Syddjurs Kommune annullerer et server-udbud, da kun ét it-selskab i sidste ende kom med et bud.
Kommunen mente ikke, at ét bud ud over kommunens eget kontrolbud var nok til at sikre konkurrencen.
Derfor blev buddet fejet af bordet.
Et andet udbud i samme kommune om it-drift, vedligehold af systemer, klienter, arbejdspladser og brugersupport måtte også afsluttes uden en ekstern vinder i juni 2011.
Det skete med begrundelsen, at der "ikke var indkommet nogen konditionelle tilbud".
Derfor fortsætter kommunen nu selv med at varetage de to it-områder.
Det møder kritik fra en af de leverandører, der har brugt tid på at byde.
"...kommunen spilder leverandørers tid og skattekroner på at lade de involverede medarbejdere afholde det ene udbud efter det andet, der ender med at blive aflyst, fordi medarbejderne naturligvis egentlig ikke ønsker at nedlægge deres egne stillinger," siger Asger Ousager, der er markedsføringschef og cloud evangelist hos Cabo A/S.
Han henviser til, at offentlige it-afdelinger har svært ved at outsource sig selv.
Læs mere om Cabos kritik her.
Kunsten at afholde it-udbud
I samme måned, som de to it-udbud blev afsluttet, afholdt Syddjurs Kommune den første af to workshops med titlen: "Kunsten at gennemføre udbud på it".
Af invitationen til workshoppen fremgår det:
"Vi er af flere kommuner blevet opfordret til at fortælle om kunsten 'konkurrenceudsættelse' af IT drift, da vi nu i et år har forholdt os konkret til dette...."
Et af programpunkterne i programmet for workshoppen hedder:
"Kunsten at lave et IT udbud og samtidig udarbejde kontrolbud uden at komme i klemme."
Prisen for deltagelse i kommunens arrangement var 500 kroner per person, der skulle dække udgifter til forplejning og materialer. Og i alt deltog 15 personer i workshoppen.
Hos Cabo A/S studser man over kommunens håndtering af it-udbud, som den samtidig ønsker at belære alle andre offentlige instanser om.
"Kommunens annoncerede kursus 'Kunsten at lave et it-udbud og samtidig udarbejde kontrolbud uden at komme i klemme' kunne for eksempel have heddet 'Kunsten at annullere et it-udbud uden at komme i klemme', for hidtil er det jo lykkedes embedsværket over al forventning, " siger Asger Ousager.
Ender op med et eksternt server-bud
Tilbage til de to it-udbud. For da Syddjurs Kommune begynder processen, så sørger man for at få kundskaben på plads.
En ekstern projektleder fra Meiland og Partnere samt advokatfirmaet Horten skal ind over kvalitetssikring af EU-udbuddene, udbudsmaterialer samt bud, som indkommer inden for udmeldte tidsfrister.
Til review af kontrolbud fra kommunens it-afdeling vælges Michael Hald fra KL samt chefkonsulent Vagn Toft Jensen fra Rambøll Management, fremgår det af kommunens papirer på sagen.
I første omgang prækvalificerer kommunen faktisk fem it-firmaer til server-udbuddet.
Det drejer sig om Siemens, Steria, KMD, Atea, Cabo og så altså kommunens eget kontrolbud.
Men i april 2011, da de endelige bud skal falde, så er det kun indkommet bud fra Cabo og kontrolbuddet fra kommunen.
Læs om begrundelser fra leverandørerne på, at de ikke bød her.
Kommunaldirektør Nich Bendtsen fra Syddjurs Kommune indstiller til økonomiudvalget, at udbuddet annulleres, fordi der ikke har været tilstrækkelig konkurrence, da der kun er én tilbudsgiver.
Altså udover kommunens eget kontrolbud.
Den indstilling følger økonomiudvalget på et møde 16. juni 2011.
Slet ingen bud
Det andet it-udbud havde et forløb, der på flere punkter minder om server-udbuddet.
I april 2011 prækvalificeres selskaberne NNIT, Capana Operations og Trekantens IT.
Men også under dette udbud er der pludselig faneflugt.
Læs om begrundelserne for ikke at byde her.
Skæbnen for it-udbuddet bliver i sidste ende, at kommunaldirektør Nich Bendtsen indstiller, at udbuddet er afsluttet, da der ingen konditionelle bud er tilgået kommunen.
Beslutningen blåstemples efterfølgende af økonomiudvalget 16. juni 2011.
I øvrigt har Syddjurs Kommune haft gang andre it-udbud i årets løb.
Et tredje udbud kører fortsat og handler om indkøb af et ESDH-system. Men det udbud forestår Kombit, oplyser kommunen til Computerworld.
Derfor bød de ikke
Begrundelser for ikke at byde på server-udbud:
Siemens meddeler, at "de ikke kan afgive tilbud på grund af en forestående fusion med en anden virksomhed, og kan ikke foretage den ønskede virksomhedsoverdragelse af
medarbejdere, som er forudsat i udbudsmaterialet."
Steria oplyser til kommunen, at det blandt andet er "omstruktureringen og store nedskæringer i medarbejderstaben, der betyder, at de ikke har de fornødne ressourcer til at udarbejde et tilbud og gennemføre projektet."
KMD har valgt ikke at byde på opgaven "med begrundelse i udbuddets opdeling, som desværre ikke muliggør en rentabel business case for KMD."
Atea oplyser ikke en direkte årsag til sit manglende bud.
Begrundelser for ikke at byde på it-drift-udbud:
NNIT springer fra "af ressourcemæssige årsager i vores tilbudsteam".
9. juni 2011 klokken 11.46 meddeler Capana Operations til Syddjurs Kommune, at selskabet alligevel ikke ønsker at afgive tilbud.
Forklaringen lyder gengivet ordret i punktform:
"Ensidighed i kontraktens krav og bod."
"Omkostningsstrukturen i kontrakten gør det svært for leverandøren at optimere, så begge parter nyder godt af besparelsen."
"Capana Operations er utrygge i forhold til at kontrakten kan bremse et konstruktivt samarbejde mellem Syddjurs Kommune og Capana Operations. I værste fald kan begge parter være enige om et tiltag, men kontrakten i sin nuværende form kan stå i vejen for dette."
Kommunens borger- og it-chefen retter efterfølgende henvendelse til Capana Operations, fremgår det af papirer til økonomiudvalget.
Det sker for at høre nærmere omkring de omstændigheder, der har ført til selskabets beslutning omkring ikke at afgive et tilbud, herunder leverandørens økonomiske kalkulationer.
I den forbindelse oplyser selskabet til kommunen, ifølge kommunen, at virksomheden "ikke har erfaringer med at anvende kontraktstyring i det omfang, som aftalegrundlaget lægger op til."
