Interview: Blot 20 mand i it-afdelingen i en virksomhed med 534.000 ansatte verden over kan lyde til at være lidt i underkanten, men sådan forholder det sig egentlig ikke for Henrik Trepka, CIO i den globale rengørings- og servicegigant ISS.
ISS har nemlig outsourcet driften af alle selskabets it-funktioner til eksterne leverandører.
Al ISS' koncern-email (til 40.000 ansatte) kører eksempelvis i Microsofts cloud med Office 365, mens en omsætning på 15 milliarder kroner håndteres i Dynamics NAV, ligesom selskabet er flittig bruger af blandt andet Lync.
Med i billedet med en meget lille it-afdeling hører, at langt størstedelen af ISS' ansatte - mere end 95 procent - har funktioner, der ikke kræver den store it-understøttelse. De gør rent, arbejder i kantiner og receptioner og lignende.
Cloud-strategien betyder, at Henrik Trepka og hans 20 it-folk kan koncentrere sig om mere strategiske og forretnings-orienterede bedrifter.
"Det handler primært om omkostnings-effektivitet og fokus på forretningen. Vi tager os af leverandørstyring og af ansvaret, men vi vil ikke sidde og gøre det selv, når vi ved, at andre er bedre til det," siger Henrik Trepka.
Han er blandt de fem nominerede til titlen som Årets CIO 2014 sammen med en lille håndfuld af Danmarks absolut skarpeste it-chefer, som du kan læse mere om her: Her er Danmarks fem bedste it-chefer.
"Og så tror vi på outsourcing i ISS. Det er jo det, som vi lever af, og vi tager gerne vores egen medicin. Og den holder altså stadig," siger han.
Men på den anden side:
"NAV gør ikke på dén måde noget for ISS, når det handler om at differentiere selskabet i markedet. Dynamics NAV gør bare driften effektiv, så det ikke koster alverden at drive selskabet," siger Henrik Trepka.
Her har selskabet tænkt videre.
It har nemlig i de senere år for alvor foldet sig ud som et væsentligt konkurrence-parameter for service-branchen i almindelighed og ISS i særdeleshed.
"It spiller en uhyre vigtig rolle i en virksomhed som ISS, og vi er i gang med en meget spændende transformation i forhold til it i hele servicebranchen, der i stigende omfang bliver globaliseret," siger Henrik Trepka.
For Henrik Trepka er kodeordene for denne it-udvikling transparens, standardisering og ensartethed.
Stort it-system standardiserer data
Centralt for ISS står it-systemet FMS ISS, der står for 'Facility Management System ISS."
Ideen med dette system er at holde styr på alle data og informationer om hver enkelt opgave på en ensartet og standardiseret måde verden over, så både ISS og kunden selv kan se nøjagtigt, hvad der foregår fra time til time.
I forhold til tidligere tiders månedsrapporteringer - hvor metoder og form som regel afveg fra land til land - sikrer det nye system enorm transparens for både ISS og selskabets kunder.
Løsningen dækker bredt, for ISS lægger i dag ikke længere alene vægten på at gøre rent og vaske gulv, men derimod på at håndtere (og optimere) den fulde pasning af de ejendomme, som kunderne betror koncernen - fra gulvvask og rengøring over møde-bookninger til skift af ituslåede ruder, kontor-flytninger, vedligehold af elevatorer og aircondition og anden elektronik, vagt-services, catering-ordninger og så videre.
Vil have én leverandør
"Kunderne ønsker i stigende grad én leverandør med samlet ansvar for 'facility services'," siger Henrik Trepka.
Han peger på, at it er helt afgørende for, at ISS kan levere en integreret helhedsløsning, hvor ISS har overblikket.
"Og hvor vi styrer alle servicefunktionerne på en lokation - lige fra reception til rengøring, madlavning og vedligehold."
Når det gælder de store kunder, der opererer med mange lokationer verden over, er det vigtigt, at der er ensartethed.
"For kunder med mange lokationer verden skal vi have en global datamodel med en ensartet struktur og ens begrebsapparat," fortæller Henrik Trepka.
Transparensen gør en forskel i det daglige, hvor alle relevante parter og afdelinger hos både kunden og hos ISS - der som leverandør skal både indkøbe og udskifte maskinen - kan følge med i den aktuelle status over enhver begivenhed, der ellers har kunnet have en kringlet vej gennem bureaukratiet i de store virksomheder.
Det kan eksempelvis være noget så simpelt som udskiftningen af en defekt maskine i en virksomheds underafdeling et sted i verden.
ISS har i løbet af de seneste par år udviklet et særligt BI-dashboard til løsningen, hvortil der integreres data hver anden time med driftsstatistikker, planlægning, økonomi, mål-opfyldelse, SLA'er og mange andre ting, som kunderne kan dykke ned i.
Dermed kan selskabets (ofte globale) kunder sidde i deres hovedkvarter og følge med i alt, hvad der sker i afdelingerne, fordi ISS registrerer alle data i det samme system, som kunden kan se.
"I systemet kan man i nærmest realtid se de informationer, som vi tidligere har præsenteret for kunderne på månedlige møder. I systemet kan man for eksempel følge med i planlagt vedligehold af en elevator eller en planlagt flytning af et kontor. Så kan man forberede opgaven og få bestilt dele hjem, få den afviklet og dernæst registreret og afrapporteret til kunden - uanset om det er i Hongkong eller Storbritannien," siger Henrik Trepka.
Han betegner løsningen som en 'tilgang direkte ned i ISS' mave' for kunderne.
"Den betyder, at kunderne ikke længere behøver at bruge folk på interne kontrol-funktioner, fordi de får direkte adgang til vores data. Det er en kæmpefordel, når man arbejder med globale kontrakter, og denne løsning har gjort en stor forskel i forhold til ISS' value proposition til de store kunder," siger Henrik Trepka.
Egne medarbejdere
Ifølge ham kan ISS udnytte systemet, fordi selskabet beskæftiger egne medarbejdere, mens mange af konkurrenterne arbejder med underleverandører, der er forskellige fra land til land.
Dermed anvender de eksempelvis forskellige lokalsystemer, der ikke nødvendigvis kan integreres i det datasystem, som kunden anvender.
Resultatet er manglende overblik og manglende transparens. Hvilket igen gør det sværere at optimere processerne og kvaliteten og styre både økonomi og tids-planlægning.
"Men vi er anderledes, fordi vi har vores egne medarbejdere, der alle arbejder i samme system. Det differentierer os i et marked, hvor der jo findes masser af virksomheder, der kan finde ud af at gøre rent," siger Henrik Trepka.
