Computerworld News Service: Som projektleder er man nødt til at have overblik over alle aspekter ved de projekter, man leder - lige fra ressourcer og leverandører til projektomkostninger og udstyr.
Hemmeligheden bag at kunne holde styr på det hele er at fokusere på de fem vigtigste mål i forbindelse med projektledelse. Hvis du kan opnå de følgende fem mål for dine projekter, er succesen inden for rækkevidde.
Mål 1: Bliv færdig til tiden
Dette er det sværeste mål at opnå. Det, der gør det så svært, er, at projektkravene ofte ændres i løbet af et projekt, mens den oprindelige tidsplanlægning sandsynligvis var optimistisk i forvejen.
For at opnå dette mål er du nødt til at håndtere projektets sigte meget nøje. Implementer en proces til kontrol af ændringer, så enhver ændring i projektets sigte bliver forsvarligt håndteret.
Hold altid din tidsplanlægning opdateret, så den tager højde for både den faktiske og den planlagte udvikling. Identificer enhver afvigelse fra skemaet og ret dem hurtigt ind.
Mål 2: Hold dig inden for budgettet
For at sikre dig, at projektets omkostninger ikke kommer ud af kontrol, er du nødt til at lægge et projektbudget fra starten, som du kan bruge som sammenligningsgrundlag. I dette budget skal du inkludere alle projektets omkostninger, hvad enten de har at gøre med folk, udstyr, leverandører eller materialer. Derefter skal du regne ud, hvor meget fuldførelsen af hvert trin i din projektplan kommer til at koste og holde styr på enhver afvigelse fra denne plan.
Hvis du bruger for meget på visse trin i projektet, så sørg for at du bruger tilsvarende mindre i andre. På denne måde kan du kontrollere dine udgifter og levere uden at overskride budgettet.
Glade kunder og glade medarbejdere
Mål 3: Imødekom projektkravene
Hvad enten kravene til dit projekt er at installere et nyt it-system, opdatere et website eller konsolidere datacentre, så er dit projekt nødt til at munde ud i en løsning, der imødekommer disse krav 100 procent.
Tricket her er at sørge for, at du fra starten er udstyret med et tilstrækkeligt detaljeret sæt krav. Hvis kravspecifikationen er uklar på nogen måde, kan det, der i første omgang blev bedømt til at være et nemt stykke arbejde, hurtigt vokse i omfang og tage værdigfuld tid og ressourcer at få færdig.
Mål 4: Hold kunderne glade
Du kan få dit projekt færdigt til tiden, holde dig inden for budgettet og imødekomme kravene 100 procent og alligevel ende med utilfredse kunder. Det sker som regel, fordi kundens forventninger ændrer sig i løbet af projektet, uden at det bliver behørigt håndteret.
For at sikre at projektets sponsor, kunder og andre interessenter er tilfredse ved projektets afslutning, er du nødt til at håndtere deres forventninger nøje. Sørg for at du hele tiden holder dem informeret om projektets gang.
"Keep it real" ved at give en krystalklar og realistisk gennemgang af projektets udvikling hidtil. Lad dem jævnligt få luft for eventuelle bekymringer eller nye ideer. Fortæl dem ligeud, når du ikke kan levere til tiden, eller når der er brug for at foretage en ændring. Åbenhed og ærlighed er altid de bedste værktøjer til at håndtere kunders forventninger.
Mål 5: Sørg for at projektteamets medlemmer er glade
Hvis du kan opnå de fire foregående mål med et tilfreds projekthold, så vil du være mere end klar til at gå i gang med det næste projekt. Og sådan vil dine ansatte også have det. Medarbejdertilfredshed er altafgørende for dit projekts succes.
Så hold dit projektteam glad ved at belønne og anerkende succeser. Tildel dine projektmedarbejdere arbejdsopgaver, der komplementerer deres styrker, og lav teambuilding-øvelser for at holde gejsten oppe. Med et glad og motiveret hold kan du opnå alt.
Og det var det. Disse fem mål bør enhver projektleder sætte for sig selv ved hvert projekts start.
Oversat af Thomas Bøndergaard
