Det står sløjt til med e-maildiciplinen i en lang række af landets kommuner. Mere end hver tredje danske kommune formår ikke at reagere på en simpel forespørgsel inden for 14 dage.
Det konkluderer Center for Digital Forvaltning, som netop har offentliggjort en undersøgelse af kommunernes e-mailresponstider.
- Tallet er ikke tilfredsstillende, og det billede skulle meget gerne se anderledes ud om en måned, når alle kommuner er klar til Edag2, siger konsulent Jakob Harder fra Kommunernes Landsforening.
Ret til svar på mails
Med Edag2 får borgerne netop ret til at kunne henvende sig til deres kommune via e-mail. Og så skal svartiden ikke overskride 14 dage, mener Jakob Harder.
- Alle kommuner bør svare inden for 14 dage. Selvfølgelig kan en mail gå tabt, men hvis der bliver lavet en ny undersøgelse om en måned, så bør det ikke være flercifrede procenter, der ikke svarer, siger han.
Han understreger, at svartiden kan afhænge af, hvor kompliceret sagsbehandlingen er.
- Men simple spørgsmål som hvornår genbrugspladsen har åbent, de bør besvares den samme eller den følgende dag, siger Jakob Harder.
De 34,3 procent, der ikke svarede inden for 14 dage, ligger samtidig langt bagefter de øvrige kommuner. Ifølge undersøgelsen var gennemsnitssvartiden mindre end to døgn.
En af hovedpointerne med Edag2 er at få løftet de kommuner, der halter efter, op på samme niveau som de kommuner, der har besvaret e-mails i årevis.
Sammenlægninger forsinker
Ifølge Jakob Harder er kommunesammenlægningerne en del af forklaringen på, at der så tæt på deadline for Edag2 fortsat er mange kommuner, der ikke har en ordentlig e-mailpolitik på plads.
Mange kommuner har først i december endegyldigt fundet ud af, hvilke naboer de skal lægges sammen med. Samtidig er Edag2-projektet forsinket på grund af, at TDC ikke har kunnet levere de digitale signaturer hurtigt nok til de sidste kommuner.
Derfor kommer Edag2 ikke til at løbe af stablen 1. februar som planlagt, men vil først falde på plads tidligst ved udgangen af måneden.
Blevet værre siden 2001
De fleste kommuner har valgt at sidestille e-mail med almindelig brevpost. Derfor henstiller de ifølge Center for Digital Forvaltning til, at responstiden skal være den samme.
Ifølge retningslinjerne for god forvaltningsskik betyder det, at e-mails lige som breve skal besvares inden for 14 dage. Det kunne en tredjedel altså ikke opfylde, da Center for Digital Forvaltning gennemførte sin undersøgelse.
I 2001 gennemførte Computerworld Online en tilsvarende undersøgelse af kommunernes evne til at besvare e-mails.
Dengang var det blot hver femte kommune, der ikke svarede på henvendelsen inden for en uge, mens de fleste svarede inden for det første døgn.
