Risikoen ved ikke at have styr på sine e-mails står højt på dagsordenen hos danske koncerner med stort engagement i USA – ikke mindst inden for medicinalindustrien og finanssektoren.
Øjenåbneren for, hvor alvorlige konsekvenser rod i arkiveringen af e-mails kan få i USA, er en erstatning på 10 milliarder kroner, som investeringsbanken Morgan Stanley blev idømt for nogle måneder siden. Banken kunne ikke give sikkerhed for, at alle e-mails med relevans for en bedragerisag var præsenteret for retten, og så faldt hammeren.
Men der har været andre alvorlige sager om mangelfuld arkivering af e-mails, herunder i Norge og Sverige.
– Sagerne medvirker til, at salget af systemer til e-mailarkivering stiger drastisk, også herhjemme, siger Carla Arend, senioranalytiker med ansvar for infrastruktur og storage hos analysehuset IDC. Hun tilføjer, at investeringerne især skyldes internationale reguleringer, såsom Sarbanes-Oxley og Basel II.
Frem til 2008 forventer IDC en stigning på 40 procent årligt. Udgangspunktet illustrerer, at området ikke har været taget så alvorligt før nu. I 2004 lå salget kun på 9,8 millioner kroner i Danmark.
Hos Novo Nordisk betegner man det at have styr på sine e-mails som et “hot” emne, især på grund af retssagerne.
– Vi har procedurer for håndteringen af kritiske dokumenter, men vi skal blive bedre til e-mails, siger direktør i Novo Nordisk Lars F. Jørgensen. Han har ansvaret for koncernens e-mailpolitik, som netop er blevet revideret.
Novo Nordisk har altid været i stand til at levere alt, hvad politiet har begæret i forbindelse med retssager, oplyser Torben Skriver Frandsen, direktør for Novo Nordisks it-selskab NNIT. Det samme gælder konfliktsituationer, hvor Novo har haft brug for mail-dokumentation.
– Men i enkelte tilfælde har det taget over en uge at finde den eller de relevante e-mails frem, siger Torben Skriver Frandsen.
Tidsforbruget forklarer han med, at ældre e-mails flyttes væk fra de dyre diske over på billigere tape på et tidspunkt, og det vanskeliggør søgearbejdet. Alene eksternt fra får Novo Nordisk i dag 100.000 e-mails dagligt, og endnu flere internt fra.
– Mængden af e-mails stiger eksponentielt, og omkostningerne derved er yderligere en årsag til interessen i arkiveringssystemer, siger IDC-analytikeren Carla Arend.
Hidtil har de fleste virksomheder blot udvidet serverparken eller tvunget medarbejderne til selv at få slette mails, så grænsen for deres mailboks-størrelse ikke overskrides.
I Danmarks Apotekerforening var strategien den første.
– Vi risikerer at miste vigtige oplysninger, hvis medarbejderne hele tiden skal slette mail, siger it-chef i Danmarks Apotekerforening Niels Braae Thunem.
Men udgifterne eskalerede, og han valgte derfor et professionelt e-mailarkiveringssystem hos en serviceudbyder.
– Jeg har ikke alene sparet mellem 100.000 kroner og 150.000 kroner til en udvidelse af mine servere, men jeg sparer også stort på backup-opgaven, siger Niels Braae Thunem.
Denne artikel stammer fra fredagens trykte udgave af Computerworld, der skriver mere om backup af e-mails.
