Computerworld News Service: Selvom det kan være underholdende at læse skrækhistorier om outsourcing - især hvis det ikke er en selv, det er gået ud over - er det endnu bedre at få muligheden for at lære af andres fejl.
Derfor får du her en oversigt over en række brancheeksperters bedste råd, der er baseret på deres egen og deres kunders erfaringer.
Brancheeksperterne er:
Larry Harding, grundlægger og leder af det globale konsulentfirma High Street Partners.
Steve Martin, konsulent og partner i Pace Harmon.
Peter Geisheker, CEO for marketingfirmaet Geisheker Group.
Patrick Dolan, CEO for BPO Management Services.
1. - 4. råd
1. Sæt klare mål
Det er ikke fordi, de mest velforberedte planer ofte går galt. Det er fordi, det ofte ikke var så velforberedt til at starte med.
Der er mangel på erfaring i, hvad det medfører at outsource. Det påvirker for eksempel både økonomiafdelingen og de fleste andre afdelinger at kaste sig ud i et globalt salgs- og marketing-udspil.
2. Find en egnet udbyder
Sørg for, at din serviceudbyder kan mere end bare at kode og implementere.
En outsourcer skal passe til kulturen og forretningsmålene i virksomheden og have den rigtige erfaring, være god til at kommunikere og have en passende arbejdsstil.
Husk at outsourceren bliver en del af virksomheden og skal passe ligeså godt ind som de rigtige medarbejdere.
3. Tænk ikke kortsigtet
Interessenter farer ofte vild i selve aftalen. I et forsøg på at spare penge for virksomheden skifter fokus over til at dokumentere fordelene ved aftalen og fastlægge priser, besparelser, betingelser og vilkår.
Der mangler ofte fokus på det langsigtede resultat, der er ønsket for at kunne retfærdiggøre sådan et fundamentalt skift i virksomhedens drift.
4. Bland aldrig salg og aflevering sammen
Fokuser på at få en god aflevering - det er det ultimative formål med aftalen, men det bliver ofte overset, når først papirerne er underskrevet. Det er afleveringsdetaljerne, der går tabt ved overgangen fra dem, der underskriver aftalen til dem, der udfører arbejdet.
5. - 8. råd
5. Ændr holdning til it
Lad være med at betragte it som en omkostning og se det i stedet som en værdi.
Sådan et skift afklarer, hvad der er vigtigt for virksomheden, og hvad der er generisk og dermed, hvad der bør være kandidat til at blive outsourcet.
6. Få styr på kommunikationen
Sørg for at serviceudbyderen forstår projektets specifikationer. Vær så detajleret og præcis som muligt.
Når du flytter it-funktioner ud af organisationen, er der brug for en hel del koordinering og kommunikation frem og tilbage - mere end når der flyttes rundt på funktioner internt i organisationen.
7. Forvent at få hvad du betaler for
Hvis du sætter for mange økonomiske grænser for outsourceren, skyder han genvej.
8. Vær tilstede hos serviceudbyderen
Hvis det er muligt, så skriv ind i budgettet, at der altid skal være en medarbejder hos serviceudbyderen.
Du skal kunne holde øje med, hvad der sker og have en udsendt på stedet, så outsourceren også har en forbindelse til dig.
9. - 12. råd
9. Fasthold ansvaret
Outsourcing bør ikke betyde, at du frasiger dig ansvaret.
Du har stadig ansvaret for de overordnede resultater, så du bør være aktivt involveret i arbejdet med - og ledelsen af outsourceren.
10. Få ledelsens godkendelse
Sørg for at involvere interessenter på ledelsesniveau, for eksempel CIO'en på kundesiden og CEO'en på leverandørsiden.
Lad være med at uddelegere alle opgaverne til mellemledelsen.
11. Vælg de rigtige projekter til outsourcing
I mange tilfælde bliver beslutningen om at outsource taget af de forkerte årsager.
It-afdelingen har tendens til at aflæsse det, der er uønsket, fremfor at finde ud af, hvad det giver mening af outsource.
Hvad der skal outsources afhænger af virksomhedens mål. Hvis det primære mål er at spare penge, er det en god ide at starte med de applikationer, der koster flest penge.
12. Ryd op før du outsourcer
Virksomheder har tendens til at læsse deres problemer over på outsourcere og derefter blive overrasket over, at det ofte medfører et dårligt resultat.
Hvis virksomheden ikke kunne få systemerne i orden, hvordan kan man så forvente, at outsourceren kan?
Det er faktisk sværere for outsourceren, fordi det kan være svært at beslutte, hvad der er 'rigtigt', hvis man ikke har kendskab til virksomhedens historie, kultur og forretningskontekst.
Det er også en god idé at indføre nye systemer selv og derefter outsource drift og vedligeholdelse.
Oversat af Mille Bindslev
