Svendborg Kommunes it-afdeling har travlt i disse dage.
For kommunen står over for at skifte sin Lotus Notes-mail fra IBM ud til fordel for Microsofts Office 365 med Exchange, Sharepoint og Lync.
Det betyder, at omkring 2.500 brugere fordelt på 1.800 kontorbrugere og knap 800 webbrowser-brugere, der blandt andet inkluderer plejepersonale skal til at vænne sig til et nyt mailprogram.
Første hug i skiftet kommer i slutningen af denne måned, hvor de første 10 procent af brugerne hopper i skyen med deres mailadresser.
Kommunens it- og digitaliseringschef, Søren Bach-Hansen, forventer, at hele migreringen er helt på plads til sommer.
"Med en cloudservice bevæger vi os væk fra at have fokus på teknikken i serverrummet, og kan i stedet koncentrere os mere om forretningen og brugerne," forklarer Søren Bach-Hansen om skiftet.
Positive tests
Han tilføjer, at de første spæde brugertests er gået rigtig godt, fordi medarbejderne har taget imod skiftet med tommelfingeren i vejret.
"Mange medarbejdere har kendskab til brugergrænsefladen fra deres Outlook-mail derhjemme. For it-afdelingens services spiller det ingen rolle, om data befinder sig i vores eget serverrum, hos vores nuværende outsourcingpartner Fujitsu eller hos Microsoft i Dublin," lyder det fra Søren Bach-Hansen.
Samtidig tilføjer han, at han er blevet lovet fra en række samarbejdspartnere - herunder Microsoft - at den rene, rå datakonvertering fra Notes til Office 365 efterhånden er blevet en standardvare.
"Derfor ligger en af de største udfordringer faktisk i forandringsledelsen og i at uddanne 2.500 brugere, når de skal til at booke deres første møde i det nye system," siger Svendborgs it- og digitaliseringschef.
Slipper for bøvlet journalisering
På årsplan sparer kommunen én million kroner på skiftet i rene driftsomkostninger på sit nye postkassesystem i skyen.
Kommunens særlige fordele ved at gå i skyen
Og taxametret begynder at tikke, når den sidste af kommunens servere hos Fujitsu bliver slukket til sommer.
"Derudover vurderer vi, at der er potentiale for at optimere en lang række administrative processer, der i dag lider under en dårlig eller manglende integration med Lotus Notes," forklarer Søren Bach-Hansen.
Som eksempel fremhæver han, at e-mails fra borgere skal journaliseres i kommunens esdh-systemer, fordi kommunen som offentlig myndighed har et journaliseringskrav.
Mellem Lotus Notes og Svendborgs esdh-system har der hidtil ikke været en anvendelig integration, hvilket har medført tidskrævende manuelle processer med at journalisere e-mailkorrespondancen samt eventuelle bilag.
"Mange medarbejdere har gjort den slags med stort tidspilde til følge, og vi har simpelthen manglet brugbare plugins til Notes hos vores leverandører. Det kan måske skyldes, at efterspørgslen ikke har været stor nok, når der er under 10 kommuner, der bruger Notes," vurderer Søren Bach-Hansen.
"Med introduktionen til Microsoft-platformen introduceres nye hidtil uudnyttede muligheder for arbejdstidsbesparende integrationer mellem fagsystemerne og vores post- og kalendersystem, som vi ser frem til at tage i brug," fortsætter han.
Søren Bach-Hansen peger dog på, at det i skrivende stund ikke er muligt at kvantificere, hvor meget kommunen reelt kommer til at spare på de optimerede arbejdsgange.
"Der er utvivlsomt et stort potentiale ved at udnytte mulighederne ved forbedret intragration ved effektiv udnyttelse af mulighederne i blandt andet Lync og Sharepoint. Vi har dog ikke udarbejdet business cases for disse på nuværende tidspunkt," forklarer han.
Også ulemper ved løsningen
Udover de økonomiske og arbejdsmæssige fordele ved kommunens kommende cloudløsning, som også kan bruge på de kommunale medarbejderes tablets og smartphones, fremhæver Søren Bach-Hansen en række ulemper ved at vælge en cloudbaseret postkasse-løsning.
