Det har længe været planen, at PPR - Pædagogisk Psykologisk Rådgivning - i Århus skulle overgå til elektronisk administration, men det var meningen, at det skulle ske over en årrække.
I stedet har man valgt at iværksætte overgangen for alle medarbejdere på én gang. I fremtiden skal journaler, rapporter, breve og intern kommunikation skrives på bærbare computere og gemmes centralt.
Dette har ikke været uden problemer. Flere medarbejdere havde meget lidt erfaring med IT. Men nu er uddannelsen af medarbejderne ved at være færdig, og systemet er klar til at blive taget i brug.
Håbet er, at det vil give en mere smidig kommunikation og en hurtigere sagsbehandling.
At man har valgt at foretage overgangen i ét hug skyldes, at man vurderede, at det ville blive for dyrt at foretage indkøb og undervisning i etaper. Ved at købe det hele på én gang og udarbejde et samlet undervisningsforløb, håber man på at kunne spare nogle penge.
Flere fordele
En af fordelene ved at bruge IT i det daglige arbejde er, at rådgiverne - der arbejder meget ude på skolerne i Århus kommune - har fået et stærkt værktøj til den daglige administration og kommunikation.
- Det giver ubestridt en række fordele, at jeg, når jeg er ude på en skole som rådgiver, kan logge på netværket og finde de relevante dokumenter i en given sag. Samtidig vil kommunikationen mellem medarbejderne blive væsentligt lettet. Det giver et bedre overblik, både for organisationen og den enkelte medarbejder, siger psykolog Karl Aage Balle, der har været koordinator på projektet.
Han fremviser som eksempel en sagsmappe på det, han kalder en ?almindelig sag?. Den er på størrelse med et par telefonbøger, og vejer lige så meget.
- Det bliver rart at kunne slippe for at slæbe rundt på de her mapper i fremtiden, lyder udmeldingen fra psykologen.
Papiret er dog ikke helt afskaffet endnu, fordi der stadig anvendes mange standardiserede dokumenter, for eksempel prøver og skemaer. Men det er meningen, at disse i fremtiden skal indscannes og lægges i netværket, så rådgiveren kan få adgang til en komplet sagsmappe.
- Vi har simpelthen ikke kunnet få alle de dokumenttyper, vi anvender, digitaliseret, men det er på vej. Allerede nu kan vi dog se, at systemet kommer til at spare os for anseelige mængder af papir, siger Karl Aage Balle.
Han fortæller, at PPR regner med at få en mere smidig kommunikation og dermed en kvikkere sagsbehandling, efterhånden som systemet implementeres i det daglige arbejde.
En anden fordel ved at foretage overgangen i ét hug er, at der spares penge, fordi man kan foretage et stort indkøb af udstyr.
- Det er klart, at der er besparelser at hente ved at foretage overgangen på én gang. Jeg synes, at det er modigt af vores ledelse at tage dette skridt. Det kom faktisk lidt bag på mig, siger Karl Aage Balle.
Sikkerhed i orden
Karl Aage Balle fortæller, at der har været sikkerhedsproblemer, der først har skullet løses, før systemet kunne tages i brug. PPR håndterer meget personfølsomme informationer i det daglige arbejde. Det har været vigtigt at sørge for, at sikkerheden er i orden. Blandt andet derfor er der indført særlige regler for, hvordan computerne skal bruges i det daglige.
Alle medarbejdere, der anvender systemet, har skullet skrive under på, at computeren kun må anvendes til arbejde. Netværksadgang må kun ske fra PPR eller fra de skoler, der er tilknyttet Århus Kommunale Skolevæsens intranet. Maskinerne må heller ikke bruges som hjemmecomputer til internetadgang, før der er fundet en løsning, der kan sikre mod indbrud.
Når rådgiverne gemmer dokumenter, der vedrører sager, skal de gemmes i netværket. Det sker dels for at sørge for, at informationer ikke går tabt, hvis en computer bryder sammen. Samtidig sikrer det mod, at informationerne kan falde i forkerte hænder, hvis en computer bliver stjålet.
Karl Aage Balle fortæller, at systemet er blevet sikkerhedsgodkendt af Århus Kommunale Skolevæsen, der har det overordnede ansvar for sikkerheden.
Nemt at reparere
At der ikke gemmes noget som helst på computerne giver en anden fordel. Det er nemt at løse problemet, hvis en maskine skulle gå ned. Fordi der ikke gemmes noget lokalt, er det blot at udskifte maskinen med en tilsvarende, der indeholder de samme programmer. Det betyder, at spildt tid som følge af tekniske problemer, minimeres.
Systemet tages for alvor i brug i det kommende skoleår.
Nede i kursuslokalet er der fuld gang undervisningen af et af de sidste hold medarbejdere. Spørgsmål om filhåndtering og netværk blander sig med lyden af klirrende kaffekopper og en let hvisken fra de kursister, der prøver at hjælpe sidemanden. Søren Bækgaard Hansen fra @Team underviser. I en pause fortæller han om forløbet:
- Vi havde jo nogle, der var lidt modvillige i starten, så det har været vigtigt at få skruet forløbene sammen, så alle kunne få noget ud af dem. Nogle har skullet lære det helt fra bunden, mens andre har kunnet noget i forvejen og har derfor ikke haft så stort behov for undervisning.
Kursuslederen mener, at undervisningen har været en succes.
- Vi kan jo se, at medarbejdernes evalueringer har været positive over hele linien. Men målet har klart været at tilgodese nybegynderne, fordi det kan vælte hele projektet, hvis der er en gruppe, der ikke føler, at de er med, siger Søren Bækgaard Hansen.
Karl Aage Balle er psykolog ved PPR og koordinator på projektet. Ifølge ham er der kun ganske få medarbejdere tilbage, der endnu ikke er fuldt fortrolige med den nye teknologi.
- Der står nu en lille gruppe af medarbejdere tilbage, som har brug for lidt mere undervisning, før de slippes løs. Flertallet er klar til at bruge det i det daglige, lyder meldingen.
Skeptisk i starten
Bjarne Rasmussen, der er psykolog, var en af dem, der var skeptisk i starten.
- Jeg hører nok til dem, der foretrak at bruge en diktafon og sekretær til papirarbejdet. Hvis jeg havde kunnet vælge, ville jeg nok have fortsat med det, siger han.
Psykologen kan dog godt se fordelene. Blandt andet mener han, at det giver bedre overblik i en hverdag, hvor arbejdet primært ligger ude på skolerne i Århus Kommune:
- Når man arbejder med flere forskellige sager på en gang, er det en fordel at kunne få adgang til de relevante dokumenter i en bestemt sag, uden at skulle tage ud til PPR for at finde papirerne frem. Det sparer en masse tid og giver mindre stress, lyder det fra Bjarne Rasmussen.
