Læs også: Sådan undgår du de værste udbudsbrølere
Vejen mod de bedste it-løsninger til de billigst mulige penge, går gennem grundige og smidige udbud.
Sådan lyder det fra it-rådgivningsfirmaet Nworks, som er specialiseret i it-udbud.
Udbyderen skal gøre sig soleklart, præcis hvad man ønsker af en it-løsning.
"Det bliver ofte undervurderet," fortæller projektchef Jan Thomasen fra Nworks, der peger på, at der simpelthen skal afsættes den nødvendige tid til det.
For der skal være intern enighed om eksempelvis mindstekravene, påpeger han.
På samme måde skal du også gøre dig klart helt fra begyndelsen, hvordan du vil evaluere de indkomne bud. Ligestillingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet er afgørende under offentlige udbud, understreger projektchefen.
Organisationen på plads
Endelig opfordrer Jan Thomasen til, at offentlige myndigheder skaber en udbudskultur.
I alle interne afdelinger, som bruger eksterne leverandører, skal "...man anerkende og overordnet forstå de mange regler og bekendtgørelser, man er underlagt i offentlige udbud," siger Jan Thomasen.
I samme boldgade bør en offentlig myndighed etablere et internt udbudskontor, der har 100 procent styr på jura og proces.
"Denne funktion aflaster alle faglige afdelinger, så de kan fokusere på indhold," siger Jan Thomasen.
Men selv når vinderen af et udbud er fundet, kan der opstå problemer, advarer han.
Derfor er det i forhold til implementeringsfasen meget vigtigt, at der beskrives tilstrækkeligt i bilag til kontrakten omkring implementeringsprocessen og test af kravene.
"Tvister opstår ofte omkring det, der blev glemt i kontrakten," advarer Jan Thomasen.
Læs også: Sådan undgår du de værste udbudsbrølere
Fem gode råd til udbyderen
1. Kultur
Skab en kultur i alle interne faglige afdelinger, som indkøber løsninger fra eksterne leverandører, hvor man anerkender og overordnet forstår de mange regler og bekendtgørelser, man er underlagt i offentlige udbud.
2. Proces
Etabler et internt udbudskontor, som besidder de rette procesmæssige og juridiske kompetencer for håndtering af alle detaljer i udbudsprocessen.
3. Indhold
Vær grundig i behovsafklaring til nye løsninger, og vær grundig omkring prioritering af behov, når der skal opstilles krav til den nye løsning.
4. Evaluering
Skab tidligt intern enighed omkring evalueringskriterier og beskriv i detaljer i udbudsmaterialet, hvordan evalueringen vil blive foretaget, således at ligestillingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet klart overholdes.
5. Tænk implementering
Leverandøren er valgt og kontrakten underskrevet. Har begge parter nu samme holdning til hvad så skal ske? Det er meget vigtigt at der via proces og erfaring aftales så meget som det muligt i bilag til kontrakten omkring implementering af kravene til det faglige indhold.
Kilde: Nworks
Læs også: Sådan undgår du de værste udbudsbrølere
