Læs også:
Derfor er instant messaging god kommunikation.
Derfor bør du kommunikere med SMS.
Computerworld News Service: Kommunikation er livsnerven for produktivitet i erhvervslivet.
Enhver virksomhed har brug for at kommunikere med sine kunder, cheferne har brug for at kommunikere med deres ansatte og medarbejdere har brug for at kommunikere med hinanden.
Effektiv kommunikation er et afgørende led i at få tingene gjort.
Der findes et hav af teknologiske muligheder, der understøtter kommunikation.
Man kan for eksempel sende e-mail, bruge instant messaging eller sende sms.
De har hver deres fordele og ulemper og du vil kommunikere mere effektivt, hvis du kender disse fordele og ulemper og vælger den kommunikationsmetode, der er bedst egnet til din situation.
Her er nogle af de faktorer, der er værd at overveje:
Gode, gamle e-mail.
Det er efterhånden blevet den eneste måde, skriftlig kommunikation foregår på - især i erhvervslivet.
Det er dog ikke altid den mest effektive kommunikationsmetode.
Flere virksomheder såsom it-firmaet Atos er faktisk i gang med at droppe brugen af e-mail helt fra den interne kommunikation, fordi det ifølge firmaet spilder mere tid, end det er værd.
Fordele:
- Det er universelt. Alle har en e-mailadresse og man kan sende en besked fra enhver e-mailleverandør til enhver anden.
- Man kan uden vanskeligheder sende den samme besked til en stor gruppe modtagere. Frem for at sende en lang række individuelle sms'er eller føre en stribe skriftlige samtaler via instant messaging, så kan man med e-mail kommunikere med et helt team eller en lang liste af personer på en gang.
- Kommunikationen bliver gemt. E-mail kan blive arkiveret centralt og det er muligt at gemme gamle svar og videresendelser på en brugbar måde.
Ulemper:
- Det er langsomt. Det er selvfølgelig relativt, hvad begrebet langsom dækker over, da e-mail kan leveres til den anden side af kloden på få minutter hvis ikke sekunder.
Men sagen er, at det er usikkert, præcist hvornår en e-mail bliver modtaget, hvilket afhænger af blandt andet mail-server og e-mailklient.
- Det er fuld af spam. Selvom indsatser såsom Microsofts kampagne om at lukke ned for botnet har reduceret syndfloden af spam, så påpeges det i en nylig Symantec Intelligence Report (pdf), at spam stadig står for næsten tre fjerdedele af alle sendte e-mail.
- Det er den primære måde, malware spredes. Hvad enten det drejer sig om et link til et skadeligt website eller en inficeret vedhæftet fil, så er e-mail den foretrukne metode til spredning af malware.
Konklusion
E-mail er stadig den mest udbredte og almindeligt accepterede kommunikationsform.
E-mail er effektiv til kommunikation og deling af filer med større grupper og giver et værdifuldt skriftligt arkiv over kommunikationen.
Oversat af Thomas Bøndergaard.
Læs også:
