Advarsel: Det følgende er en succeshistorie om en offentlig styrelse, der har implementeret et IT-system med digital signatur, der gør det hurtigere, nemmere og billigere for erhvervslivet. Og det fungerer.
Siden september sidste år har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen uddelt certifikater til digital signatur til hver tredje advokat i Danmark foruden en lang række advokatsekretærer, og de har allerede været flittigt i brug til at oprette nye selskaber for advokaternes klienter.
Centergaarden i Holbæk har oprettet mere end ti selskaber digitalt.
? Når folk har besluttet sig for at stifte virksomhed, skal det ofte gå hurtigt. Så kommer advokaten farende ud i forkontoret med beskeden: ?Nu er der skrevet under?, fortæller advokatsekretær Anne Bjergvang fra Centergaarden.
Det skal gå stærkt ? digitalt
Så udfylder hun papirerne, og det er det, der i dag sker direkte på skærmen i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens selskabsregister. En digital signatur som logon garanterer over for styrelsen, hvem hun er.
Det første, der sker, er, at hun reserverer virksomhedens navn og opretter en kladde med et password. Så kan hun ringe klientens revisor og bank op og give dem passwordet. Med deres digitale signatur kan de så gå ind på sagen i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens register og bekræfte, at værdierne er til stede som krævet. Hvis det er aktiver som biler, maskiner eller ejendomme, bekræfter revisoren, at de findes, og hvad de er værd. Er det rede penge, skriver banken under på, at pengene står på en nyoprettet konto i virksomhedens navn.
Slut med faxer og slut med at køre rundt med dokumenter.
? Når de elektroniske dokumenter er på plads, skriver jeg under med min digitale signatur, og så farer jeg tilbage til mødet mellem advokaten og klienten og siger: ?Nu er det registreret?, fortæller Anne Bjergvang.
Indtil videre har kun tre advokatsekretærer ud af Centergaardens 30 medarbejder fået digital signatur.
? Men vi har netop i dag besluttet, at alle skal have digital signatur. Så vi også kan bruge den til sikker kommunikation pr. e-mail, fortæller Anne Bjergvang.
Hun afviser, at det var besværligt at installere de digitale certifikater, også selv om hun var nødt til at læse et par manualer først. Og selv om man flere steder er nødt til at foretage en række indstillinger manuelt ? som for eksempel at sætte sikkerheden i browseren til høj.
Analog bestilling nødvendig
? Jeg brugte vel en lille formiddag på at sætte mig ind i det og bestille certifikaterne. Og så en anden formiddag på at installere dem på tre maskiner. I min hverdag bliver det sådan ind imellem en masse andre opgaver, siger advokatsekretæren med et smil.
Til gengæld kan man ikke undgå analog fax, kuverter, frimærker og underskrifter med kuglepen på papir, når man skal have en digital signatur.
? Jeg sidder lige op ad faxen, hvor bestillingerne på certifikater kommer ind, og den tikker lystigt i disse dage, fortæller afdelingsleder i TDC Internets certifikatafdeling, Morten Storm Petersen.
Det er TDC?s medarbejdercertifikater, som Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har købt over Statens og Kommunernes Indkøbs Services (SKI) aftale. Og da en medarbejder underskriver digitalt på virksomhedens vegne, er TDC nødt til først at have en kontrakt med virksomheden, der udnævner en ansvarlig kontaktperson.
? Men vi arbejder på at udvikle et system, hvor man kan bestille de efterfølgende certifikater til virksomheden digitalt i en webbrowser, fortæller Morten Storm Petersen.
Digital signatur er vejen frem
Siden begyndelsen af 90?erne har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen haft digitale systemer i kommunikationen med erhvervslivet, men efter indførelsen af digital signatur hos advokater, nogle få revisorer og nogle få medarbejdere, er det den vej, det skal gå i fremtiden.
? Hvis vi skulle fortsætte med digital forvaltning, skulle vi være helt sikker på, hvem der sidder i den anden ende, så digital signatur var nødvendigt, fortæller projektleder Thorbjørn Langkilde fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Han peger på, at næste projekt er at åbne mulighed for online-ændringer af selskabernes vedtægter ? og at få virksomhederne til at aflevere de lovpligtige regnskaber digitalt.
Enklere regnskab
? I dag står en af vores medarbejdere og scanner 100 til 200 sider ind for hvert regnskab, vi får, og så bliver de lagret i PDF-format. Hvis virksomhederne afleverede og underskrev dem digitalt, kunne man sammenligne regnskaberne, fordi så vil data automatisk komme ned i de rigtige felter fra begyndelsen af, forklarer han.
Men det kræver, at endnu flere revisorer erhverver sig en digital signatur. I dag har lidt over hundrede revisorer erhvervet sig en digital signatur.
I samarbejde med Erhvervs- og Selskabsstyrelsen tilbyder Advokatsamfundet samt de to foreninger for henholdsvis registrerede og statsautoriserede revisorer en gratis digital signatur frem til den første maj. Derefter kommer de til at koste omkring halvtreds kroner. Så der bruges både gulerod og pisk for at lokke revisorerne til at bruge digital signatur.
? En del revisorer afleverer attester for de butikker, der har under 23 millioner kroner i omsætning, fordi de må holde åbent om søndagen. Og dem accepterer vi kun at modtage digitalt. Vi har fået en enkelt på papir, den sendte vi tilbage, fortæller Thorbjørn Langkilde.
Indtil videre har revisorerne fået en adgangskode med posten, men han regner med, at den funktion også overgår til digital signatur i løbet af sommeren.
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har valgt softwarebaserede såkaldte klasse II-certifikater fra TDC ? altså ikke kvalificerede certifikater, hvor medarbejderne skulle møde personligt op på posthuset og legitimere sig. Når virksomheden har underskrevet en aftale med TDC Internet, bestiller medarbejderen selv certifikatet, og TDC sender pin-koden i maskinkort, ligesom når man får nyt Dankort.
? Det ville have været for besværligt, hvis de skulle på posthuset og legitimere sig. Så tror jeg ikke, at vi havde fået det udbredt i samme grad, vurderer Thorbjørn Langkilde fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
