Hjælp til database!!

Skal måske lige siges at referaterne er bygget op om en standarddagsorden, og derfor er punkterne ens fra gang til gang.

Jeg mener ikke du skal benytte Access til at skrive referater!

Referater er jo ofte lange tekstdokumenter, og der er Word bedst egnet.
Et standard felt i Access kan rumme op til 255 karakterer, dog kan du gå op til ca 65000 med et falt af typen Memo (Notat). Men så du visse begrænsninger i feltet, bl.a. kan du ikke indeksere.

Hovedessensen er, at du skal bruge Access til at holde styr på dine data, Excel hbis du vil foretage indviklede beregninger og brug Word når du vil skrive. Du kan med de rette koder skifte mellem programmerne.

Men du kan bruge Access til at holde styr på dine referater. Hvis du laver en lille db med data om de enkelte møder som f.eks. Mødedato, mødets emne (f.eks. samarbejdsudvalgsmøde, planlægningsmøde o.s.v., så har du de emner der skal til, for at lade Access finde det korrekte møde. Herefter kan du trykke på en kommandoknap, og Access vil finde og åbne det Word-dokument, der hører til det valgte møde.

Jeg kan sende dig et eksempel på en sådan integration mellem access og Word. Blot læg din e-mail.

Du kan nøjes med en tabel:

Dato
Referat

osv.

I samme formular kan der laves en søgefunktion, eks på datoen.
der laves blot en Rapport baseret på oplysningerne i denne formular.

Glem dette forslag.
mugs har fuldstændig ret. :-/

Jeg kan selvfølgelig godt se fornuften i at benytte Word.
Problemet er imidlertid, at man efter en årrække med flere ugentlige møder når op på flere hundrede.
Når referaterne er gemt i en database er det jo muligt at gennemsøge ét bestemt punkt på en dagsorden i alle referaterne. Altså let se hvad man besluttede om en ting for år siden.
De referater der skal skrives indeholder kun den beslutning der er truffet i et punkt, og kan derfor holdes under 255 karakterer.

Men derfor må du stadig meget gerne sende mig et eksempel Mugs c",)  Min mail er kasperbandmann[snabela]gmail.com

Så skulle der ikke være nogen hindring for, at du kan bruge Access. For at søge efter 1 bestemt referat mellem flere hundrede, vil jeg anbefale dig at se her:

http://www.nyholm.dk/makeiteasy/Home.asp?ContentID=30&MenuItemID=25

thomasjepsen har lavet en fremragende søgefunktion. Den hedder noget med "Dynamisk søge- og filtrering".

Jeg vil anbefale at lave en tabel med mødernes navne hvis der er flere typer møder. Derefter en ny tabel med et felt hvor du med en combo plukker mødets type fra den anden tabel.
Herudover naturligvis et felt med mødedato, samt en række felter med nøgleord der karakteriserer mødet. Og så naturligvis et felt til selve referatet.

Sender min test db om lidt.

Først tak for hjælpen og for linket :) men hvis jeg må tillade mig et til spørgsmål??
Når tabellerne til selve referatet er på plads ville jeg gerne gøre således at det var muligt, evt. fra en formular at vælge et møde fra en liste (nr. eller dato) der derefter printes ud sat op i en rapport (hvis du forstår hvad jeg mener)
Det er nemlig således at der er mange der skal benytte sig af det.
Også selv om jeg ikke lige er til stede... og det er hvordan det lige løses at jeg også er på bar bund...!!

Tak for point.

Start med at lave dine tabeller, og indtast et par referater bare for at have nogle data at arbejde med.

herefter kan du lave en ubundet formular med nogle kommandoknapper der åbner forskellige formularer.

F.eks en indtastningsformular hvori du indtaster nye referater. Kald den f.eks. FRMindtast.

Lav en forespørgsel med alle felter. herefter en formular med denne forespørgsel som postkilde. Lad formularen være fortløbende ligesom thomasjepsen's eksempel. Kald den FRMsøg

Syntaksen for at åbne formularerne er:

DoCmd.Opemform "FRMindtast"
Docmd.Openform "FRMsøg"

Thomas' eksempel giver dig mulighed for at udskrive de filtrerede poster

Jeg prøver c",)
Tak for hjælpen!!!

Selv tak.
Løber du ind i problemer, vender du blot tilbage.
Jeg har sendt mine filer igen.

Tak. Nu har jeg fået dem.
Jeg tager dig på ordet og spørger garanteret igen.
Jeg har været lidt rundt på eksperten og du lader til at have RIMELIG godt styr på det der database halløj c",)