En ny masterafhandling om vejen mod mere succesfulde ESDH-løsninger har set dagens lys.
Den konkluderer, at det er nødvendigt at danne en stærk og bred driftsenhed, der skal løfte de mange ESDH-opgaver, når selve implementeringen af projektet er afsluttet.
"Generelt finder løbende forbedringer af implementerede ESDH-løsninger ikke sted i tilstrækkelig grad", fortæller forfatteren bag, Marlene Thøgersen, der til daglig er ESDH-forretningskonsulent i CIBER Danmark.
Problemet er, at når implementeringsgruppen først har klippet navlestrengen til ESDH-projektet ved idriftsættelse, så har løsningen det med reelt at tabe pusten, som tiden går.
"Uden løbende forbedringer vil løsningen i takt med de løbende ændringer i organisationsstrukturen, arbejdsgange, myndighedskrav, nye brugerønsker med videre, understøtte organisationens ESDH-behov i ringere og ringere grad", siger hun.
Superbrugere har ikke tid
Det går ofte galt, fordi det normalt er superbrugerne eller journalenheden, der ofte med meget lidt tid og på ad hoc-basis reelt skal stå for den løbende udvikling af ESDH-løsningen.
I hvert fald hvis man ikke opretter en tilstrækkelig stærk og bred driftsenhed med kompetencer, der rækker udover de klassiske superbruger- og journalkompetencer.
For opgaver tilknyttet en kørende ESDH-løsning, er der nok af.
De klassiske opgaver er blandt andet vedligeholdelse af journalplan, sagsregistrering, postregistrering, sikkerhed, masserettelser, registrering af systemfejl, systemopdateringer, udarbejdelse af undervisningsmateriale, undervisning og kommunikation til brugerne.
Dertil kommer også tidskrævende opgaver som løbende sparring med brugerne, ledelsen, forretningsansvarlige, proceskonsulenter i organisationen og leverandøren, der er nødvendige for at kunne gennemføre forbedringer, der understøtter forretningen effektivt, forklarer Marlene Thøgersen.
Hun forsvarede afhandlingen i begyndelsen af i år.
Læs hendes fire gode råd på næste side.
De fire gode råd
1.
Synliggør potentialet af ESDH som "business enabler" og få ESDH på ledelsens dagsorden.
2.
Etabler en bred og stærkt ESDH-driftsorganisation, der har tilstrækkelige organisatoriske såvel som tekniske driftsmæssige, procesmæssige, strategiske, beslutningsmæssige og kommunikative kompetencer til at varetage løbende forbedringer af løsningen.
3.
Udpeg mindst én forbedringsansvarlig, der sammen med den øvrige ESDH-driftsorganisation er ansvarlig for løbende at optimere de ESDH-understøttede forretningsprocesser på tværs af fagkontorer og linjeledere, og som er ansvarlig for implementering, forankring og gevinstrealisering af eksisterende og nye tiltag.
4.
Involver hele organisationen i forbedringsarbejdet.
Kilde: Masterafhandlingen "Kontinuerlig forbedring af ESDH".
Download hele afhandlingen her.
