Artikel top billede

Trin for trin: Sådan griber du dit ERP-projekt an

På bare tre måneder kan det lade sig gøre at vælge nyt ERP-system og en passende ERP-leverandør. Her er køreplanen til dit næste ERP-projekt.

ERP er igen kommet på ledelsens agenda i offentlige og private virksomheder.

Sådan lyder en aktuel markedsvurdering fra ERP-rådgivningsfirmaet Herbert Nathan & Co, der dermed nikker genkendende til de udmeldinger, som ERP-leverandører, -brugere og -eksperter er kommet med i de seneste måneder på Computerworld.

Herbert Nathan fortæller, at ERP-projekterne i private og offentlige organisationer i Danmark omfatter alt fra helt nye væg-til-væg løsninger til opgradering og tilpasning af de eksisterende løsninger.

Fælles for ERP-projekterne er dog, at man som it-chef har en række partnere og system-leverandører at vælge imellem, og at virksomhedens øverste ledelse vil skulle have konkrete tilbud at forholde sig til, hvis projektet har en vis størrelse.

"Vores holdning er, at det ikke bør tage mere end tre måneder," siger Herbert Nathan om det arbejde, der ligger i at få lavet en kravspecifikation, indhentet tilbud og lavet en anbefaling til ledelsen om valg af nyt ERP-system og en ERP-partner.

"Det er ikke altid, at det kan lade sig gøre, for der er også rigtig meget politik i det. Politiske forhold og beslutningsprocesser kan tage tid," tilføjer han dog.

Du kan også være for grundig

Herbert Nathans anbefaling til it-chefer, der skal til at påbegynde et ERP-projekt, er ganske klar:

"Vend de sten, der er nødvendige at vende nu, og lad være at analysere for dybt. Få analyseret det, der er nødvendigt, for at du kan træffe et valg af løsning og partner og få lavet en fornuftig kontrakt. Det er det, man skal bruge tid på," siger ERP-rådgiveren til Computerworld.

Det betyder også, at man ikke nødvendigvis skal bruge måneder eller halve år på at lave en kravspecifikation - heller ikke selv om ERP-løsninger kan være ganske omfattende og komplekse.

"Ved at samle de rette mennesker over en eller to dage kan man få krav til de enkelte områder - økonomi, logistik, indkøb og så videre - på plads."

"Vi mener heller ikke, at leverandørerne bør have måneder til at lave tilbud. Hvis man adviserer dem på forhånd om, at man om 14 dage sender tilbudsmateriale ud, og at de har 14 dage til at besvare det, får man det tilbage efter de 14 dage," forklarer Herbert Nathan.

Evaluering af tilbud

Når man har tilbudsmaterialet fra leverandørerne, skal det evalueres. Her foreslår Herbert Nathan, at man kører nogle workshops med leverandørerne.

"Så ser man på systemet, får afstemt nogle forventninger og spurgt ind til tilbuddet. Efter de her to-tre uger, hvor du har kørt workshops og evaluering, kan du lave en indstilling til ledelsen. Du kan komme med et beslutningsgrundlag," foreslår han.

Før man når til at kunne komme med en konkret indstilling til ledelsen, skal man naturligvis evaluere de indkomne tilbud fra leverandører og partnere.

Evaluerings-kriterierne er forskellige fra projekt til projekt, men Herbert Nathan kommer med et typisk eksempel, hvor man vil evaluere ud fra seks forskellige perspektiver:

1) Funktionalitet

Her kigger man på, om løsningen har de konkrete funktioner, man eksempelvis har brug for til salg og tilbud, lager, logistik og internetservices.

2) Teknologi

Hvilken hardware- og databaseplatform skal man eksempelvis bruge? Hvad med performance, driftsstabilitet og udviklingsmuligheder?

3) Øvrige løsningsforhold

Under dette punkt fokuserer man på eksempelvis udbredelsen i markedet, modenhed og kompleksitet i forhold til drift og vedligehold.

4) Leverandørforhold

Hvordan ser fremtidsperspektiverne ud? Hvilke referencer har leverandøren, og hvordan er kemien i det hele taget?

5) Implementeringsforhold

Her anbefaler Herbert Nathan, at man eksempelvis kigger på, om der findes alternative leverandører, hvordan implementeringstiden vil se ud, implementeringsstrategien og de generelle projektrisici.

6) Kommercielle forhold

Hvad er softwareprisen og prisen for support og vedligehold? Og hvad med kontraktforhold, garantier og leverandørens commitment til videre udvikling?

Der findes naturligvis en lang række andre spørgsmål under hver kategori, som det kan være relevant at få svar på.

Det ændrer dog ikke på Herbert Nathans overordnede budskab om, at det generelt kan lade sig gøre at vælge både system og leverandører på cirka tre måneder.

Dette bør indgå i business casen

Det er ifølge Herbert Nathan fortsat et problem, at der i mange ERP-projekter ikke er lavet en ordentlig, kvantificerbar business case.

Business casen er vigtig, fordi det er et pejlemærke, man kan styre efter, og fordi det er noget konkret , man kan bruge til at måle, om projektet er en succes eller ej.

