Artikel top billede

(Foto: Povl D. Rasmussen)

Derfor er det (næsten) umuligt at stoppe mail-kaos

Et samarbejdssystem kan bidrage med meget godt til virksomheden, men man begår en stor fejl, hvis man tror, at det kan erstatte e-mailen.

Det kan godt være, at mange virksomheder i stor stil investerer i samarbejdssystemer og social software - blandt andet fordi e-mailen i en række sammenhænge er en for gammeldags måde at kommunikere på og kan være lidt af en tidsrøver.

Det er bare ikke ensbetydende med, at medarbejderne så rent faktisk bruger mindre tid i mail-systemet eller på at lede efter information, skriver Forrester-rådgiver Philipp Karcher i et blogindlæg. 

"Måske vil sociale teknologier på sigt fintune deres motorer til indholds-anbefalinger, og nok mennesker vil tage platformene til sig til, at vi stoler lige så meget på dem, som vi stoler på vores indbakker til vigtige beskeder. Men der er vi ikke helt endnu," skriver han.

"Social er i dag et supplement, ikke en erstatning af e-mail. Medarbejderne i de mest modne sociale virksomheder tjekker stadig deres deres indbakke først og aktivitets-strømmene sekundært," forklarer Phillipp Karcher.

Masser af støj i dagligdagen

Forrester-rådgiveren beskriver udviklingen således:

"Social fortrænger nogle interaktioner, der er ineffektive over e-mail, men overordnet set introducerer det flere beskeder, som medarbejderne skal gennemgå."

Phillipp Karcher skriver dog samtidig også, at det ikke nødvendigvis er en negativ ting, da virksomhederne i høj grad også investerer de sociale teknologier for at øge samarbejdet i organisationen.

"Hvis en organisation skal være konkurrencedygtig, kan den ikke bare have en masse mennesker, der sidder og kigger på e-mails og sender hinanden e-mails bare for at vise, at de har gjort noget"

Men mens det eksempelvis bliver lettere at finde frem til kolleger, der kan hjælpe med bestemte opgaver, og at deltage i relevante diskussioner og videndeling, så giver samarbejdssystemerne også en ny udfordring: 

"E-mail har et lavt støj-signal, men social er endnu mere støjende. Faktisk viser Forresters data fra undersøgelser, at sammenlignet med medarbejdere, der ikke benytter sociale medier i virksomheden, så bruger dem, der gør, faktisk mere tid af deres typiske arbejdsdag på at lede efter information."

Forrester skriver, at det ikke er ensbetydende med, at man er mere ineffektiv, for det er snarere et udtryk for, at kommunikationen og videndelingen er forbedret.

Derfor kan e-mailen være et problem

Rådgivningsfirmaet McKinsey har tidligere vurderet, at virksomheder kan øge vidensarbejderes produktivitet med 25 til 30 procent ved at tage moderne samarbejdssystemer og sociale teknologier i brug.

It- og innovationsforsker Casten Sørensen fra London School of Economics and Political Science har i en artikel på Computerworld beskrevet problemstillingen således:

"Hvis en organisation skal være konkurrencedygtig, kan den ikke bare have en masse mennesker, der sidder og kigger på e-mails og sender hinanden e-mails bare for at vise, at de har gjort noget, selv om det i virkeligheden ikke er vigtigt."

"Problemet er, at det tager vores opmærksomhed fra bolden. Vi kigger for meget væk fra bolden og bruger for meget tid på de e-mails," har han udtalt. 

Carsten Sørensen har et bud på, hvorfor vi bliver ved med at sende så mange cc-mails til hinanden, når det forstyrrer og dermed går ud over produktiviteten.

Men selv om det vrimler med smarte samarbejdssystemer og ny it, der kan øge produktiviteten, kan det også ende med at gøre dig mere ineffektiv og bremse innovationen, har han advaret.

Man kan dog, ved at lægge den rette strategi, optimere gevinsterne ved social software i virksomheden. Find inspiration til det arbejde her.

Læs også:

It-forsker: Sådan kan it ødelægge dit firma

Derfor bombarderer dine kolleger dig med cc-mails

Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma

Sådan får du succes med sociale medier i dit firma

Du køber ny smart it - men får slet ikke nok ud af det




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Alfapeople Nordic A/S
Rådgivning, implementering, udvikling og support af software og it-løsninger indenfor CRM og ERP.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Strategisk IT-sikkerhedsdag 2022 - identificer, beskyt og forsvar

IT-sikkerhedstruslerne mod virksomhederne er i takt med tiden blevet større og værre, fordi virksomhederne er mere end nogensinde før afhængige af data og IT. Det stiller krav til de IT-ansvarlige, der konstant skal tage bestik af det skiftende trusselniveau. Det kræver blandt andet, at it-sikkerhed bliver sat på den strategiske dagsorden i virksomhederne – men hvordan?

25. januar 2022 | Læs mere


Hjemmearbejdets påvirkning på trivsel, helbred og arbejdsmiljø

Fremtidens arbejdsplads er hybrid, det er der ingen tvivl om. Men hvad fører det egentlig med sig? Og hvordan omstiller du og din arbejdsplads sig til det? Det kan du blive klogere på, på denne digitale konference.

02. februar 2022 | Læs mere


GDPR - persondatabeskyttelse i praksis

Håndteringen af persondata og GDPR er for længst blevet hverdag hos de danske organisationer, men derfor er det til stadighed vigtigt og altafgørende, at den løbende overholdelse af GDPR er på plads. Vær med og hør, hvordan du ved hjælp af processuelle greb, værktøjer og systemer kan sikre dette.

08. februar 2022 | Læs mere