Læs også: It-kaos i SU-Styrelsen rammer studerende
I januar 2011 blev det i Undervisningsministeriet besluttet, at Datakontoret, der indeholder al it vedrørende SU, skal flytte fra adressen på Danasvej i København til Lyngby.
Det sker, fordi it-opgaverne i SU skal lægges sammen med Undervisningsministeriets.
Det betyder, at hele Datakontoret, og dermed SU's it, fysisk skal flyttes til Uni-C's kontorer i Lyngby.
Den store flytning medfører, at hele SU holder totalt lukket i 10 dage.
Opvarmede lastbiler
Der er mange ting, der skal slukkes for og pakkes ned, når Datakontoret flytter.
Datakontoret kører på egen drift og dermed egen mainframe og servere, og det skal alt sammen flyttes fra tredje sal på Danasvej og håndteres med stor forsigtighed.
Udover hovednerverne som mainframe og servere findes der også backup-udstyr, systemprintere og andet kontor-it, der skal flyttes fra en lokalitet til en anden.
Det medfører nogle udfordringer at flytte på alt it-udstyret. Der er bestilt specielle opvarmede lastvogne, der skal bugsere udstyret fra København til Lyngby, og så er der allerede på Danasvej nogle fysiske udfordringer, der skal tackles med forsigtighed.
"Mainframen fylder vel som et amerikansk køleskab. Vi har en vareelevator, og den kan åbenbart lige være der med en centimeter fri til begge sider, har jeg fået at vide," fortæller Georg Danvøgg, der er datachef på Datakontoret.
Tidligere var det kendt som SU-styrelsen, men i dag er det en enhed under det nye Uddannelsesministerium, som er det nye navn for Ministeriet for forskning, innovation og videregående uddannelse.
I weekenden 26. - 27. november foretog Datakontoret en test-lukning af hele systemet for at sikre, at det kunne komme op at køre igen som planlagt.
Testen gik, som den skulle, og på Datakontoret er de derfor klar til den "rigtige" lukning, der sker 23. december.
Sådan sikrer vi at det generer mindst muligt
Det er omfanget af flytningen, der gør, at SU må holde totalt lukket i 10 dage.
Derfor gennemføres flytningen i perioden henover jul og nytår, og det er der flere grunde til.
"Langt de fleste skoler er jo lukkede mellem jul og nytår, og vores selvbetjeningssystemer er også mindre benyttede i den periode. Vi har vurderet, hvor lang tid sådan en specialflytning vil tage, og så har vi vurderet, at det er sikrest at gøre det på det tidspunkt, hvor det alt andet lige generer mindst muligt," siger Georg Danvøgg.
Valget af tidspunkt medfører også, at nogle medarbejdere er tvunget på arbejde på dage, hvor de under normale omstændigheder ville holde juleferie.
Der er desuden en række specialister på arbejde under flytningen, som kan stå til rådighed, hvis noget skulle gå galt undervejs.
Ingen grund til penge-panik
SU er udbetalt månedsvist forud. Det vil sige, at de studerende, der modtager SU i januar 2012, får deres penge udbetalt fredag 30. december, som ligger midt i lukketiden.
I alt drejer det sig om cirka 300.000 studerende, der tilsammen får udbetalt omkring 1,4 milliarder kroner.
Men det får ingen indflydelse på udbetalingen af SU, siger Georg Danvøgg:
"Vi synes, at vi har gennemtænkt flytningen meget grundigt og støttet os til eksperter på området. Vi er derfor rimeligt garderede, vil jeg sige. Jeg har svært ved at se, at vi kunne gøre meget mere inden for fornuftige økonomiske rammer."
På Datakontoret har Georg Danevøgg og hans kollegaer nemlig sørget for, at alle transaktionerne er sendt afsted på forhånd, så de i praksis er ude af systemet, inden de lukker ned den 23. december.
På den måde får det ikke indflydelse på transaktionerne, hvis der skulle gå noget galt.
De studerende, der har hængt deres budget for nytårsaften op på januar-pengene, bør derfor ikke have noget at være nervøse for. Det skulle gerne blive et brag af en fest i år også
