Automatisk læsning af mail

Jeg har en fællespostkasse der bliver brugt i en afdeling. Herunder har vi opgaver der bliver tildelt en bruger og efterhånden som brugeren laver opgaven (og opdatere opgaven) bliver den opdateret i den fællespostkasse.

Problemet er at når der bliver sendt en opdatering skal man læse den for at opgaven bliver opdateret! Det holder ikke... Så derfor er der en måde man kan læse mailen automatisk?

Jeg har prøvet at oprette en regel hvilket ville være den umiddelbare måde at gøre det på... men det kræver Outlook skal være åben. Så det holder heller ikke!