Ting tager tid.
Det gælder i høj grad for business intelligence løsninger (BI), når de fra starten er en del af et ægte forandringsprojekt, som det Arla Foods har været igennem siden svenske Arla og MD Foods fusionerede 7. april 2000.
Europas næststørste mejerikoncern og Danmarks tredjestørste virksomhed Arla Foods kan datere sin oprindelse helt tilbage til 1881, hvor det første svenske andelsmejeri blev oprettet på Stora Arla Gård i Västmanland.
Udspringer af andelstanken
Og selskabet udspringer af andelstanken og dermed af en foreningskultur med ekstra fokus på politisk ledelse med de procesfordele og -ulemper, som følger med.
I denne måned får selskabets interessenter de sidste økonomiske rapporter fra det, som BI-manager Michael Vølund kalder den gamle verden.
Den nye BI-verden er blevet til som en del af projektet Ett Arla, der blev lanceret i maj 2002 knapt et år efter den strukturplan, der skulle bruges til integrationen af de to mejerigiganter.
Ikke et it-projekt
"Ett Arla-projektet er ikke et it-projekt, men et forretningsprojekt, der understøttes af it", skrev Arla-ledelsen i præsentationen af Ett Arla og understregede, at formålet var at gøre Arla Foods stærkere og ruste koncernen til udfordringer på fremtidens fødevaremarkeder.
"Programmet går ud på at gøre de måder, vi arbejder på, mere enkle, mere effektive og bedre integreret med hinanden".
Det er en formulering, der passer som hånd i handske med den måde, som konsulenter og leverandører gerne vil se business intelligence løsninger.
Men set fra BI-manager Michael Vølunds stol var udfordringen til at få øje på.
Den gamle verden bestod af mere end 30 selvstændige data warehouses og mere end 280 rapporteringsløsninger med Excell og SAS som de primære analyseværktøjer. Og alt sammen i en virksomhed med 1.000 produkter til salg i 130 lande.
Den første store business intelligence leverance blev for alvor taget i brug omkring nytår, da alle brugere begyndte at rapportere ud fra et enterprise datawarehouse fra SAP, der lige nu indeholder 10 terabyte data.
Rapportering sker for 1600 brugeres vedkommende gennem SAP BW, mens 1300 bruger Cognos Report Net.
- Nøglen til, at vi er kommet så langt med vores business intelligence løsning, er standardisering, skarpt fokus på SAP BW og et grundigt forarbejde med definering af arkitektur, metode og struktureret opsamling af enterprise viden. Men der er nogle opgaver som SAP BW endnu ikke kan løse og vi skal levere rapporter til mange forskellige interessenter fra leverandører over sælgere til kunder, så derfor benytter vi også Cognos, siger Michael Vølund.
Månedspakker
Han forklarer, at BI-projektet nu er gået fra implementering i store bølger til månedspakker.
Og sådan vil det fortsætte både indtil det oprindelige projekt er slut men også herefter, når arbejdet med at vedligeholde og udvikle investeringen i business intelligence fortsætter.
For Michael Vølund er det nemlig nok så vigtigt, at governancemodellen og processerne er på plads, så han er sikker på, at den ene milliard, der er investeret bliver udnyttet bedst mulig.
Derfor har Arla valgt fremover at håndtere driftsarbejdet efter ITIL-principperne.
Det 17 mand store BI-team skelner derfor benhårdt mellem fejl og nye funktioner.
Der er konstant 100 henvendelser om fejl og nye funktioner til behandling.
Fejl løses straks
- Fejl følges der naturligvis op på med det samme. Anmodninger om nye funktioner henvises til de ansvarlige teknologi- og forretningsproces koordinatorer. Og er omkostningerne ved en ny funktion større end 25.000 kroner skal de behandles af et Change Advisory Board, fortæller Michael Vølund.
Opgavestiller kan så eskalere henvendelsen til yderligere to niveauer i styringen af projekterne under Ett Arla.
Arlas BI-strategi følger Gartners model med seks trin:
1. Measure – reports.
2. Manage
3. Decide – management information portal.
4. Optimize
5. Discover – knowledge management.
6. Innovate – pervasive business intelligence.
- I Arla befinder vi os nu omkring trin 3. Så der er et godt stykke vej til Gartners vision om pervasive business intelligence og Googlisering af rapportering og så videre. Men vi er altså nået langt fra udgangspunktet, hvor et varenummer sagtens kunne være to forskellige produkter i Danmark og Sverige, siger Michael Vølund.
