Mens det kniber med at høste frugterne af de it-millioner, som bliver sået overalt i det offentlige landskab, fører en enkelt offentlig virksomhed klart, når det gælder at udnytte digitalisering i de daglige forretninger. Skat er Danmarks bedste til digital forvaltning, og det er blandt kommet til udtryk ved mange brugere og effektivisering af arbejdsgange.
“Et meget højt antal digitale transaktioner med eksterne interessenter (både virksomheder og brugere),” lyder en af begrundelserne for at placere Skat som den bedste offentlige virksomhed i NNIT's og Computerworlds undersøgelse af god public digital governance.
Halvering af antallet af ansatte
Og det er ikke alle potentialerne som er opfyldt. Faktisk regner strategi- og udviklingsdirektør Preben Kristiansen fra Skat med, at digitalisering kommer til at betyde mellem 1.200 og 1.300 sparede årsværk inden for de næste tre til fem år, hvis man kigger på de business cases, som ligger klar til at blive ført ud i organisationen.
Preben Kristiansen forklarer, at Skat i år 2010 vil have halveret antallet af ansatte over en tyve-årig periode. I 2010 vil Skat have omkring 8.000 ansatte.
– Samtidig har vi gennemført en væsentlig forbedring af servicen både over for borgere og virksomheder. Det er blevet lettere at administrere og tilgængeligheden er større, siger Preben Kristiansen.
Baggrunden for Skats succes skal ifølge Preben Kristiansen findes i både organisationens historie, hvor Skattevæsnet allerede i 1960erne begyndte at arbejde med store systemer. Han mener, at succesen også har noget at gøre med Skats arbejdsområde, som kan minde om bankforretning, hvor databehandling er et kerneområde. Ud over den baggrund mener han, at de gode resultater bunder i et fokus på it som forretningsinstrument i direktionen. Strategi- og udviklingsdirektøren sidder som stedfortræder for den administrerende direktør Ole Kjær, og det er blot et af de steder, hvor digitalisering er slået igennem i Skats direktion. Efter at have rådført sig med Gartner Group har Skat lavet en slags skyggedirektion, hvor alle direktører på nær den administrerende direktør sidder med.
– Det har skaffet mere tid, og det har skaffet et ledelsesforum for digitaliseringen. Det betyder, at vi kan gå væsentligt dybere, fortæller Preben Kristiansen. Skyggedirektionen mødes en gang om ugen, og alle punkter på dagsordenen retter sig mod digitalisering.
Organiseringen i Skat
Skat har desuden organiseret sig, så it- og effektiviseringsprojekter følger en fast rute fra ide til en del af den daglige forretningsgang. Skat er opdelt i søjler. En it-søjle, som arbejder med de tekniske sider af virksomhedens it-løsninger, en forretningssøjle, hvor Skats kerneforretninger ligger. Imellem de to søjler er en lille projektenhed, som står direkte under strategi- og udviklingsdirektøren.
Når nogen i en af forretningsafdelingerne får en ide, som måske kan effektivisere arbejdsgangen, er første skridt et kort idéoplæg med information om mulige gevinster. Det oplæg præsenteres for direktionen, som prioriterer alle projekterne en gang hvert kvartal.
Når et projekt får grønt lys fra direktionen går et større arbejde med at lave en mere nøjagtig beskrivelse af projektet i gang. Det sker i et samarbejde mellem projektenheden, it-søjlen og det enkelte forretningsområde. Inden for en til tre måneder får direktionen forelagt en business case på projektet og tager stilling til, om projektet skal sættes i gang. Når projektet er godkendt, bliver der tilknyttet medarbejdere i projektenheden og projektet føres ud i livet, for til slut at blive afleveret til medarbejderne i det relevante forretningsområde.
Økonomisk pres
Preben Kristiansen mener, at økonomisk pres på Skat er en del af grunden til, at der er blevet tænkt offensivt i forhold til it. Det er blandt andet derfor, at Skat nu arbejder med at målrette services til enkelte brugergrupper.
– Vi vil gerne gå fra en hovedopdeling til en reel individualiseret indgang for brugeren, siger Preben Kristiansen, som mener, at digitalisering af Skat langt fra er i mål. Når virksomheden er gået igennem det store moderniseringsprogram, som blev sat i søen for tre år siden, mener han, at organisationen vil være meget længere fremme.
– Det er nærmest en forretningsmæssig revolution, konstaterer Preben Kristiansen med henvisning til de næste faser, hvor ny arkitektur, grænseflader til virksomheder og portalløsninger skal føres ud i livet.
Denne artikel blev bragt i avisen Computerworld den 11. august 2006.
