Stort galleri:Tag med til kåringen af Årets CIO 2021 - og se hvordan Morten Holm Christiansen blev udnævnt

Artikel top billede

Trin for trin: Sådan griber du dit ERP-projekt an

På bare tre måneder kan det lade sig gøre at vælge nyt ERP-system og en passende ERP-leverandør. Her er køreplanen til dit næste ERP-projekt.

ERP er igen kommet på ledelsens agenda i offentlige og private virksomheder.

Sådan lyder en aktuel markedsvurdering fra ERP-rådgivningsfirmaet Herbert Nathan & Co, der dermed nikker genkendende til de udmeldinger, som ERP-leverandører, -brugere og -eksperter er kommet med i de seneste måneder på Computerworld.

Herbert Nathan fortæller, at ERP-projekterne i private og offentlige organisationer i Danmark omfatter alt fra helt nye væg-til-væg løsninger til opgradering og tilpasning af de eksisterende løsninger.

Fælles for ERP-projekterne er dog, at man som it-chef har en række partnere og system-leverandører at vælge imellem, og at virksomhedens øverste ledelse vil skulle have konkrete tilbud at forholde sig til, hvis projektet har en vis størrelse.

"Vores holdning er, at det ikke bør tage mere end tre måneder," siger Herbert Nathan om det arbejde, der ligger i at få lavet en kravspecifikation, indhentet tilbud og lavet en anbefaling til ledelsen om valg af nyt ERP-system og en ERP-partner.

"Det er ikke altid, at det kan lade sig gøre, for der er også rigtig meget politik i det. Politiske forhold og beslutningsprocesser kan tage tid," tilføjer han dog.

Du kan også være for grundig

Herbert Nathans anbefaling til it-chefer, der skal til at påbegynde et ERP-projekt, er ganske klar:

"Vend de sten, der er nødvendige at vende nu, og lad være at analysere for dybt. Få analyseret det, der er nødvendigt, for at du kan træffe et valg af løsning og partner og få lavet en fornuftig kontrakt. Det er det, man skal bruge tid på," siger ERP-rådgiveren til Computerworld.

Det betyder også, at man ikke nødvendigvis skal bruge måneder eller halve år på at lave en kravspecifikation - heller ikke selv om ERP-løsninger kan være ganske omfattende og komplekse.

"Ved at samle de rette mennesker over en eller to dage kan man få krav til de enkelte områder - økonomi, logistik, indkøb og så videre - på plads."

"Vi mener heller ikke, at leverandørerne bør have måneder til at lave tilbud. Hvis man adviserer dem på forhånd om, at man om 14 dage sender tilbudsmateriale ud, og at de har 14 dage til at besvare det, får man det tilbage efter de 14 dage," forklarer Herbert Nathan.

Evaluering af tilbud

Når man har tilbudsmaterialet fra leverandørerne, skal det evalueres. Her foreslår Herbert Nathan, at man kører nogle workshops med leverandørerne.

"Så ser man på systemet, får afstemt nogle forventninger og spurgt ind til tilbuddet. Efter de her to-tre uger, hvor du har kørt workshops og evaluering, kan du lave en indstilling til ledelsen. Du kan komme med et beslutningsgrundlag," foreslår han.

Før man når til at kunne komme med en konkret indstilling til ledelsen, skal man naturligvis evaluere de indkomne tilbud fra leverandører og partnere.

Evaluerings-kriterierne er forskellige fra projekt til projekt, men Herbert Nathan kommer med et typisk eksempel, hvor man vil evaluere ud fra seks forskellige perspektiver:

1) Funktionalitet

Her kigger man på, om løsningen har de konkrete funktioner, man eksempelvis har brug for til salg og tilbud, lager, logistik og internetservices.

2) Teknologi

Hvilken hardware- og databaseplatform skal man eksempelvis bruge? Hvad med performance, driftsstabilitet og udviklingsmuligheder?

3) Øvrige løsningsforhold

Under dette punkt fokuserer man på eksempelvis udbredelsen i markedet, modenhed og kompleksitet i forhold til drift og vedligehold.

4) Leverandørforhold

Hvordan ser fremtidsperspektiverne ud? Hvilke referencer har leverandøren, og hvordan er kemien i det hele taget?

5) Implementeringsforhold

Her anbefaler Herbert Nathan, at man eksempelvis kigger på, om der findes alternative leverandører, hvordan implementeringstiden vil se ud, implementeringsstrategien og de generelle projektrisici.

6) Kommercielle forhold

Hvad er softwareprisen og prisen for support og vedligehold? Og hvad med kontraktforhold, garantier og leverandørens commitment til videre udvikling?

Der findes naturligvis en lang række andre spørgsmål under hver kategori, som det kan være relevant at få svar på.

Det ændrer dog ikke på Herbert Nathans overordnede budskab om, at det generelt kan lade sig gøre at vælge både system og leverandører på cirka tre måneder.

Dette bør indgå i business casen

Det er ifølge Herbert Nathan fortsat et problem, at der i mange ERP-projekter ikke er lavet en ordentlig, kvantificerbar business case.

Business casen er vigtig, fordi det er et pejlemærke, man kan styre efter, og fordi det er noget konkret , man kan bruge til at måle, om projektet er en succes eller ej.

