For 14 år siden introducerede Danske Fragtmænds informatikdirektør en vision om et fælles, elektronisk arkiv til virksomhedens dokumenter.
I dag rummer arkivet stort set alle typer dokumenter i transportvirksomheden. Derfor er der nu intet mindre end 250 millioner dokumenter i firmaets elektroniske arkiv, der hører til blandt landets største.
Heraf er 100 millioner fragtbreve, som bliver scannet ind i systemet gennem de 70 scannere, som døgnet rundt fodrer arkivet med dokumenter. På en travl dag på kontoret vokser arkivet med 100.000 dokumenter.
Tidligere var det en tidskrævende proces at behandle en telefonisk forespørgsel på en faktura eller et fragtbrev.
Efter en henvendelse skulle det fysiske dokument findes i arkivet, kopieres og efterfølgende faxes til kunden.
”I dag kan en sådan henvendelse klares meget hurtigt, da medarbejderne kan trække dokumentet frem på skærmen på få sekunder og sende en fax eller PDF til kunden om nødvendigt – hvis altså ikke kunden bare selv finder dokumentet på nettet,” forklarer informatikdirektør Carsten D. Appelt.
Papirbjerg på 25 kilometer
Sikkerheden for dokumenterne i systemet er uhyre vigtig, og det er en kæmpe proces at behandle og sikre de mange data.
Dokumenterne findes altid i to kopier. Først på magnetiske lagermedier, siden på optiske medier for at ende på gigantiske backup-bånd.
”Det tager 18 timer at behandle og foretage backup af de data, der går gennem systemet på en enkelt arbejdsdag, fortæller Kim Hellum, chef for Multi-Support Group, der står bag systemet.
Hvis Danske Fragtmænd ikke havde besluttet at overgå til et elektronisk arkiv for 14 år siden, havde man i dag stået med arkiv, som ville udgøre et bjerg på 25 kilometer i højden, hvis man forestiller sig, at alle dokumenter blev stablet oven på hinanden, oplyser virksomheden.
Danske Fragtmænd ejes af 143 selvstændige fragtmænd, og der er cirka 3000 ansatte.
