18. september 2009 - 11:22
Der er
4 kommentarer og
1 løsning
Word-skabelon og kommentarer
Jeg skal lave en skabelon i Word til et skema som andre skal udfylde.
I skemaet vil der være nogle overskrifter og underpunkter og så er det forskelligt hvordan brugerne skal udfylde skemaet. Den uddybning af brugen af skemaet vil jeg gerne have lavet som kommentarer som så kan fjernes når dokumentet skal udskrives.
Men mit problem er følgende:
Når jeg laver skabelonen med kommentarer og den står på "vis dokument med ændringer", så var tanken at brugerne skulle læse kommentarerne, udfylde skemaet og derefter vælge "vis det endelige dokument" for at få kommentarerne fjernet på den version der skulle gemmes og udskrives. MEN når man gør détte og åbner den gemte version, så viser den igen kommentarerne.
Hvordan undgår man dette? Og er der en bedre løsning på min opgave?
18. september 2009 - 19:55
#1
Først en forklaring på, hvordan det virker:
Det at vise et dokument som "endeligt dokument" betyder ikke, at ændringer/kommentarer er fjernet. Det betyder blot, at de ikke vises lige nu.
Når en bruger åbner et dokument, som indeholder registrerede ændringer/kommentarer, vil dokumentet blive vist med synlige ændringer/kommentarer, hvis brugeren har indstillingen "Gør skjult kode synlig ved åbning eller lagring" slået til ("Make Hidden Markup Visible when Opening or Saving"). Indstillingen er slået til som standard. Den findes her i Word 2003: Funktioner > Indstillinger > fanen sikkerhed. I tilfælde af Word 2007, findes indstillingen her: Office-knappen > Word-indstillinger > kategorien Sikkerhedscenter > knappen "Indstillinger for Sikkerhedscenter" - i dialogboksen, som åbnes, klik "Indstillinger for beskyttelse".
Det er den enkelte brugers indstilling af ovennævnte indstilling, der afgør om ændringer/kommentarer vises eller ej, og det vil ikke være fornuftigt at bede brugerne slå den indstilling fra. Det er faktisk er fornuftig indstilling, for den er med til at sikre, at man ikke kommer til uforvarende at sende et dokument videre, som indeholder sådanne skjulte ændringer (du husker måske fra pressen fatale eksempler på, hvor galt det kan gå).
Med noget makro-programmering ville det kunne lade sig gøre at lave en løsning - enten med kommentarer, som du har brugt, eller f.eks. med skjult tekst. Men indlejring af makroer har også nogle sikkerhedsmæssige konsekvenser. Hvis brugerne af dokumentet er nogen, du har styr på, kan du fortælle, at de skal sige ja til at afvikle makroer i dokumentet - men det lader sig kun gøre, hvis deres personlige indstillinger for makrosikkerhed tillader det. Hvis det er personer, du ikke har kontakt til, er det straks sværere…
19. september 2009 - 17:07
#3
Skjult tekst er en indstilling for skrifttypen: dialogboksen Skrifttype > fanen Skrifttype > "Skjult".
Hvis formateringsmærker er slået til eller hvis blot Funktioner > Indstillinger > fanen Vis > "Skjult tekst" er slået til, er skjult tekst synlig på skærmen - vises med en prikket understregning på skærmen.
Skjult tekst udskrives, hvis Funktioner > Indstillinger > fanen Udskriv > "Skjult tekst" er slået til.
Hvis du skal lave en makro til at styre det, er det derfor disse indstillinger, du skal have fat i. Hvis man ændrer brugerens indstillinger, er det altid bedst at gøre det sådan, at man først gemmer information om brugerens indstillinger, så man kan slutte makroen med pænt at stille tilbage igen.
