Outlook 'postmester' og distribuering af post

Hej.

Jeg er ansat i et lille firma hvor mængden af mails er ved at ta' magten fra os. Vi er fem der har hver vores email adresse. Posten der sendes direkte til os er naturligvis til at behandle uden problemer.
Værre er det med posten som kommer til info@'firma'.dk. Der er oprettet en gruppe på serveren således at vi er to af de fem der får en kopi af posten til info@'firma'.dk.
Vi kan ikke bare udnævne en 'Postmand Per' som fordeler posten til info@'firma'.dk da meget af vor tid er uden for kontoret. Findes der mon et modul til Outlook serveren som gør vores liv nemmere?
Eventuelt så man kan se at den anden allerede har svaret eller videresendt posten?