Landets myndigheder fortæller, de "... har 'lært at leve med' deres ESDH-løsning, men ikke anvender den efter hensigten og ikke har fået noget større udbytte af den."
Så nedslående lyder en af konklusionerne i en dugfrisk rapport fra konsulenthuset Devoteam.
De mere end 10 år med ESDH-systemer har gjort arkiverne digitale, men ofte er ESDH-systemet ikke en integreret del af arbejdsprocesserne.
Dokumenterne registreres først i ESDH-systemet, når sagen er afsluttet.
"Sagt med andre ord fungerer ESDH-løsningen i disse tilfælde slet ikke som et sagsbehandlingssystem - som det jo egentlig var meningen - men alene som et digitalt arkivsystem," lyder det i den 80 sider lange rapport.
I tørre tal er det kun 33 procent af de 40 adspurgte myndigheder, der fortæller, at de løbenede registrerer i deres ESDH-system.
For 55 procent varierer det, og for 11 procent sker journaliseringen først i systemet, når sagen er afsluttet.
Håbløs start
Helt fra start er det gået galt med implementeringen af mange ESDH-projekter.
Det afstedkom ifølge rapporten "utilfredse brugere, der har fravalgt ESDH" og dobbeltarbejde med parallelle arbejdsgange, fordi medarbejdere har fastholdt gamle arbejdsgange og vaner.
"En del myndigheder prøver at vende den negative implementeringsspiral med en målrettet indsats, selv om det er meget svært at ændre på et dårligt ry, som et ESDH-system har fået i en organisation," står der i rapporten.
Rapporten peger på fire grunde til, at det ifølge de adsprugte myndigheder har været "op ad bakke" med ESDH og i sidste ende egentlig gået så galt.
1. Systemerne har haft forkert fokus
"I stedet for at fokusere på at understøtte sagsbehandlingen på nye digitale måder, har it-løsningerne i for høj grad blot videreført den klassiske journaltradition og dens fokus på registrering og arkivering."
2. Utilstrækkelig leverandørindsats
"Systemerne har ikke i tilstrækkelig grad været færdige og gennemtestede ved leverancerne, og leverandørerne har været for dårlige til hurtig og effektiv fejlretning, og har ikke haft en tilfredsstillende leveranceorganisation."
3. Utilstrækkelige FESD-rammer
FESD har avlet systemer, der satte sig mellem to stole, hvor man hverken helt har opfyldt behovene i sagsfabrikken (for eksempel statslige styrelser) eller uden for sagsfabrikken (for eksempel i departementer, der også kaldes projektfabrikken i rapporten)
"Endelig har FESD-kontrakten på visse områder været uhensigtsmæssig med utilstrækkelige 'håndtag' til leverandørstyring."
4. Utilstrækkelig ledelsesindsats
"Hos en del myndigheder har topledelsen ikke involveret sig tilstrækkeligt i implementeringen, herunder insisteret på konsekvent anvendelse af løsningerne i sagsbehandlingen, men accepteret at ESDH-systemet alene blev anvendt som digitalt arkiv. I en del tilfælde kunne topledelsen også med fordel have involveret sig i at sætte leverandøren stolen for døren."
Kilde: Vejen videre fra ESDH - Digital sagsbehandling i perspektiv. ESDH-rapport 2011 fra Devoteam Consulting.
