Strategien er på plads, og direktionen har blik for at finde de forretningsmæssige fordele ved digital forvaltning i Gentofte Kommune nord for København. Derfor er de landet som den bedste kommune målt på en model for god Public Digital Governance i en undersøgelse lavet af NNIT og Computerworld.
Den gode placering til Gentofte begrundes netop med strategisk fokus på digitalisering og mange digitale transaktioner med borgerne.
Kommunen har gennem de seneste ti år fokuseret på området og opnået effektiviseringsgevinster.
Der er sparet cirka 100 millioner kroner i den periode. Det er det samme beløb, der er brugt på investeringer og vedligeholdelse af kommunens it-løsninger. Og selv om der ikke er et stort kontant overskud, så har digitaliseringen medført bedre service og mere effektive arbejdsgange. Kommunaldirektør Jan Nielsen regner med, at større besparelser kommer på sigt. Blandt andet med flere transaktioner med borgerne. Et område hvor Gentofte allerede klarer sig godt.
– Vi har mange transaktioner i forhold til andre, sammenlignelige kommuner, men vi har slet ikke nok, og derfor arbejder vi målrettet på at få flere, siger kommunens it-chef, Henrik Pedersen.
Store gevinster at hente
Kommunaldirektør Jan Nielsen mener, at der på langt sigt er store gevinster at hente, men tilføjer, at han er usikker på, om de prognoser for effektiviseringspotentiale, som kommer fra centralt hold, vil gå i opfyldelse.
Gentoftes succes kan ifølge kommunaldirektøren blandt andet tilskrives helhjertet politisk opbakning, ledelsesmæssigt fokus og et fokus på nytteværdi for borgerne.
– Den politiske accept sikrede vi os for ti år siden, hvor vi fik 10 millioner kroner om året til digitale projekter, fortæller kommunaldirektøren.
It-chef Henrik Pedersen forklarer, at direkte involvering i udviklingsprojekter er et af de tiltag, som har været med til at underbygge ledelsesfokus på digital forvaltning.
– Et fokus er at inddrage direktionen i styregrupperne for projekterne. Direktionen sidder for bordenden og mellemlederne fra afdelingerne sidder også med, forklarer Henrik Pedersen, som forklarer, at det er meget vigtigt at have mellemlederne med i arbejdet, så de sikrer, at systemerne bliver brugt rigtigt, når de er færdigudviklede og bliver sendt ud i de afdelinger, som skal bruge dem.
I ti år har Gentofte arbejdet med en it-strategi, og alle it-projekter i kommunen tager udgangspunkt i strategien. For seks år siden valgte direktionen i Gentofte Kommune desuden at sætte ekstra fokus på digitalisering i en periode. Det ugentlige direktionsmøde blev hver anden gang afsat til kun at handle om it-projekter og digitalisering.
It-chefen og kommunaldirektøren er enige om, at der er potentiale i digitalisering. Men kommunaldirektør Jan Nielsen peger på, at digitalisering i kommunerne ikke har så massiv en effekt på budgettet, fordi administrationsomkostningerne er en relativt lille post på de kommunale budgetter. I Gentoftes budget udgør administrationsomkostningerne 284 millioner kroner af en samlet sum på omkring tre milliarder.
Barrierer
Jan Nielsen mener, at der er nogle enkelte barriere for at den digitale forvaltning kan rulles endnu mere ud.
– Vi savner muligheder for ægte selvbetjening. Det kan ikke nytte noget, at man har en blanket, som man kan skrive ud og sende til os, siger Jan Nielsen. I dag har kommunen 94 selvbetjeningsløsninger, men kun 16 af dem tilbyder reel selvbetjening, hvor du selv kan betjene dig hele vejen igennem.
Jan Nielsen forventer, at der for alvor kan hentes digitaliseringsgevinster, når det bliver muligt at lave et ”borgerens digitale rum” – hvor borgeren gennem én indgang kan have sin kontakt med kommunen. Et projekt som kommunen er gået i gang med på de serviceområder, kommunen udfører, men som først bliver fuldt udbygget, når alle offentlige myndigheder er med.
– Så får man en anden dialogform med de borgere, der er rustet til det, og det burde frigive nogle ressourcer til de velfærdsydelser, som vi jo skal levere, siger Jan Nielsen.
Kommunalreformen har høj prioritering
I Gentofte Kommune som resten af det kommunale Danmark er der dog en enkelt opgave, som har højere prioritet end alle andre udviklingsopgaver lige nu. Kommunalreformen betyder, at Gentofte skal have 1.200 nye medarbejdere fra amterne og samtidig overtage en række opgaver.
– Vi er nødt til at kunne understøtte de nye medarbejdere og opgaver fra dag et, konstaterer Jan Nielsen og Henrik Pedersen tilføjer, at Gentofte dog stadig har ressourcer til sideløbende at udvikle andre projekter inden for it.
Artiklen blev bragt i avisen Computerworld den 11. august 2006.
