Der er al for meget traditionel tænkning, når man indgår aftaler med leverandører på udviklingsprojekter.
Det mener Jørgen Thyme, Managing Consultant i Capgemini, og han tilføjer, at det er besnærende at beskrive opgaven og igangsætte et udbud. Så vælger man det tilbud, der opfylder kriterierne og har den bedste pris - og så laver man en kontrakt.
Fakta er ifølge Jørgen Thyme, at der findes meget få mennesker og virksomheder, som kan skrive en perfekt kravspecifikation, som både fanger brugernes, virksomhedens og teknologiske krav. Dertil kommer at kravene ændrer sig over tid og udbudsprocessen kan være langstrakt.
"Nogle organisationer tænker så, at alternativet er "time & material"-kontrakter. Men her tager man så den risiko, at regningen løber løbsk. Desværre er verden hverken sort eller hvid," siger Jørgen Thyme.
Han mener, at man skal droppe den klassiske kravspecifikation og det typiske fastprisparadigme og giver her fem gode råd, man kan benytte i stedet:
1. Indgå en fleksibel kontrakt med leverandøren. Det kan sagtens være en kontrakt, der kan opsiges med et relativ kort varsel, der sikrer overlevering til en ny leverandør.
En mindre radikal løsning, er at lave en 12 månederes rammekontrakt efter 80/20 reglen, som altså kan opsiges, når 80 procent er leveret.
Leverandørskift skal være en naturlig ting, og det skærper også konkurrencen. Og muligheden skal være reel og udnyttes når det relevant, understreger Jørgen Thyme.
2. Man skal stadig finde den rigtige leverandør. Er det en stor leverandør (intern eller ekstern), kan man ved problemer bede om specifikke ressourcer eller en udskiftning. Eller man kan som nævnt skifte leverandør. Det er naturligt, at der kan opstå metaltræthed i et langt tæt forhold med leverandøren.
3. Gør op med "nulfejls-kulturen". Den dræber ideer og kreativitet, siger Jørgen Thyme. Husk, at det er billigt at lave fejl i starten, og lær af fejlene.
Hvis man arbejder eksplorativt, får man afdækket brugernes behov hurtigere. Når man leverer en ny version hver måned, kommer der feedback straks. Dermed laver man kun små fejl.
4. Kontrollér kravskrivningen og den løbende vedligeholdelse, og husk: Du kan ikke outsource prioriteringen og accepttest-kriterier. Brug et værktøj.
5. Sørg for de tekniske kompetencer. De skal sikre, at den håndværksmæssige kvalitet er i orden i det arbejde, som leverandøren afleverer løbende. Udfør reviews proaktivt, og ikke "lige før lukketid".
Jørgen Thyme indrømmer, at it-projekter kan fejle alligevel:
"Korrekt! Men man kan reducere risikoen markant. Og ja - det er ikke i alle tilfælde muligt at droppe den klassiske kravspecifikation, men det er overvejelsen værd."
