Gentofte Kommune er godt i gang med at opbygge kommunens centrale data warehouse. Arbejdet, som blev påbegyndt for to år siden, fører nu til udbredelse af Business Intelligence via kommunens intranet.
Foreløbig kan kommunen analysere nøgletal inden for områderne økonomi, personale, dagpleje og ejendomsdrift, men en omfattende Business Intelligence strategi indeholder en ambition om at resten af driftsområderne integreres i løsningen.
Skærpede krav
De skærpede krav til effektivitet, kvalitet og dokumentation skaber behov for målings- og styreredskaber, som få kommuner er i besiddelse af i dag.
Dertil kommer den øgede konkurrence fra private virksomheder, som betyder, at kommunerne skal have fuld gennemsigtighed i omkostningsstrukturerne, så de løbende kan måle på, hvor effektive og prisdygtige de er i forhold til de private tilbud.
- Overalt i den kommunale sektor slås man med siloopdelte IT-systemer, som på ingen måde understøtter de krav, der stilles til kommunerne i dag. Det er baggrunden for, at vi investerer kraftigt i Business Intelligence og hermed i et centralt Data Warehouse, siger Katja Helveg Petersen, Business Intelligence projektleder i Gentofte Kommune.
- Det giver os nogle helt nye muligheder for udgiftsberegning, som vi ikke havde før. Vi kan eksempelvis kombinere økonomiske nøgletal med institutionsdata og dermed se, hvad det koster at have et barn i kommunaldagpleje kontra hjemmedagpleje eller forældredagpleje, tilføjer hun.
Målstyring og handleplaner
Målstyring er et andet centralt område for Business Intelligence løsningen. Kommunerne skal i dag inden for hvert enkelt driftsområde opstille mål og handlingsplaner for, hvordan de vil nå disse mål, og det skaber et akut behov for effektive styringsredskaber.
På skoleområdet arbejder kommunen med interne kontrakter og målstyring. Implementering af et centralt data warehouse muliggør, at skolerne kan understøtte og dokumenterer deres drifts- og udviklingsmål med hårde data.
Det gør arbejdet med kontraktstyring bedre og mere meningsfyldt, når aktiviteter og resultater kan dokumenteres.
Med Business Intelligence løsningen kan skolevæsnet indhente centrale nøgletal på tværs af kildesystemerne. Det er særligt relevant, når kommunerne fra 2007 skal udarbejde årlige kvalitetsrapporter om skolevæsnet.
80 procent af arbejdet relaterer sig til IT
Gentofte Kommunes Business Intelligence løsning håndterer i dag områderne personale og fravær for kommunens 7.200 medarbejdere, økonomi, dagpleje og ejendomsdrift.
Næste skridt er import af data fra KMD systemer, løn- og personaledata, elevdata, IP-telefonidata, hvor man vil få redskaber til planlægning, ressourcestyring, omkostningsstyring og kapacitetsstyring.
- Det er et stort projekt, som trækker mange ressourcer, men som samtidig er en nødvendig investering både i forhold til den aktuelle kommunale drift og til at takle morgendagens udfordringer.
- Vores erfaring er, at man skal bruge tid og kræfter på en foranalyse og på formuleringen af én BI-strategi, gerne i samarbejde med erfarne BI-eksperter. 80 procent af arbejdet relaterer sig nemlig til IT-arkitektur, og blot 20 procent til behovsanalyse, metodeudvikling, projektgennemførelse og uddannelse, siger Katja Helveg Petersen.
