Alle statslige myndigheder uden undtagelse skal aflevere en kopi af 'bevaringsværdige data' til Statens Arkiver.
Kommuner og regioner kan vælge at aflevere til Statens Arkiver eller selv oprette et seperat, offentligt arkiv.
I praksis er der tale om data fra eksempelvis ESDH-systemer, forklarer arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar fra Bevarings- og Kassationsafdelingen fra Rigsarkivet, hvor Statens Arkiver hører hjemme.
I årsrapporten fra Statens Arkiver står, at man i 2008 fik data tilsendt fra 241 statslige it-systemer - heraf fire ESDH-systemer.
På det kommunale område blev der afleveret godkendte arkiveringsversioner af data fra 162 it-systemer - heraf seks ESDH-systemer.
Fortsat er papiraflevering dog også en stor arbejdsopgave for arkivet, da der i 2008 blev afleveret ikke mindre end knap ni hylde-kilometer.
Seks TB siden 1970'erne
Siden 1970'erne er der tilsammen kun afleveret seks TB data til Statens Arkiver, oplyser Kirsten Villadsen.
Hun forklarer, at den lille datamængde skyldes flere forhold.
For det første siger arkivloven, at Statens Arkiver kun skal "sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder".
"Når Statens Arkiver ikke modtager alle de data, som den offentlige forvaltning skaber, skyldes det hensynet til de omkostninger, som er forbundet med bevaringen," siger hun.
I praksis bliver data vurdereret ud fra, om det har historisk værdi, herunder hvor stor en population data dækker, og væsentligheden af de oplysninger, som registret indeholder.
"Vi bevarer derfor alle væsentlige oplysninger om borgerne i det danske samfund, men for eksempel ikke oplysninger om myndighedernes interne administration. Dernæst ser vi på, om data findes i flere systemer, enten i samme form eller på aggregeret niveau, hvilket ofte vil være tilfældet.
Data bevares som udgangspunkt kun ét sted. Vi ser også på, om data i tilstrækkeligt omfang er publiceret, for eksempel i en rapport," siger Kirsten Villadsen.
Statens Arkiver vurderer, at det kun har bevaret data fra cirka 20 procent af de registre (databaser, red.), som det har vurderet.
For det andet fylder data fra registre ikke så meget, forklarer Kirsten Villadsen.
"Data fra databaser fylder væsentlig mindre end data fra systemer, som også indeholder dokumenter. Når vi ikke har modtaget data fra flere systemer med dokumenter (ESDH-systemer) skyldes det, at myndighederne først har taget ESDH i brug indenfor de sidste 5-10 år.
Da myndighederne først skal aflevere data efter cirka fem år, har vi simpelthen ikke modtaget data fra så mange ESDH-systemer endnu," siger hun.
Endelig forklarer Kirsten Villadsen, at Statens Arkiver modtager et systemuafhængigt udtræk af data og altså ikke en kopi af systemet som sådan.
"I forbindelse med produktion af det systemuafhængige udtræk af data (en arkiveringsversion, red.) kan vi endvidere fastlægge, at visse data ikke skal afleveres. Det gælder for eksempel log filer, oplysninger om printere og så videre," siger hun.
Tre eksemplarer
Kirsten Viladsen oplyser, at når Statens Arkiver har godkendt det afleverede data, bliver det opbevaret i tre eksemplarer.
"To eksemplarer bliver brændt ud på optisk medium, som lige nu er DVD'er og et tredje eksemplar bliver overført til Statsbiblioteket i Århus," siger hun.
Hun forklarer, at DVD'erne opbevares i et særligt sikret magasin i København, mens Statsbiblioteket opbevarer data i det bit-arkiv, som Statsbiblioteket har etableret i samarbejde med Det Kongelige Bibliotek.
Her har Statens Arkiver mulighed for at købe ekstra kapacitet, efterhånden som det bliver nødvendigt.
Myndighederne afleverer som udgangspunkt data på det tidspunkt, som Statens Arkiver fastsætter, og som for det meste vil det altså være cirka hvert femte år, forklarer hun.
"Der er selvfølgelig myndigheder, som bliver forsinkede, fordi de eller deres leverandører ikke afsætter de rigtige ressourcer til opgaven, men vi bliver ved med at rykke indtil afleveringerne er i hus," siger hun.
Det er derfor et mindretal af myndigheder, der ikke afleverer nogenlunde på det fastsatte tidspunkt, understreger hun.
"Vi har dog oplevet, at visse myndighederne har været væsentlig længere tid om at producere arkiveringsversioner af deres ESDH-systemer end forudsat. Problemerne er dog aftagende," siger hun.