Det, der gør business casen mere kompliceret end som så, er, at det ikke er alle gevinster, man vil kunne måle i kroner og ører.

Herbert Nathan forklarer, at generelt kan dele business casen op i fire hovedområder:

1) Omkostningsbesparelser

Eksempelvis sparede it-omkostninger på grund af færre systemer eller lavere revisionsomkostninger.

2) Effektivisering

Eksempelvis hurtigere regnskabsafslutning, optimering af processer og hurtigere leveringestimater til kunder.

3) Strategisk

Eksempelvis en mere integreret organisation, hurtigere ERP-udrulning ved opkøb og mere mobile medarbejdere.

4) Beslutningsstøtte

Eksempelvis større gennemsigtighed på lagre og bedre salgspris-beslutninger.

Sådan ser en ERP-livscyklus ud

Dette er naturligvis kun første skridt i ERP-projektet, men ikke desto mindre er det altafgørende, at man får truffet de mest fordelagtige beslutninger fra starten af, og at det sker på et oplyst grundlag.

Herbert Nathan fortæller, at anskaffelses-fasen kun er første del af ERP-rejsen, der i alt typisk varer omkring 10 år.

Efter et årti vil man formentlig både have opgraderet og måske også re-implementeret ERP-løsningen.

Til den tid vil man ofte stå en en situation, hvor man må erkende, at ERP-løsningen ikke længere understøtter virksomhedens forretningsbehov, at der er kommet for mange knopskydninger, eller at det simpelthen bare er mere økonomisk fornuftigt at investere i noget helt nyt frem for at prøve at lappe på det, man købte for mange år siden.

Hele denne ERP-livscyklus er illustreret i den nedenstående figur:

Denne artikel indgår i en serie artikler om fremtidens ERP-løsninger fra Computerworld.

Vi har interviewet leverandører, rådgivere og brugere om mulighederne og udfordringerne med ERP. Læs alle artiklerne her.

Læs også:

Derfor er dit valg af ERP-partner så afgørende

Her er de største spillere på det danske ERP-marked

Fem ting du skal vide om fremtidens ERP-løsninger




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Jobindex Media A/S
Salg af telemarketing og research for it-branchen, it-kurser og konferencer

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Webinar: Tør du håndtere cyberberedskabet på egen hånd?

Der er akut behov for at øge visibilitet, indsigt og overblik, hvis man som virksomhed skal have en chance for at afværge og minimere skaden ved cyberangreb. Trusselsbilledet udvikler sig imidlertid så hastigt, at opgaven let vokser selv større virksomheder, med en eller flere dedikerede IT-sikkerhedsansvarlige, over hovedet. Bliv klogere på dette seminar.

22. september 2021 | Læs mere


GDPR i dagligdagen: Vedligeholdelse og tilsyn

Det er efterhånden ved at være noget tid siden, at vi blev introduceret til GDPR, og alle organisationer har med tiden fået styr på dataflow og håndteringen af persondata i organisationen. Mange valg har skulle træffes og det har krævet mange ressourcer. Få overblik over de seneste nye tiltag og udmeldinger fra Datatilsynet samt overblik over de seneste regler, og hvordan du håndterer dem.

23. september 2021 | Læs mere


Årets CISO 2021

I både offentlige og private organisationer er der behov for at uddanne, rekruttere og fastholde de bedste it-sikkerhedsfolk, fordi sikkerhedsudfordringerne konstant forandres. Derfor sætter vi fokus på best practice inden for it-sikkerhed, og vi vil samtidig fremhæve de personer i Danmark, der gør et ekstra stykke arbejde for at styrke den digitale sikkerhed. Vi hylder derfor årets CISO 2021 på denne konference.

05. oktober 2021 | Læs mere






Premium
Kæmpe it-problemer i det danske skattevæsen: Har kun kortlagt it-beredskabet for syv ud af 230 it-systemer
Statsrevisorerne skyder en sønderlæmmende kritik af Skatteministeriets it-beredskab af sted. It-beredskabet for kritiske forretningsprocesser "er utilfredsstillende og utilstrækkeligt," lyder det. I værste fald kan det ende med, at staten ikke kan opkræve skatter og afgifter, udbetale løn, SU, sociale ydelser og pension.
CIO
“Der har simpelthen været for få gråhårede medarbejdere involveret i den her udviklingsproces. Folk der ved, hvad der skal til”
"Vi havde ansat nogle unge mennesker i sandaler og med langt skæg for at bryde med det traditionelle it-setup. De her vakse unge mennesker fik også ret hurtigt bygget en supersmart applikation til virksomheden. Men den brager ned, da vi ruller den ud, og den fylder cirka 1,5 procent af alle transaktioner."
Job & Karriere
35-årig kvinde gik amok på hjemmekontoret efter fyring: ”De fjernede ikke min adgang, så jeg slettede p-drevet lol”
En 35-årig kvinde står anklaget for at have slettet 21,3 gigabyte data fra fællesdrevet efter, at hun blev fyret. Nu risikerer hun op til 10 års fængsel.
White paper
Høst hurtigt AI-fordele med skarp fokus på specifikke udfordringer – og uden behov for at kode
Markant reduceret svartid, styrket effektivitet og færre fejl. Det er blandt fordelene ved at lade AI sortere og prioritering beskeder fra en stor mængde brugere og kunder.