Det, der gør business casen mere kompliceret end som så, er, at det ikke er alle gevinster, man vil kunne måle i kroner og ører.

Herbert Nathan forklarer, at generelt kan dele business casen op i fire hovedområder:

1) Omkostningsbesparelser

Eksempelvis sparede it-omkostninger på grund af færre systemer eller lavere revisionsomkostninger.

2) Effektivisering

Eksempelvis hurtigere regnskabsafslutning, optimering af processer og hurtigere leveringestimater til kunder.

3) Strategisk

Eksempelvis en mere integreret organisation, hurtigere ERP-udrulning ved opkøb og mere mobile medarbejdere.

4) Beslutningsstøtte

Eksempelvis større gennemsigtighed på lagre og bedre salgspris-beslutninger.

Sådan ser en ERP-livscyklus ud

Dette er naturligvis kun første skridt i ERP-projektet, men ikke desto mindre er det altafgørende, at man får truffet de mest fordelagtige beslutninger fra starten af, og at det sker på et oplyst grundlag.

Herbert Nathan fortæller, at anskaffelses-fasen kun er første del af ERP-rejsen, der i alt typisk varer omkring 10 år.

Efter et årti vil man formentlig både have opgraderet og måske også re-implementeret ERP-løsningen.

Til den tid vil man ofte stå en en situation, hvor man må erkende, at ERP-løsningen ikke længere understøtter virksomhedens forretningsbehov, at der er kommet for mange knopskydninger, eller at det simpelthen bare er mere økonomisk fornuftigt at investere i noget helt nyt frem for at prøve at lappe på det, man købte for mange år siden.

Hele denne ERP-livscyklus er illustreret i den nedenstående figur:

Denne artikel indgår i en serie artikler om fremtidens ERP-løsninger fra Computerworld.

Vi har interviewet leverandører, rådgivere og brugere om mulighederne og udfordringerne med ERP. Læs alle artiklerne her.

Læs også:

Derfor er dit valg af ERP-partner så afgørende

Her er de største spillere på det danske ERP-marked

Fem ting du skal vide om fremtidens ERP-løsninger




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Also A/S
Salg af serviceydelser inden for logistik, finansiering, fragt og levering, helhedsløsninger, digitale tjenester og individuelle it-løsninger.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
AI i praksis: Fokus på teknologi og best practice

Tag med os på en rejse ind i AI’s verden, hvor vi udforsker anvendelsesmulighederne og belyser, hvordan AI kan gøre en positiv forskel. Vi kigger nærmere på de teknologier og platforme, som det kan give mening for din virksomhed at satse på, og eksperterne giver dig gode råd til, hvordan man kan arbejde innovativt og agilt med kunstig intelligens-løsninger.

19. august 2021 | Læs mere


MS Power Platform - hvad kan det for dig?

Med Microsoft Power Platform kan virksomhederne både visualisere og dele deres data helt uden kendskab til at kunne kode og digitalisere arbejdsgange. Hør hvordan en række danske virksomheder anvender platformen i store dele af virksomheden – og med succes.

24. august 2021 | Læs mere


Opgøret med legacy-systemer: Få styr på mulighederne, planen og businesscasen

I en verden hvor alt forandres konstant, og hvor kravene til virksomhedernes digitale formåen vokser, er der stadig mange organisationer og virksomheder, der bliver hæmmet af deres legacy-systemer. Det kan være en lang og hård rejse at afskaffe disse systemer, men på sigt kan virksomhederne høste frugt af deres arbejde.

25. august 2021 | Læs mere






Premium
Den danske it-komet Dixa får hidtil største kapitalindsprøjtning på 660 millioner: "Det er en stor investering, men det er der også en god grund til"
Det unge it-selskab Dixa har hentet over en halv milliard kroner i finansiering. Pengene skal nu bruges på ekspansion i USA og Europa og på endnu flere ingeniører. Derudover er kanonen ladt, hvis der skulle komme opkøb i sigte. Se direktørens plan for selskabet her.
Computerworld
Gigantisk kollektivt nedbrud rammer flere internationale hjemmesider
Igen var flere internationale hjemmesider ude af drift. En fejl ramte over 50 af de største internationale websites tordag aften. Se alle detaljer on nedbruddet her.
CIO
Årets CIO 2021: Nu skal Danmarks dygtigste CIO findes - er det dig? Eller kender du en, du vil indstille?
Det er den mest eftertragtede titel for danske it-chefer og CIO'er, der er på spil, når Årets CIO kåres 16. september 2021. Søg selv eller prik til en, som du kender - og læs mere om prisen her.
Job & Karriere
Så meget kan du tjene: Disse stillinger giver den højeste løn i den danske it-branche lige nu
Du skal have ledelsesansvar, hvis du vil helt tops i lønhierakiet i den danske it-branche, viser nye tal. Se hvor meget du kan tjene i de stillinger i it-branchen, der giver den højeste månedsløn lige nu.
White paper
Derfor virker mailbårne angreb – og sådan beskytter du dig
Cyberangreb via email er blandt de mest udbredte cybertrusler, og i dette whitepaper får du viden om hvordan de mest udbredte typer fungerer, detekteres og afvises.