genindlæse/kopi ?

Det sker somme tider, hvis du ikke har fået lukket et dokument ned på den rigtige måde. Du kan åbne en kopi, gemme den under et nyt navn.
Gå så til stifinder.
Her kan du slette den gamle fil og omdøbe den nye til det gamle navn.

Det sker også, hvis du er på netværk, og andre har åbnet filen. Men i dit tilfælde her er det nok en fejl.

Jeg er ikke på netværk og det er så ofte at det ikke kan være fordi vi ikke lukker rigtigt ned

Jeg mener ikke, at i ikke lukker rigtigt ned.
Jeg har oplevet det en del gange, når Word er gået ned og ikke lukket rigtigt. Jeg går ud fra, situationen er, at Word har låst filen, fordi den er registreret i brug af en anden bruger. Som godt kan være dig selv.

det er ikke når programmet er gået ned, det er hver gang jeg vil åbne en tidligere forfattet fil.

Jeg har arbejdet meget med Word 97. Både på NT4 og Windows98.
Jeg kan kun forestille mig, at dokumentet er låst fra sidst du brugte det. Låst til et brugerobjekt ell. lignende, som ikke findes længere.

hvis det kan hjælpe til belysning af problemet kan jeg oplyse at Office 97 pro er installeret på Win XPpro

Muligvis - Word 97 er en halvgammel sag i forhold til XP. det kunne da godt tænkes, at det gav problemer med fil-låsning.
Ifølge MS skyldes fejlmeddelelsen, at en anden bruger har filen åben for at redigere den. Der sker derfor normal netværks-låsning af filen. Derfor kan du kun åbne den som skrivebeskyttet eller gemme den under et nyt navn.
Hvis filen ikke blev låst, kunne flere forskellige rette i filen samtidig, og det ville blive et skrækkeligt resultat, når begge gemte deres rettelser.
Da det er åbenbart, at der ikke er andre brugere til stede end dig, antager jeg, at der aldrig er sket en oplåsning af filen, da du lukkede den sidst. Så den er altså låst af en ikke længere eksisterende bruger.
Måske kan det have at gøre med brugerrettigheder i XP?

ja