Hente indholdsfortegnelse fra server

Hvad er det, du vil opnå: Er det udseendet, du ønsker at overføre – eller er det en fast opbygning af en indholdsfortegnelse, du er ude efter?

Hvis man bruger funktionaliteten til indholdsfortegnelse i Word, bruger Word styles TOC 1-9 (typografierne Indholdsfortegnelse 1-9 hvis dansk version) til opbygningen af indholdsfortegnelsen. Udseendet af en indholdsfortegnelse er således styret af definitionerne af TOC 1-9-definitionerne i det enkelte dokument. Hvis man indsætter en indholdsfortegnelse fra et andet sted, vil typografidefinitionerne i det indsatte blive påvirket af definitioner i det dokument, hvor den bliver indsat.

En style/typografi i et dokument er ALTID baseret på noget - enten en anden style/typografi eller "ingen typografi)", som IKKE er ingenting men de underliggende "document defaults"/"dokumentstandarder". Så der er altid noget arvegods fra selve dokumentet.

Hej
2. ting:
1.
Du kan oprette en skabelon til fx. rapporter der indeholder indholdsfortegnelsen med korrekte typografier (også til selve dokumentet). Den siger du at folk skal bruge når de skriver rapporter eller hvad det nu er i skal skrive. Til slut opdaterer de indholdsfortegnelsen.
Hvis dokumentet er skrevet kan i danne et nyt dokument fra skabelonen og kopierer teksten over i det nye dokument.

* Betingelse: Indholdsfortegnelsen skal hente de typografier i bruger til overskrifter. Det er derfor lettest hvis i bruger Overskrift 1, overskrift 2 osv. da indholdsfortegnelser fra fabrikken af er sat op til at læse dem.

Du opretter en skabelon ved at
¤ oprette et dokument med din indholdsfortegnelse
¤ gemme som .dotx (eller .dotm hvis der er makroer i).
¤ kopiere den til serveren.
Word gemmer som standard i din personlige skabelonmappe %APPDATA%\Microsoft\skabeloner (kopier til stifinderen)

Det letteste for alle er at oprette en arbejdsgruppeskabelonmappe som de enkelte brugere knyttes op til.

Et alternativ er at oprette en opstartsskabelon med indholdsfortegnelsen (dvs. en skabelon der ligger i Word's opstartsmappe og bliver åbnet når Word åbner).
MEN hvis opstartsmappen er på en server kan Word godt blive NOGET længere om at starte op, alt efter hvor presset jeres server er. Hvis der ikke er adgang til serveren så tager det en del tid ind Word opgiver at finde den.

Læs mere om skabeloner - start fx. her: https://support.microsoft.com/da-dk/office/oprette-en-skabelon-86a1d089-5ae2-4d53-9042-1191bce57deb

Arbejdsgruppeskabelonmappen og opstartsmappen finder / sætter du under:
Filer --> Indstillinger --> Kategorien Avanceret --> knappen Filplacering (er ret langt nede på siden).
Det står i registreringsdatabasen så hvis i har IT-kyndige ressourcer kan rettelsen kopieres ud f.eks. med et loginscript.

2.
Du kan oprette en typografi-fil hvori du gemmer opsætningen (typografierne) til indholdsfortegnelsen (og det tilhørende dokument).
Den skal *altid* kopiers til den enkelte PC og ligge i mappen %APPDATA%\Microsoft\QuickStyles\

Derefter kan brugeren  tilknytte den på fanen <Design>.
Du kan også automatisere det med en makro i VBA (f.eks.i en opstartsskabelon).
******
Hvis du vil have en standardindholdsfortegnelse liggende på serveren som folk skal hente hver gang, skal folk tage serverdokumentet som et hoveddokument og indsætte deres eget dokument som underdokument eller kopiere indholdsfortegnelsen og huske at bruge kildeformatering - det tror jeg bliver noget hejs.

Med venlig hilsen
Birthe Lauridsen

PS Jeg ved ikke hvor meget du kender til betegnelserne i Word (typografier mv.) men ellers må du slå op eller spørge.