

Derfor kan du med fordel nævne det i din mail, når du vil have modtagerens opmærksomhed. 

Men ifølge Adam Grant skal det helst være noget usædvanligt, som I har tilfælles

Som eksempel nævner han, at hvis du møder en person fra din hjemegn på en ferie, så vil der ofte opstå en følelse af fællesskab mellem jer.

Men finder mødet sted derhjemme, så vil det sjældent blive opfattet som noget særligt. 

5. Du skal være specfik

Du skal være præcis, kortfattet og venlig, når du sender en mail til en fremmed. 

Det burde give sig selv, men mange mennesker har svært ved at fatte sig i korthed og sender mails, der er så lange, at det nærmest udvikler sig til små noveller. 

Men når du skriver til folk, der måske i forvejen har et tre-cifret antal ulæste mails i deres indbakke, så har de sjældent tålmodighed til at læse lange mails. 

Forfatteren Tim Ferris anbefaler angiveligt en teknik, hvor e-mailen består af to til tre afsnit, hvor du forklarer, hvordan du kender modtageren og og bagefter stiller et tankevækkende spørgsmål, der både er simpelt at svare på og relaterer sig tilm modtagerens liv.

Får du et svar på din mail, så har du nu muligheden for at indlede en dialog 

6. Udtryk din taknemlighed 
Når du ønsker at andre folk skal bruge tid på dig, så bør du som absolut minimum også vise en smule ydmyghed og taknemlighed for, at de bruger en del af deres dyrebare tid på dig. 

Adam Grant forklarer, at han ind i mellem får mails, der er skrevet i en næsten kommanderende tone. Eksempelvis afslutter nogle folk med at skrive "Svar venligst på mit spørgsmål." 

Men Grant påpeger, at hans egen forskning viser, at folk er meget mere tilbøjelige til at give brugbare og grundige svare, når det at svare fremstår som "en fornøjelig mulighed" og ikke som en forpligtelse.

I et forsøg blev en række studerende sat til at give en jobsøgende med feedback på sin ansøgning. I det første forsøg svarede den jobsøgende blot "Jeg vil blot orientere jer om, at jeg har modtaget jeres feedback," hvorefter han bad om hjælp med en ny ansøgning. Her valgte 32 procent af hjælpe med den nye ansøgning. 

I et andet tilsvarende forsøg svarede den jobsøgende "Tusind tak! Jeg er så taknemlig for jeres hjælp," og her var det hele 66 procent, der valgte at hjælpe med den næste ansøgning.

Følg også @wittorff på Twitter

Læs også:
Ung Google-millionær: Sådan styrer jeg min mail

10 trick: Undgå at e-mails forpester dit liv




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
IT Relation A/S
Outsourcing, hosting, decentral drift, servicedesk, konsulentydelser, salg og udleje af handelsvarer, udvikling af software.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Strategisk IT-sikkerhedsdag 2022 - identificer, beskyt og forsvar

IT-sikkerhedstruslerne mod virksomhederne er i takt med tiden blevet større og værre, fordi virksomhederne er mere end nogensinde før afhængige af data og IT. Det stiller krav til de IT-ansvarlige, der konstant skal tage bestik af det skiftende trusselniveau. Det kræver blandt andet, at it-sikkerhed bliver sat på den strategiske dagsorden i virksomhederne – men hvordan?

25. januar 2022 | Læs mere


Hjemmearbejdets påvirkning på trivsel, helbred og arbejdsmiljø

Fremtidens arbejdsplads er hybrid, det er der ingen tvivl om. Men hvad fører det egentlig med sig? Og hvordan omstiller du og din arbejdsplads sig til det? Det kan du blive klogere på, på denne digitale konference.

02. februar 2022 | Læs mere


GDPR - persondatabeskyttelse i praksis

Håndteringen af persondata og GDPR er for længst blevet hverdag hos de danske organisationer, men derfor er det til stadighed vigtigt og altafgørende, at den løbende overholdelse af GDPR er på plads. Vær med og hør, hvordan du ved hjælp af processuelle greb, værktøjer og systemer kan sikre dette.

08. februar 2022 | Læs mere