02. december 2009 - 09:52Der er
10 kommentarer og 1 løsning
Hvad kan Access?
Hej folk der ved noget om access
Jeg er ret ny i access. Jeg har en rimelig bred viden om resten af officepakkens programmer, herunder særligt excel, men jeg kunne godt tænke mig at vide lidt mere om access. Ja, det er en database, og den kan indeholde en masse information, men jeg mangler lidt viden om hvad den kan og ikke kan.
Jeg skal lave en database, der indeholder kontaktpersoner, sorteret på hvilken nøglekategori og nummer disse har fået udleveret, og om de har betalt depositum eller ej, for nøglen. Jeg har fået lavet tabellen, specificeret "cellerne" hvad de må indeholde osv. Jeg har lavet en formular, så det er nemt at indtaste de forskellige personer. Men er det så det? Kan man ikke få formularen til at køre udenfor Access programmet? Når man har en færdig formular, så taster man oplysningerne ind og så går man videre til den næste, hvorfor skal man kunne gå videre til den næste (Ja, det ved jeg ikke om i helt forstår, men jeg synes det virker lidt som om den formular man har lavet bliver lidt for "redigerbar") Hvordan låser man tabellen, så folk ikke ved en fejl kommer til at lave om på nogle af informationskriterierne f.eks.
Det kommer for vidt her at forklare hvad Access kan eller ikke kan.
Men kort sagt, kan Access holde styr på store datamængder, foretage beregninger, sende e-mail m.v.
"Hvordan låser man tabellen". Du kna give dine felter i formularen egenskaber som låser feltet hvis en bestemt værdi opnås, så brugeren ikke kan ændre i feltet.
Men som sagt er dit spørgsmål så vidt funderet, at det er umuligt at give et konkret svar.
Okay, ja, jeg havde nok på fornemmelsen det var lidt bredt. Måske skal jeg så i stedet spørge hvori forskellen mellem excel og access ligger, hvis man bare skal lave en liste over kontaktpersoner, tilknyttet en eller anden ekstra information om hver person? Det er muligvis mere overskueligt i Access, men jeg har svært ved at se den umiddelbare forskel ellers.
Den største force i Access er, at du kan lave relationer mellem tabeller. Relationer betyder, at du kan flytte informationer, der går igen ud i en anden tabel.
Eksempel: Du har et simpelt ordresystem med 3 tabeller: - KUNDER - ORDRER - ORDRELINIER
KUNDER indeholder en post for hver af dine kunder med information om navn, adresse, email, telefon og naturligvis Kundenr eller KundeID.
ORDRER indeholder information om alle de ordrer dine kunder har placeret. Fx. Ordredato, betalingsbetingelser, og naturligvis et Ordrenr eller OrdreID. Desuden har den et felt: KundeID som er linket til tabellen KUNDER.
ORDRELINIER indeholder information om de enkelte varer din kunde har købt. Én linie pr. vare, med information om Beskrivelse, varenr, pris osv. Og så naturligvis feltet OrdreID, som angiver hvilken ordre (i tabellen ORDRER) som linien hører til.
I hver tabel er der altså kun relevant information. Der er ingen grund til for alle ordrelinier, at have information om kundens navn og adresse, vel?
Derfor vil man så i Access definere en en-til-mange relation imellem KUNDER og ORDRER (én kunde kan have mange ordrer, men en ordre kan kun linke til én kunde)
Tilsvarende mellem ORDRER og ORDRELINIER. (én ordre kan have mange ordrelinier, men en ordrelinie kan kun linke til én ordre)
Som sagt før, det vil føre for vidt at komme ind på detaljerne, men dette er fordelene at-a-glance ved Access sammenlignet med Excell.
Prøv evt. at kigge på den i Access medfølgende database, som netop har et ordresystem som eksempel.
Den basale forskel ligger jo i, at Excel er et regneark, der kan foretage indviklede beregninger. Access er et database program, der er designet til at lasgre og behandle selv store datamængder.
Du kan bruge også Excel som en database, om end det ikke er så velegnet til en sådan opgave. Det bliver en meget "flad" database, idet du ikke kan lave flere tabeller.
Access kan også udføre beregninger, men ikke så godt som Excel.
Hvornår du skal bruge det ene eller det andet program, kan der ikke opstilles helt eksakte regler for. Du skal huske, at der er fuld integration mellem programmerne.
Eksempelvis downloader min arbejdsplads et stort regneark fra intranettet med ca. 14000 poster. Disse poster skal behandles (vaskes) og sendes tilbage til Excel. Excel er ike velegnet til en sådan datavask. Så jeg henter alle poster ind i Access foretager en datavask, og derefter sender data tilbage til Excel til videre indtastning hos en række sagsbehandlere.
Grunden til at sende data tilbage til Excel er den simple, at sagsbehandlerne foretrækker at arbejde i Excel. og så giver jeg dem det de vil have. Hele operationen tager ca 5 min, og dataoverførslen til Excel er programmeret i Access.
Det med at anvende Access som "vaskemaskine" lyder meget spændende, det vil jeg lige skrive bag øret, til når jer får brug for det. Mht. mit lille database projekt, lader det til at det ikke har været nødvendig at bruge Access, men jeg er da blevet lidt klogere nu.
Tilladte BB-code-tags: [b]fed[/b] [i]kursiv[/i] [u]understreget[/u] Web- og emailadresser omdannes automatisk til links. Der sættes "nofollow" på alle links.
