KMD skulle have haft premiere på sit SAP-baserede økonomisystem i Århus Kommune 1. marts. Men opgaven viste sig større end ventet, så driftsstarten er udsat til december.
Et erkendt behov for mere kvalitetssikring, forbedret brugervenlighed samt for at reducere risikoen ved den Big Bang implementerings-løsning, KMD og kommunen med dens omkring 3000 brugere ellers var blevet enige om, er baggrunden for de kolde fødder.
Kontrakten rummer fem leverancer frem til 2008.
Dele af de senere leverancer, eksempelvis en brugervenlig portalløsning og noget e-handelsfunktionalitet er blevet fremrykket til startversionen med dens grundlæggende finansielle styringsværktøj.
– Institutionsledere, der ikke er vant til at arbejde med it-systemer, skal også kunne bruge systemet, og der er ingen grund til, at de skal sætte sig ind i hele SAP-logikken. Derfor skal vi have portalen fra start, siger Jan Trosborg, regnskabschef i Århus Kommune og intern projektansvarlig for systemimplementeringen.
Frygter folkebevægelse
Hos KMD vægter produktmarkedschef Jens Otto Størup også brugervenlighed – han frygter en veritabel folkebevægelse mod KMD og SAP.
– For at undgå dramatiske, negative reaktioner bruger vi nogle kræfter på at gøre systemet mere tilgængeligt, specielt for de lejlighedsvise brugere, siger han.
Begge parter peger også på, at med udsættelsen til 1. december kommer systemet til at gå i luften på den første dag i det nye kommunale regnskabsår. Det er med til at reducere risikoen ved udskiftningen, fordi kommunen ikke har så mange transaktioner lige i begyndelsen af regnskabsåret.
Ydermere har man besluttet at køre parallel drift på det gamle og det nye system i tre måneder frem til 1. marts 2007, frem for som oprindeligt planlagt at trække stikket til det gamle med det samme.
– Hvor vi før vurderede, det var bedst at komme i gang tidligst muligt, er vi nu blevet klogere og mere opmærksomme på risikoelementerne. Blandt udfordringerne er så til gengæld, at medarbejderne i en periode skal arbejde i to systemer, og konverteringsopgaven er større end først forudsat, siger Jan Trosborg.
Tid til uddannelse
Blandt fordelene ved udsættelsen fremhæver han i øvrigt, at der nu bliver ordentlig tid til at uddanne de omkring 3.000 slutbrugere samt bedre tid til at få den ny magistratstruktur fra 1. januar 2006 manifesteret i løsningen.
Den store Århus Kommune er den første, der går på KMD’s splinternye løsning, som ikke blot er SAP’ificeret, men også – hvilket er usædvanligt på den kommunale front – har fået integreret løn- og økonomisystemet.
Jens Otto Størup fra KMD beskriver, hvordan den vedtagne implementeringsmodel blev diskvalificeret i opløbet.
– Da datoen nærmede sig, kiggede vi på hinanden og spurgte, er det nu lige det vi gør? Og endte med at sige nej, der er ting, vi kan gøre bedre, specielt fordi det er så stort, det vi sætter i værk. Havde det været en model, hvor vi for eksempel lagde ud med fem institutioner, havde vores risikovillighed sikkert været en anden, siger han.
Ud over Århus ventes seks andre kommuner at sætte det nye system i drift til december. Dog går de seks mindre kommuner i gang med at lægge budget i det nye system her i foråret.
KMD vandt kontrakten med Århus Kommune i november 2004 efter et EU-udbud, hvor en håndfuld andre selskaber også bød ind.
Denne artikel stammer fra fredagens trykte udgave af Computerworld
