På fire år købte Thrane & Thrane tre virksomheder i tre forskellige lande.
Det var en sand udfordring for it-chefen, der strikker it-systemerne i koncernen sammen. Per Skov-Madsen er manden med ansvaret for it-integrationen af de opkøbte virksomheder.
"Jeg har prøvet hele vejen fra dengang, da vi var et enkelt firma til i dag, hvor vi har fem lokationer. Der er slet ingen tvivl om, at øvelsen med at integrere firmaer er udfordrende, når du ikke er vant til den," fortæller Per Skov-Madsen, der er vice president for it i Thrane & Thrane.
Koncernen har hovedkontor i Lyngby, og frem til 2003 var det den eneste afdeling i virksomheden. Men så tog opkøbene ellers fart. I 2003 købte Thrane & Thrane en amerikansk virksomhed, året efter et firma i Aalborg, og i 2006 købte koncernen et norsk firma. Det har de seneste år givet it-chefen store udfordringer.
"Vi har som firma været helt grønne, da vi startede på det. Det er inden for de sidste tre år, at vi har lavet nogle større integrationer. Der er noget psykologi, nogle arbejdsprocesser og noget teknik i det, men teknikken er en mindre del af de samlede problemstillinger," siger Per Skov-Madsen.
Aalborg-virksomhed blev integreret som den første
Den første virksomhed, som skulle integreres sammen med Thrane & Thranes it-system, var den opkøbte virksomhed i Aalborg, EuroCom Industries (ECI).
Per Skov-Madsen udarbejdede en plan, hvor det skulle tage ni måneder at få integreret de samme it-systemer, som Thrane & Thrane brugte i Lyngby.
"Den største overraskelse var, at du har sådan et billede af, at alt er til diskussion, når du er grøn og skal i gang med en integration. Du bliver overrasket over, hvor meget tid det tager at diskutere hver eneste detalje. Du ender nemt i den situation, som mange firmaer gør, hvor integrationen tager flere år, og det skal man bare ikke gøre," understreger it-chefen.
Integration må maksimalt vare et år
Per Skov-Madsen tilføjer, at en integration maksimalt må tage et år, ellers begynder energien at forlade projektet, fordi medarbejderne langsomt opgiver troen på, at det kommer på plads. Skrækscenariet dukkede også op under det første integrationsprojekt i Aalborg, husker Per Skov-Madsen
"Vi var midtvejs ved at køre ud ad et vildspor. Da der manglede fire af de i alt ni måneder, kunne vi godt se, at vi havde fået gennemført under halvdelen af projektet. Vi skulle lige pludselig gribe det meget anderledes an, hvis vi skulle komme i land på tilrettelagt tid," beretter han.
Der gik for meget tid med diskussioner omkring helt små detaljer. Løsningen blev at fokusere på nogle helt bestemte områder, mens diskussionerne omkring andre områder blev droppet på grund af den presserende deadline.
"Så blev det lige pludselig overkommeligt, og så kunne vi komme i land inden for den planlagte tid. Det var for mig en stor overraskelse, at man på forhånd skal sørge for, hvilke ting der er til diskussion, og hvilke ting der ikke er til diskussion," fortæller Per Skov-Madsen.
Sørg for at centralisere
Thrane & Thrane har en helt overordnet politik i forbindelse med integrationer, og den siger klart, at der skal centraliseres. De opkøbte afdelinger skal køre med de samme ERP-systemer, som hovedkontoret i Lyngby. Det er også et råd, han vil give til andre it-chefer, der skal integrere andre firmaer i it-systemet.
"Sørg for at få centraliseret. Det giver mange flere fordele, end man tror. Det giver effektivitet, gennemsigtighed og nemmere samarbejdsvilkår," siger Per Skov-Madsen.
Nye it-systemer, som bliver tvunget ned over medarbejderne i eksempelvis en opkøbt virksomhed, kan dog let møde modstand.
"Det er klart, at det er nogle slagsmål, man lige skal tage helt i starten, men de fleste kan også godt forstå, hvis man snakker effektivitet og siger, at det er på den måde, man kan få en effektiv organisation. Vi bruger færre ressourcer og er meget mere effektive. Det er der slet ingen tvivl om," siger Per Skov-Madsen om centraliseringen.
Al software er på engelsk
I koncernen er der ikke et egentlig regelsæt for det talte sprog, men det forholder sig anderledes, når det gælder softwareinstallationerne.
"I forbindelse med programmer er det helt klart en overvejelse, vi har haft, og her har vi valgt, at alle softwareprogrammer skal være på engelsk," fortæller Per Skov-Madsen.
"Der er der ingen nåde. Al software i hele koncernen er på engelsk, og det har igen noget med samarbejde at gøre og det at kende en andens arbejdssituation, selvom personen måtte være langt væk," uddyber han.
Han mener, at det specielt betyder meget i forbindelse med ERP, hvor der er mange fagudtryk i programmerne. Her er forskellene endnu større, vurderer han.
"Det tager ikke særlig lang tid for den enkelte person at vænne sig til det engelske, men hvis man først havde vænnet sig til hver sit sprog, så kunne man virkelig snakke forbi hinanden," siger Per Skov-Madsen.
Nordmænd tog imod med åbne arme
Det er ifølge Per Skov-Madsen vigtigt at få vendt it-integrationerne til noget positivt. I stedet for at se det som tvang at få et nyt ERP-system, kan medarbejderne få det serveret som forbedring af deres nuværende værktøjer.
"Vi købte et norsk firma, der havde kørt med dårlig økonomi igennem længere tid, og det betød, at de ikke havde haft lov til at skifte værktøjer. De havde været i en presset situation, og når vi så kommer ind og foretager opkøbet, føler de det som om, at nu får de lige pludselig igen lov," siger Per Skov Madsen.
Efter købet var der pludselig lidt luft i nordmændenes økonomi.
"Firmaet ansøgte om at få et nyt ERP-system, fordi de havde et gammelt, som fungerede meget dårligt. Vi kom så ind med et helt moderne ERP-system, og det kunne de bruge, ligeså snart vi havde konverteret alt over. De blev glade, for de havde længtes efter et nyt system igennem mange år," fortæller han.
It-afdelingen, som Per Skov-Madsen leder i Lyngby, har i alt 10 ansatte, mens der i hele virksomheden er 650 medarbejdere.
