Når rederiet Torm før i tiden var færdig med at udarbejde sine mange rapporter på omstændelig vis i regnearket Excel, var data ofte forældede.
"Vi brugte hver måned omkring 25 timer på at klippe-klistre i Excel, når vi skulle udarbejde vores forskellige rapporter til ledelsen, divisions- og afdelingschefer og til vores "pool-partnere," fortæller Michael Heiland, projektleder hos A/S Dampskibsselskabet Torm som rederiets fulde navn er.
"Rapporterne blev nogle gange først klar med op til halvanden måneds forskydning, fordi vi skulle hente data fra mange forskellige kilder og afstemme dem med hinanden," siger han.
De 25 timer er efter indførelsen af business intelligence i rederiet skåret ned til bare en halv time, og ledelsen har fået langt mere nuancerede og aktuelle data at træffe beslutninger ud fra.
Omfattende rapportering
Michael Heiland har blandt andet ansvaret for den omfattende rapportering, der er nødvendig i en virksomhed med 250 medarbejdere og ansvar for 100 tank- og fragtskibe, hvoraf de 60 bliver drevet i såkaldte pool-fællesskaber med andre rederier.
"Vi har altid haft et kæmpe behov for masser af dataudtræk og for hurtig rapportering, både internt og eksternt. Men før vi fik business intelligence og dermed et ETL-værktøj (Extract Transform and Load, red.), var det enormt besværligt, fordi vi brugte de meget simple rapporteringsmuligheder i vores administrative kernesystemer - shippingsystemet og ERP-systemet Navision," fortæller Heiland.
Arbejdet blev ikke lettere af, at de data, der skulle indgå i rapporterne, lå spredt ud på syv eller otte forskellige databasesystemer, så det ikke blot var et stort arbejde at finde data frem - men også at gøre dem konsistente. Et arbejde, der kun kunne laves med dyr, ekstern assistance.
Kursen sat mod BI
Med ansættelsen af en ny it-chef i 2001 og Michael Heiland i 2002 var kursen sat mod en mere smidig informationsformidling og rapportering.
En styregruppe udarbejdede kravspecifikationer og endte efter en kortlægning af markedet med at se nærmere på BI-værktøjer fra Cognos, Business Objects, QlikTech, Microsoft og Dimensional Insights.
"Vi endte med at vælge DI Diver fra Dimensional Insights ikke mindst fordi værktøjet er meget brugervenligt," siger Michael Heiland.
Egentlig var et af kravene, at leverandøren skulle have mindst 1.000 medarbejdere på verdensplan, og det levede Dimensional Insights ikke op til.
Til gengæld udspringer virksomheden og produktet fra det anerkendte tekniske universitet Massachusetts Institute of Technology, MIT, i Boston, så Torm valgte at droppe størrelseskravet.
Fra top til bund
Torm bruger sin BI-løsning til at levere information til samtlige ansatte på kryds og tværs i koncernen fra reception og op til ledelsen.
"Vi bruger også BI-værktøjet til at hive ting ud af systemerne og skyde dem videre til andre systemer via vores SOA (Service Orienteret Arkitektur, red.), som vi er i gang med at implementere nu," fortæller Michael Heiland.
Et eksempel på brugere er Torms skibsinspektører. En skibsinspektør er ofte forhenværende kaptajn, styrmand eller maskinmester, og han har ansvaret for den tekniske drift af rederiets skibe, hvilket indebærer indkøb af reservedele i samarbejde med maskinmestrene på skibene.
"Skibsinspektørerne er nogle gamle rotter, og de ved, at "for halvandet år siden købte jeg en reservedel hos den og den leverandør, og den skal jeg bruge igen," forklarer Michael Heiland.
"Tidligere gik skibsinspektøren så først op og snakkede med bogholderen for at få information nok om bilaget til bagefter at gå ned i kælderen i arkivet for at finde det. I dag skanner vi 98 procent af samtlige bilag, og ved hver bogføringslinje er der en sti til det skannede dokument. Så i dag går de selv ind i det skib, som de ved, for halvandet år siden har fået sådan en reservedel - og finder bilaget i det væld af linjer eller på den konto, hvor den står og så åbner de fakturaen. Og så har de til at starte med sparet masser af tid," forklarer Michael Heiland.
I kaptajnens sted
I opsætningen af systemet har Heiland og hans medarbejdere forsøgt - i dette tilfælde - at sætte sig i kaptajnens sted.
"Hvad ville jeg gøre i kaptajnens sted. Jeg skal bruge et årstal og et skibsnavn, det kan vi lave som drop down-gardiner, så skal jeg bruge et teknisk område og en kontogruppe, og så alt hvad der er blevet bogført på den kontogruppe i et bestemt tidsrum."
"Resultatet er et nemt og overskueligt billede i front end'en, og det er også nemt for os at sætte op, så det passer brugerne," siger Heiland, der tilføjer, at brugerne også er i stand til at komme i systemet via web'en.
Ind imellem har Torm for meget at lave eller brug for eksperthjælp, og så ringer Heiland eller en af de andre fire superbrugere til leverandøren Infotool, hvor Torm har købt sig til et "klippekort svarende til en tredjedel medarbejder."
Rederiet Torm er blevet så skrap en bruger af DI Diver, at Michael Heuland, som den eneste europæer, holdt et indlæg på Dimensional Insights årlige brugerkonference i USA i 2004, med titlen: Management and Company Information with Business Intelligence - Going all the Way.
Trekvart million kroner
Den oprindelige investering i DI Diver kostede Torm trekvart million kroner, hvilket omfattede hardware, software og licenser til 70 brugere. I dag har rederiet 130 licenser, og brugerne sidder overalt i rederiets afdelinger fra Hellerup til Singapore.
"Udover den oprindelige investering koster DI Diver os cirka 150.000 kroner om året svarende til 20 procent af den oprindelige købspris," siger Michael Heiland.
Han er rigtig godt tilfreds med at have fået business intelligence ombord og tilfredsheden bliver ikke mindre af, at producenten Dimensional Insights er meget lydhøre over for brugerne.
Så lydhøre, at det sidste forslag til en forbedret funktionalitet i DI Diver Michael Heiland sendte til Boston var implementeret i produktet to dage senere.
Fakta om Dampskibsselskabet Torm
A/S Dampskibsselskabet Torm, som rederiet Torm officielt har heddet næsten lige siden Ditlev Torm grundlagde det i 1889, er verdens største rederi indenfor specialtankskibe til transport af raffinerede, råoliebaserede færdigprodukter som for eksempel benzin, diesel, flybrændstof og nafta, der bruges ved fremstilling af plast.
Herudover transporterer Torm tørlast såsom kul, jernmalm og korn.
Torm råder over 100 tank- og tørlastskibe, hvoraf de 40 er Torms egne og de 60 er ejet i fællesskab med andre rederier i såkaldte pool-fællesskaber.
Torm havde i 2006 en omsætning på 3,2 milliarder kroner, og selskabet blev i 1905 børsnoteret på Københavns Fondsbørs og er i dag også noteret på Nasdaq børsen i New York.
