For ikke ret længe siden blev videokonferencer stort set udelukkende benyttet af store, internationale koncerner:
Teknologien blev fortrinsvis brugt til møder mellem regionale topledere på tværs af landegrænserne. Nu breder brugen af videokonferencer sig ned i hierarkierne ? dels fordi mindre virksomheder tager teknologien til sig til kommunikation over kortere afstande, dels fordi konference-udstyret mere og mere bliver brugt til møder mellem mere almindelige medarbejdere på tværs af organisationsgrænserne.
Business intelligence-konsulentfirmaet Platon, som har omkring 40 ansatte, er et af de mindre selskaber, der i løbet af det sidste år har taget videokonferencer til sig.
Platon begyndte at undersøge mulighederne i videokonferencer efter at selskabet for et år siden startede et kontor i Århus som supplement til aktiviteterne i København.
? Vi syntes hurtigt, at vi brugte for meget tid og for mange penge til at rejse til interne møder.
? Når man regner tabt arbejdsfortjeneste med, kan det være op mod 10.000 kroner, der bliver sat til på et endagsmøde, siger René Lykkesgaard fra Platon.
? Først prøvede vi telefon-møder, men vi savnede den mulighed, videokonferencen giver for at tilslutte en computer og se både det dokument, man arbejder på, og hinanden, siger René Lykkesgaard.
Møderne varierer fra ad hoc-projektgrupper, der omfatter ned til to-tre medarbejdere, til firmamøder, hvor alle er med.
? Teknologien kræver en vis disciplin: Ved større møder er deltagerne nødt til at afholde sig fra småsnak indbyrdes ? til gengæld er det vores erfaring, at denne type møder bliver mere målrettede: Deltagerne er mindre tilbøjelige til at starte med fem minutters diskussion af gårsdagens fodboldkamp, siger René Lykkesgaard.
Kræver disciplin
Det er dog ikke alle møder, der egner sig til videokonferencer.
? Generelt skal man have mødt hinanden personligt i forvejen. Vi ville aldrig holde en ansættelsessamtale eller det første møde med en kunde elektronisk, siger han.
Platon råder andre, der overvejer denne teknologi, til at sætte et system op, der er klar til brug, så snart det bliver tændt ? i modsat fald kommer udstyret til at stå ubrugt hen. For business intelligence-firmaet har de største udfordringer i installationen ligget i den simultane præsentation af powerpoint eller regneark: Farver og fonde skal vælges med omhu for ikke at komme til at stå uskarpt, når de bliver overført.
Platon bruger endnu udelukkende videokonferencer til interne møder, men forventer at komme til at benytte teknologien til møder med kunder, der allerede er fortrolige med denne kommunikationsform.
For tidligt til internet
Det er i løbet af det sidste halve til hele år, at virksomhederne, der giver sig i kast med videokonferencer, er blevet betydeligt mindre, vurderer firmaet Aage Hempel, der har stået for Platons løsning. Aage Hempel mener, at det er en styrke, at hans firma har bevæget sig ind på dette område fra en position på routermarkedet.
? Efter vores opfattelse er videokonferencer til en vis grad fejlplaceret i forhandlerleddet: Det er ofte tv-forhandlere, der tager sig af det, hvor vi ser det som et netværksprodukt, der kræver netværksekspertice, siger Bent Hansen fra Aage Hempel.
I øjeblikket anbefaler Aage Hempel, at videokonferencer etableres på faste lejede linier, hvor forbindelsen går uden om internet.
? Internet-forbindelser er typisk ikke velegnede. Og synkrone forbindelser er heller ikke altid stabile nok. Udstyret fungerer måske udmærket, når man sætter det op sent på eftermiddagen, men når mødet skal holdes næste morgen, hvor trafikken er steget på lokalnettet, er der måske problemer. Derfor anbefaler vi 1 Mbit/s, hvis der skal sendes i duplex. I ni tilfælde ud af ti ender brugeren med at vælge en separat gateway, forklarer Bent Hansen.
? Ofte kommer ønsket om at afprøve videokonferencer fra direktionen, mens IT-afdelingens holdning fra starten er, at hvis det ikke kan afvikles over internettet, kan det være lige meget. De glemmer den tid og de beløb, der bliver brugt på at rejse til møder i de enkelte afdelinger, siger han.
