Navnet Nat Turner siger de færreste danskere noget.
Men ikke desto mindre er han lidt af en wunderkind i den amerikanske "iværksætter-verden."
Det skyldes, at han for to år siden som blot 24-årig solgte sin online annonce-virksomhed Invite Media til Google for lige knap en halv milliard kroner.
Men en ung, travl mangemillionær får mange e-mails dagligt, og det kan være lidt af en udfordring at håndtere.
Derfor har Nat Turner, der er en flittig Gmail-bruger, valgt at skrive et indlæg på sin personlige blog, hvor han deler ud af sine erfaringer og fortæller, hvordan han undgår at drukne i de mange mails, som han modtager døgnet rundt.
Arkivering er konge
Når du svarer hurtigt på en mail, sender det et signal om, at du er ansvarlig og produktiv, mener Nat Turner.
Derfor handler det om hurtigt at kunne gennemskue, hvilke mails der kræver et hurtigt svar.
Til det formål bruger Nat Turner arkiverings-funktionen i Gmail:
1) Arkiver alt der ikke kræver svar
Alt der ikke kræver min opmærksomhed øjeblikkeligt, bliver arkiveret, skriver Nat Turner på sin blog.
Det betyder, at hans indbakke ikke er forurenet med ligegyldigheder og kun består af mails, som han skal handle på.
Får Nat Turner brug for at finde nogle af de arkiverede mails senere, er det heldigvis relativt let at finde dem via Gmails sublime søgefunktion.
2) Sender ikke mails fra mobilen
I dag er der nærmest gået mode i at sende små ultra-korte mails, der ofte er kendtegnet ved den lille signatur: "Sendt fra min smartphone."
Men modsat mange andre travle forretningsfolk sender Nat Turner sjældent mails fra sin mobiltelefon.
"Jeg er ikke en stor fan af at skrive på en lille mobilskærm," skriver han på sin blog.
Det skyldes blandt andet, at du på en mobilskærm ikke kan have flere vinduer åbent på samme tid, og Nat Turner foretrækker at have andre vinduer (som eksempelvis sin kalender) åben, mens han skriver mails.
I stedet bruger først og fremmest mailen på sin smartphone til at læse og arkivere mails.
Hver morgen og når han har pauser i løbet af dagen, finder han sin smartphone frem og bruger et par minutter på at læse og arkivere mails.
Når han senere sætter sig til rette bag sin computer, har han derfor som regel en velstruktureret indbakke, der er fyldt med mails, som han kan gå i gang med at besvare.
Send mails og arkiver med denne Gmail Labs-funktion
3) Brug "send og arkiver"
Nat Turner bruger desuden en Gmail Labs-funktion ved navn "Send og akriver".
Når du slår denne funktion til i Gmail, får du mulighed for at svare på en mail og arkivere den på én gang.
Du åbner ganske enkelt den pågældende mail, skriver dit svar og herefter klikker du på en knap med navnet "Send og arkiver."
Du finder Gmail Labs-funktionen ved at gå ind i indstillinger, vælge fanebladet Labs og herefter scrolle ned på siden, indtil du finder funktionen "Send og arkiver".
4) Marker med stjerner
Er der mails, som ikke kræver din opmærksomhed med det samme, men som du muligvis vil få brug for at finde frem igen, kan du med fordel markere dem med en stjerne, før du arkiverer dem.
Nat Turner anbefaler desuden, at du med jævne mellemrum gennemgår din mappe med stjerne-markede mails og fjerner markeringen fra de mails, hvor det ikke længere er relevant.
5)Brug Boomerang
Boomerang er et genialt e-mail værktøj til Gmail, der blandt andet kan alarmere dig, når du ikke har fået svar på dine mails.
Du indstiller ganske enkelt Boomerang til at sende dig en påmindelsesmail, hvis du har sendt en mail til en person, og vedkommende endnu ikke har svaret efter x antal dage.
Boomerang har desuden mange andre fede funktioner, som du kan læse mere om i denne artikel.
6. Brug etiketter og filtre
Hvis du gider at bruge din tid på det, kan du i Gmail lave et sindrigt system af filtre og etiketter.
Eksempelvis har Nat Turner lavet en række filtre, der betyder, at mails om flyreservationer alle får påklistret etiketter, hvor der står "rejser" på, mens mails med hans indkøb fra Amazon.com får etiketten "kvitteringer".
7. Hav flere faneblade åbne
Nat Turner bruger ikke email-klienter som eksempelvis Outlook. I stedet tjekker han sin mail via Gmails hjemmeside.
Derfor har han altid to faneblade åbne, mens han arbejder. Det ene faneblad er indbakken med hans private mails, mens det andet faneblad indeholder indbakken til hans arbejdsmail.
Han bruger desuden Gmail Labs-funktionen "Ikon for ulæste beskeder," der viser antallet af ulæste beskeder øverst på fanebladet.
Læs også:
Otte tricks der gør din Gmail meget federe
