Det kan godt være, at mange virksomheder i stor stil investerer i samarbejdssystemer og social software - blandt andet fordi e-mailen i en række sammenhænge er en for gammeldags måde at kommunikere på og kan være lidt af en tidsrøver.
Det er bare ikke ensbetydende med, at medarbejderne så rent faktisk bruger mindre tid i mail-systemet eller på at lede efter information, skriver Forrester-rådgiver Philipp Karcher i et blogindlæg.
"Måske vil sociale teknologier på sigt fintune deres motorer til indholds-anbefalinger, og nok mennesker vil tage platformene til sig til, at vi stoler lige så meget på dem, som vi stoler på vores indbakker til vigtige beskeder. Men der er vi ikke helt endnu," skriver han.
"Social er i dag et supplement, ikke en erstatning af e-mail. Medarbejderne i de mest modne sociale virksomheder tjekker stadig deres deres indbakke først og aktivitets-strømmene sekundært," forklarer Phillipp Karcher.
Masser af støj i dagligdagen
Forrester-rådgiveren beskriver udviklingen således:
"Social fortrænger nogle interaktioner, der er ineffektive over e-mail, men overordnet set introducerer det flere beskeder, som medarbejderne skal gennemgå."
Phillipp Karcher skriver dog samtidig også, at det ikke nødvendigvis er en negativ ting, da virksomhederne i høj grad også investerer de sociale teknologier for at øge samarbejdet i organisationen.
"Hvis en organisation skal være konkurrencedygtig, kan den ikke bare have en masse mennesker, der sidder og kigger på e-mails og sender hinanden e-mails bare for at vise, at de har gjort noget"
Men mens det eksempelvis bliver lettere at finde frem til kolleger, der kan hjælpe med bestemte opgaver, og at deltage i relevante diskussioner og videndeling, så giver samarbejdssystemerne også en ny udfordring:
"E-mail har et lavt støj-signal, men social er endnu mere støjende. Faktisk viser Forresters data fra undersøgelser, at sammenlignet med medarbejdere, der ikke benytter sociale medier i virksomheden, så bruger dem, der gør, faktisk mere tid af deres typiske arbejdsdag på at lede efter information."
Forrester skriver, at det ikke er ensbetydende med, at man er mere ineffektiv, for det er snarere et udtryk for, at kommunikationen og videndelingen er forbedret.
Derfor kan e-mailen være et problem
Rådgivningsfirmaet McKinsey har tidligere vurderet, at virksomheder kan øge vidensarbejderes produktivitet med 25 til 30 procent ved at tage moderne samarbejdssystemer og sociale teknologier i brug.
It- og innovationsforsker Casten Sørensen fra London School of Economics and Political Science har i en artikel på Computerworld beskrevet problemstillingen således:
"Hvis en organisation skal være konkurrencedygtig, kan den ikke bare have en masse mennesker, der sidder og kigger på e-mails og sender hinanden e-mails bare for at vise, at de har gjort noget, selv om det i virkeligheden ikke er vigtigt."
"Problemet er, at det tager vores opmærksomhed fra bolden. Vi kigger for meget væk fra bolden og bruger for meget tid på de e-mails," har han udtalt.
Carsten Sørensen har et bud på, hvorfor vi bliver ved med at sende så mange cc-mails til hinanden, når det forstyrrer og dermed går ud over produktiviteten.
Men selv om det vrimler med smarte samarbejdssystemer og ny it, der kan øge produktiviteten, kan det også ende med at gøre dig mere ineffektiv og bremse innovationen, har han advaret.
Man kan dog, ved at lægge den rette strategi, optimere gevinsterne ved social software i virksomheden. Find inspiration til det arbejde her.
Læs også:
It-forsker: Sådan kan it ødelægge dit firma
Derfor bombarderer dine kolleger dig med cc-mails
Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma
