Hvordan linker man eksterne filer til records i database?

En løsning kunne være at oprette en ny tabel i din database og lave en-til-mange relation sådan her:

LinkTable
lid    link                      suplierId
1      C:\links\fil1.xls        1
2      C:\links\fil2.xls        1
3      C:\links\fil3.xls        1
4      C:\links\fil4.xls        2

SupplierTable
suplierId      suplierName
1                suplier1
2                suplier2

LinkTable.suplierId er relateret til SupplierTable.suplierId.

Hvad tænker du på når du siger: "hvordan filerne i praksis kan administreres paa serveren"? Enterprise Manger bruges kun til at administrere databaser. Så nej man kan ikke lave oprette foldere i filsystemet fra EM.

Lagring af Excel filerne kan godt ske i en folder på serveren - men du ryger ud i et gammelkendt problem.

Du har nemlig ikke nogen måde at synkronisere transaktioner mellem databasens rækker og de "udestående" filer - ej heller kan du sikre en sammenhængende backup eller genskabe databasen og filerne til en sammenhængende kendt tilstand efter et nedbrud. Du kan heller ikke styre adgangen til database data og filer således at man ikke kan rette i filer uden databasen "opdager" det.

Microsoft lover så, at det kommer i næste version (kodenavn Yukon), men det er nok lidt lang tid at vente...

Du kan overveje at lagre Excel filerne direkte i databasen - i et blob (binary large object).  Hvis du anvender somaliomars løsning ovenfor kan du lave en "excel-tabel" med et blob felt aftypen IMAGE og en unik nøgle og den lader du indeholde selve excel filen.

Excel-tabel (
  id (p),
  exceldata (blob(image))
  )

link-tabel (
  excel_id (p)
  supplier_id (p)
)

supplier_tabel (
  id (p),
  navn
)

Din database bliver så ret stor, men plads er billigt disse data. Eneste problem kan være hvis du anvender MSDE hvor db maks kan være på 2GB.

Når du skal bruge data, så fyrer du image data (dvs. excel-filen) over fra blob feltet, laver en temporær fil og åbner excel mod den. Når filen er opdateret i Excel opdaterer du databasen med den ændrede temporære fil.