Office 365 giver en del ulemper
Ulemperne gælder især integrationen med andre programmer, hvilket giver bøvlede arbejdsgange.
"Vi får et standardiseret produkt, som potentielt begrænser os i integrationsmulighederne. Min fornemmelse er dog, at integrationsmulighederne kommer, når resten af markedet kommer i skyen," fortæller han.
Derudover understøtter Microsofts Office 365 også kun selskabets egen kontorpakke to versionsnumre bagud, hvilket kan blive et problem i den sydfynske kommune.
Med Office 2013 lurende lige om hjørnet, frygter Søren Bach-Hansen nemlig, at kommunens Office 2007 kan komme i en slem kattepine, fordi kommunen må undvære en række funktioner og delingsmekanismer i Office 365's Sharepoint-løsning.
Derfor går ønskescenariet mod, at kommunen kan finde penge til at leje Office-pakken eller måske kigge mod open source-løsninger og bruge besparelserne på at finde integrationsløsninger med Office 365.
"Opgraderingerne kommer af sig selv, og så har vi 18 måneders reaktionstid, og til den tid har vi nok fundet ud af enten en abonnementsordning på Office 2013 eller et open source-alternativ til vores kontorpakker," bedyrer Søren Bach-Hansen.
Ønsker mere konkurrence
Et tidligere hovedbrud, når det kommer til cloudbaserede postkasser, er datasikkerheden.
Det har Svendborg Kommunes fynske storebror Odense måtte sande, da H.C. Andersen-byen for få år siden forsøgte at komme i skyen med Google Apps.
Men Søren Bach-Hansen påpeger, at der med Datatilsynets godkendelse af Microsofts Office 365, hvor blandt andre IT-Universitetet var et væsentligt lokomotiv, blæser nye vinde på cloudmarkedet.
"Microsoft har måttet tilpasse sine forretningsvilkår til EU, men selskabet har i dag til gengæld en unik markedsposition i Europa med sine datacentre i Dublin og i Amsterdam. Jeg kunne dog godt tænke mig, at der kom mere konkurrence på markedet, så der kom flere valg og prismodeller at vælge imellem," siger han.
Datasikkerhed har hidtil været en by i Rusland
Samtidig er han overbevist om, at det ikke bliver en større sag at skulle hive kommuens mail-data ud af Microsofts Office 365-sky, hvis kommunen en dag finder en bedre og billigere cloud-leverandør.
Sikkerhed øst for Ural-bjergene
Søren Bach-Hansen fortæller også, at der er mange ting ved datasikkerheden, som han ikke helt kan gennemskue logikken i.
"Vores nuværende løsning afvikles på servere hos Fujitsu, der fysisk er placeret i Ballerup, men hvor teknikerne befinder sig i et driftscenter et sted langt øst for Uralbjergene i Rusland," siger han og fortsætter:
"Datasikkerhed er efter min opfattelse ikke udelukkende et spørgsmål om, hvor data er placeret, men i høj grad om hvem der kan tilgå dem. Det bør også indgå i overvejelserne omkring sikkerheden," lyder det fra Søren Bach-Hansen.
Han har dog ikke problemer med datasikkerheden i kommunens kommende cloudløsning.
"Sammenholdt med en forventelig meget høj sikkerhed om driftscenteret i Dublin er det kommende setup med data placeret i Dublin, efter min vurdering, mindst lige så betryggende som afvikling i eget serverum eller hos hostingpartner."
Svendborg Kommunes it- og digitaliseringschef indskyder også, at når Svendborg Kommune alene på sin postkasse kan spare én million kroner om året, så kunne andre kommuner med fordel også kigge på cloudhostede mailløsninger.
Da Svendborg Kommune målt på indbyggertallet udgør 1,02 procent af Danmarks befolkning, vil det i runde tal give en offentlig mail-besparelse på 100 millioner kroner om året alene i kommunerne.
