Hvorfor står nogle personer som valgfri, ved mødeindkaldelse?

Hej IT-eksperter,

I outlook klikker jeg på "filer", "Ny" og vælger mødeindkaldelse. Der klikker jeg på "Til" og finder den gruppe af kontaktpersoner der skal have min mødeindkaldelse, retter de andre felter og sender den.

Problemet er at nogle af personerne der modtager mødeindkaldelsen får status som valgfri. De skal have status som nødvendig.

Spørgsmålet er så hvorfor dette sker, og hvad man i så fald skal skal gøre for at sikre sig at de får status som nødvendig?

Kan det være fordi at de personer som får status som valgfri, har aftaler i sin kalender der overlapper tidpunktet for mødet?

På forhånd tak :)