Læs også: Sådan klarer Statens It driften i sommerferien
Med store kunder fra blandt andet medicinalindustrien, den offentlige sektor og finansverdenen, er det yderst vigtigt for NNIT, at alle systemerne kører, som de skal. Sommerferie eller ej.
I denne uge er omkring en tredjedel af medarbejderne på arbejde. Medarbejderne holder typisk to til tre ugers ferie i sommerperioden, og uge 29 og 30 er de uger, hvor bemandingen er lavest.
Computerworld har talt med Bo Olsen, der er vicedirektør, om udfordringer og planlægning, når en stor del af medarbejderstaben går på sommerferie.
Planlægning er alfa og omega
Hvad har I gjort for at kunne klare opgaverne i sommerperioden?
"Vi prøver at planlægge så tidligt som muligt. Vi begynder at arbejde på medarbejdernes ferieplaner allerede omkring februar/marts-måned. Vi aftaler med kunderne, hvilke projekter der kan holde ferie. Hvis der er nogle projekter, der pinedød skal være færdig til et bestemt tidspunkt, og det kræver, at vi bruger sommerperioden, så gør vi selvfølgelig det.
Generelt er kunderne aktive medspillere i processen. Da de også holder ferie, bliver der skruet ned for mange af de ændringer, vi skal lave hos kunderne. Det kunne være opdateringer og ændringer af systemerne. I sommerperioden laver vi kun de forandringer, der er yderst nødvendige, og hvor kunden kan sige god for det.
Der er også nogle kunder, som for eksempel Novo Nordisk, der ønsker, at forandringerne sker i sommerperioden, fordi de holder fabrikslukket, og det dermed påvirker produktionen mindst muligt.
Så der skal vi i arbejdstøjet, når de holder ferie. Men det prøver vi at snakke igennem i god tid før sommerferien, så vi har en fornemmelse af, hvilke opgaver der er. Så sørger vi for, at der er mandskab til at foretage ændringerne," forklarer Bo Olsen.
Systemerne skal køre uanset hvad
Hvilke aktiviteter kan I Ikke skrue ned for?
"Generelt kan vi ikke skrue ned for driften. Hvis der er noget, der brænder sammen, eller noget der går ned af en eller anden grund. Det kunne for eksempel være et kabel, der er blevet klippet over et decentralt sted. Ikke nødvendigvis noget vi er herre over.
Når sådan noget sker, kan vi selvfølgelig ikke sige, at vi holder ferie, så det må vente. Vi har jo en servicekontrakt, og den skal overholdes, hvad enten det er ferie eller ej."
Sommerperiodens største udfordringer
Er der nogen store udfordringer i sommerperioden?
"Hvis vi får et unormalt stort antal driftsproblemer, som vi ikke er forberedt på, så kan det godt blive travlt. Så må man bruge rigtig mange af de ressourcer, der er til rådighed på at fikse noget bestemt.
Der kan også være kompetenceudfordringer til tider. Det tror jeg alle virksomheder oplever. Hvis der er en lille afdeling med fem mand, og der kun er en eller to mand tilbage, så er det ikke sikkert, han ved alt om alle systemerne, de arbejder med. Så lav bemanding og komptencemixet er de største udfordringer i sommerperioden."
Nødplanen hvis alt går galt
Hvilke nødprocedurer har I, hvis noget skulle gå galt i sommerperioden?
"Vi har en generel beredskabsplan. Den skal virke altid. Alle døgnets timer hele året rundt. Den fortæller os præcis, hvordan vi skal forholde os til katastrofesituationer som for eksempel større nedbrud.
Det er, hvis der skulle opstå brand i vores datacenter, eller noget af vores udstyr blev helt beskadiget - det værst tænkelige. Så har vi en procedure for, hvad der skal ske. Vi kan blandt andet kalde folk ind på arbejde, og hvis vi ikke har mandskab nok selv, så vil vi prøve at danne os et overblik over, hvor vi har nogle mennesker at ringe til.
Men jeg har endnu ikke i mine 15 år i selskabet oplevet en situation, hvor vi i stor skala skulle kalde folk på arbejde i sommerferien. De mindre nedbrud kan vi fint håndtere i dagligdagen. Også i sommerperioden."
Flytter til nyt datacenter
Har I nogle større projekter, som I skal i gang med, når I kommer tilbage fra ferie?
"Ja. Vi kører et stort flytteprojekt nu, hvor vi skal flytte fra et datacenter til andet. Vi skal forlade vores bygninger i Bagsværd til fordel for vores nye hovedkontor i Østermarken.
Så vi skal have rømmet et datacenter der og have det over i et nyt datacenter, der er blevet bygget. Den flytning sker også her i sommerferien, men vi flytter bare ikke lige så meget som normalt. Det projekt tager så yderligere fart igen efter ferien."
