Udviklingen af it i kommunerne kræver vedholdenhed fra politikerne. En af årsagerne er, at det har vist sig, at det tager længere tid at få gevinster ved digitaliseringen, end man først forventede.
KL har lagt opgaven med digital forvaltning og it-løsninger ind i foreningens arbejdsmarkeds- og erhvervsudvalg, hvor Rødovres socialdemokratiske borgmester Erik Nielsen er formand. Han afviser, at it kan blive offer for kortsigtet politisk tænkning.
– Det er en ubegrundet frygt. Man kunne for tyve år siden opleve beslutninger, som kun sigtede på en enkelt byrådsperiode. I dag er der en langsigtet udvikling både på skoleområdet, veje og it, lyder Erik Nielsens vurdering af politikernes tidshorisont.
– Nu har jeg været borgmester i tolv år, og jeg kan huske, at man forventede meget store besparelser i kommunerne på baggrund af indførselen af edb. De forventninger er ikke blevet opfyldt. Det hænger sammen med, at der er kommet en lang række krav i forbindelse med it, siger Erik Nielsen, som mener, at blandt andet nye krav til dokumentation og sikkerhed var undervurderede.
Public Digital Governance
I undersøgelsen ”Public Digital Governance 2006”, som NNIT har lavet i samarbejde med Computerworld, bliver kommunerne kritiseret for manglende fokus på it som forretningsmæssigt værktøj og manglende brug af business cases i it-projekter i mange kommuner.
KL er meget involveret i arbejdet med at skabe rammerne for digitalisering af den kommunale forvaltning. Kontorchef Marie Munk i foreningens kontor for administration, it og jura er opmærksom på de problemstillinger undersøgelsen peger på.
– De elementer er også noget af det, vi fokuserer på, og jeg synes også, at vi laver ret mange initiativer for at understøtte de områder, siger kontorchefen og peger blandt andet på, at KL har arbejdet sammen med Den Digitale Taskforce om business cases. Det har resulteret i et værdiestimationsværktøj, der kan bruges af kommunerne til at vurdere den værdi, der kommer ud af it-projekter, fordi det ikke altid er en økonomisk målsætning.
Langt til potentialerne
En af konklusionerne i undersøgelsen fra NNIT er, at der stadig er langt til potentialerne i digital forvaltning bliver indfriet. Det er ikke kun på det overordnede niveau, at det tager længere tid at indfri forventningerne. Det har også været svært at vurdere, hvor hurtigt der kunne høstes gevinster af it-investeringer og digitalisering i de enkelte kommunale projekter.
– Man kan godt føle, at det går for langsomt. Jeg er helt sikker på, at der kommer noget godt ud af de ting, der er i gang nu, siger udvalgsformand Erik Nielsen.
Kontorchef Marie Munk mener, at opgaven er blevet undervurderet.
– Det er vanskeligt at gøre det her, og derfor foregår det i et tempo, som måske ikke er tilfredsstillende, siger Marie Munk og forklarer, at efterhånden, som kommunerne er gået i gang med de enkelte it-projekter, har det vist sig at tage længere tid, end man forventede, da ideerne om digital forvaltning først blev præsenteret. Det samme gælder for de økonomiske fordele som skal hentes.
– Jeg er helt sikker på, at man fra start har haft nogle store forventninger om, at det her skulle være en måde til at finde penge til den offentlige sektor. Nu er man så i gang med det hårde rugbrødsarbejde, hvor man har fundet ud af hvor svært det i virkeligheden er at lave forandringsprojekter, siger Marie Munk, som dog har en klar forventning om, at der vil blive store gevinster på langt sigt.
– Der er vist ikke nogen tvivl om, at der er store potentialer i at digitalisere, men mange har fundet ud af at det er sværere end som så at nå potentialerne. Det betyder, at det kræver mere rugbrødsarbejde og en stor indsats, siger Marie Munk og tilføjer, at det kræver at blandt andet lovændringer og fokus fra topledelsen er to af de ting, som skal være med til at sætte yderligere skub i udviklingen.
Selvom Marie Munk mener, at kommunerne har fået et bedre indblik i, hvad digitaliseringen kræver, vil hun ikke sætte et årstal på, hvornår 100 procent digital forvaltning er en realitet. Hun mener, at digitaliseringen kan gøres gældende på delområder som for eksempel Helge Sanders målsætning om fuldstændig digital kommunikation fra 2012.
Stort pres på it-systemerne
Kommunalreformen fylder meget i det daglige arbejde både KL og i kommunerne. Erik Nielsen mener, at der er et stort pres på it-systemerne i sammenlægingskommunerne. Han forventer dog, at arbejdet med at finde fælles platforme mellem de forskellige niveauer i det offentlige og arbejdet med fuldblods selvbetjeningsløsninger kan give den digitale forvaltning et stort skub fremad inden for en relativt kort årrække.
– Det vigtigste er, at vi får udarbejdet noget stabilt og ordentligt, som fungerer. Lige så snart man er klar med det, kommer det også ud, siger Erik Nielsen.
Kontorchef Marie Munk forklarer, at det kan være en af forklaringerne på, at NNIT’s undersøgelse viser, at en relativt stor del af kommunerne endnu ikke har en vedtaget digital strategi. Når organiseringen ikke er på plads endnu, kan det være svært at definere en strategi. Marie Munk mener, at NNIT’s undersøgelse kan have en fejlkilde på spørgsmålet om strategi, da det kan være et spørgsmål om hvordan de enkelte kommuner har defineret begrebet it-strategi. KL lægger vægt på, at kommunerne arbejder målrettet med en strategi på området.
– Vi anbefaler, at man har en it-strategi, og at visionen på it-området er en del af den nye struktur, siger Marie Munk.
KL har udarbejdet en række guides i forbindelse med strukturreformen. Deriblandt en beslutningskalender med anbefalede skæringsdatoer for itområdet.
Fakta: Undersøgelse af digital forvaltning
Undersøgelsen “Public Digital Governance 2006” er blevet til i et samarbejde mellem NNIT og Computerworld. Undersøgelsen belyser det offentliges succes med brug af it og digital forvaltning. Data er indsamlet gennem interviews med 115 offentlige virksomheder og gennem bedømmelser af deres hjemmesider.
Undersøgelsen viser, at der stadig er et stort potentiale for forbedringer i den offentlige sektors udbytte af digital forvaltning.
Især på det kommunale område viser undersøgelsen, at der er langt mellem de kommuner, som er på forkant med udviklingen.
37 procent af fusionskommunerne har endnu ikke vedtaget en it-strategi.
Kun omkring halvdelen af kommunerne benytter sig konsekvent af business cases, som vurderer mål, økonomi og arbejdsprocesser. Det er henholdsvis 40 procent af de gamle kommuner og 47 procent af fusionskommunerne.
I 35 procent af kommunerne er det it-afdelingerne som har udspil og ledende rolle på styring af it-projekter.
Denne artikel blev bragt i avisen Computerworld den 18. august 2006.
