For tidskrævende, for stressende, for rodet. Og slet ikke egnet til kommunikation og samarbejde i en moderne virksomhed.
Det har ikke været let at være email i de seneste år. Selvom vi på trods af nye kommunikationskanaler som chat og sms fortsat bruger @ til den helt store guldmedalje, så mener mange, at emailen alt for ofte ikke er tidssvarende.
En McKinsey-rapport har konkluderet, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger 28 procent af arbejdstiden på emails.
Indbakken ender alt for ofte med at være en kilde til stress, og den uendelige strøm af mere eller mindre relevante cc-mails fra kollegerne risikerer at fjerne dit fokus fra de væsentlige arbejdsopgaver.
Det er den form for problemstillinger, der er baggrunden for, at vi i øjeblikket ser en række bud på fremtidens email-løsninger fra
eksempelvis Google, Microsoft og IBM.
IBM's løsning hedder Verse
IBM's Lotes Notes har i de senere år mistet kunder til Microsofts cloud-baserede Office 365. IBM forsøger derfor nu at slå to fluer med ét smæk i form af løsningen Verse, der er:
1) IBM's bud på en moderne mail-løsning, der grundlæggende fjerner fokus fra indbakken ved at være langt mere menneske- og opgave-fokuseret. Verse skal ved hjælp af blandt andet kunstig intelligens gør dig mere produktiv.
2) En løsning, der er født i skyen. IBM håber, at Verse kan blive det tiltrængte modsvar til Microsofts stadig mere populære Office 365.
"For det første ønsker vi at være meget synlige i skyen, og det her er først og fremmest cloud," forklarer Hans Petter Dalen, der er europæisk salgsleder for IBM Messaging Solutions, til Computerworld.
"Vi ønsker selvfølgelig, at vores eksisterende Notes-kunder skal se Verse, før de træffer en beslutning om Outlook eller Office 365. Vi tror, at Verse er så tilpas differentieret, at folk vil ønske det," siger han.
Verse skal få dig væk fra indbakken
Det mest opsigtsvækkende ved Verse er ikke så meget det markant anderledes design, eller at IBM integrerer forskellige sociale elementer i løsningen. Det er derimod et opsigtsvækkende løfte fra selskabet:
Verse skal kunne lade dig håndtere helt op til 85 procent af de emails, der havner i din indbakke - uden at du skal ind i indbakken. Det skal det via det dashboard, der er det centrale omdrejningspunkt i Verse.
"Vi tror, at det her dashboard kan gøre, at du kan udføre 85 procent af opgaverne uden at dykke ned i indbakken," siger Hans Petter Dalen.
Han forklarer tankerne bag Verse:
"E-mail er transport af data, så vores fremtidsvision er et system, der håndterer arbejdsopgaver og mennesker på en anden måde end en traditionel indbakke."
"Der ligger rigtig meget forskning bag det design, vi har valgt for Verse for at få det til at være mere i tråd med den måde, folk ønsker at arbejde på. Vi ved, at folk er overvældet af mængden af email. Folk formår ikke at prioritere arbejdsopgaverne, fordi de drukner i mængden i indbakken."
"Tanken er, at man, når man logger sig på systemet om morgenen, i stedet for at komme til komme til indbakken, har et dashboard. Det fortæller, hvilke arbejdsopgaver og møder, man har, hvilke interaktioner der er med de vigtigste personer i netværket," forklarer Hans Petter Dalen fra IBM.
Nye muligheder i Verse
IBM forsøger med Verse ikke bare at designe en ny form for email-løsning. Det handler i ligeså høj grad om at skabe en form for central for din kommunikation og dine arbejdsopgaver.
"Vi ønsker at smelte det sammen med traditionel email, for vi forventer ikke, at emailen forsvinder. Mængden af emails i virksomhederne stiger, og samtidig ved vi, at social fildeling har en voldsom effekt i et selskab - og vi ønsker det type funktionalitet i et dashboard, der også har email."
"Vi tror, at det kan hjælpe den kulturændring, der skal til, for at man kan arbejde smartere."
En konkret funktion i Verse er, at du, når du sender en mail til andre, kan sætte en tidsramme på mailen som en form for to-do, så modtageren ved, hvilken opgave, der skal løses - og hvornår.
Watson bliver en del af Verse
Computerworld spørger IBM, hvem der så skal bestemme, hvem der kan sende den slags to-do-opgaver til hvem?
"Lige nu har vi besluttet, at jeg assigner dig en to-to, og når du accepterer den, dukker den op på dit dashboard," svarer Hans Petter Dalen, der dog samtidig forklarer, at Verse endnu er ved at blive færdigudviklet, og at løsningen vil blive mere avanceret og intelligent med tiden.
Det arbejde vil blandt andet komme til at betyde, at Watson - IBM's supercomputer med kunstig intelligens - bliver en del af Verse:
"Opgaven er at gøre systemet så brugervenligt, at processen ikke er tung. Og så ser vi i allerhøjeste grad for os, at Watson får en opgave i Verse, og Watson har evnen til at forudsige vigtigheden af dine arbejdsopgaver og sandsynligheden for at du burde acceptere en arbejdsopgave."
Verse er cloud-baseret, men kommer også som apps til eksempelvis iOS og Android. Data ligger i dag i hos IBM's Softlayer i henholdsvis Amsterdam og Singapore.
Softlayer har dog netop netop åbnet et nyt datacenter i London, så IBM forventer snart at kunne tilbyde et rent EU-setup, som vi kender det fra Microsofts Office 365.
IBM venter at være klar med den færdige version af Verse til marts næste år.
Herunder kan du se en video-demo af Verse:
