Et vindende bud på en millionordre sorteret fra på grund af en glemt underskift, er mareridtet hos it-leverandører, der lever af at få ordrer via it-udbud.
Her giver it-rådgivningsvirksomheden Nworks nogle gode råd til, hvordan man undgår de værste udbudsbrølere.
Punkt et er opfyldelse af de formelle krav.
"Mange bliver valgt fra på grund af procedurefejl på et ellers potentielt vindende tilbud," fortæller projektchef Jan Thomasen fra Nworks.
Derfor understreger han, at man bør gøre sig umage med at udfylde udbudsformularerene korrekt og fyldestgørende.
"Eksempelvis så husk at underskrive tilbuddet og vedlæg firmaregnskab, hvis dette kræves" siger han.
En anden ting, der er meget firkantet at skulle følge, er mindstekravene i udbudsmaterialet.
"Hvis der ikke kan svares klart 'JA' på bare et enkelt mindstekrav, så lad være med at byde, da det betyder en frasortering med det samme," siger projektchefen
Hvis man har problemer med at opfylde et mindstekrav, kunne det være en mulighed at opsøge underleverandører og eventuelt danne et konsortium, forklarer Jan Thomasen
Endelig skal man som tilbudsgiver huske at få lavet en juridisk vurdering af kontraktbetingelserne
Det skal gøres senest 14 dage inden udbudsfristen udløber, så eventuelle uacceptable kontraktbetingelser har mulighed for at blive lempet via spørgsmål/svar.
"Alt for ofte bliver juridiske ressourcer inddraget for sent i processen, før tilbudsfristen udløber," fortæller Jan Thomasen, og peger på, at man derved øger risikoen for juridiske fodfejl.
De fem råd
1. Læs grundigt:
Svar entydigt "JA" til mindstekrav. Lad være med at komme med lange forklaringer, som ikke er entydige. Hvis der ikke kan svares klart "JA" på bare et enkelt mindstekrav, så lad være med at byde, da det betyder en frasortering med det samme
2. Vær aktiv:
Brug aktivt den åbne "Spørgsmål & Svar"-proces til at afsøge muligheder for lempelse af krav via forståelsesdefinitioner i forhold til krav, som er svært forståelige eller urealiserbare.
3. Afsøg alternativer:
Såfremt man ikke selv kan opfylde alle mindstekrav og/eller det samlede bud med eventuelle optioner, så afsøg muligheden for at lave konsortier (brug underleverandører).
4. Juridisk vurdering:
Husk at få lavet en intern/ekstern juridisk vurdering af udbudsbetingelserne. Afklar dette senest 14 dage, inden udbudsfristen udløber.
5. Formelle krav:
Opfyld alle de banale/formelle krav, og dobbeltcheck dette, inden tilbuddet afsendes.
Kilde: Nworks
