Dansk it-firma: Her er fordelene ved at skrotte mail

En dansk it-virksomhed har som et eksperiment droppet e-mailen en måned og overvejer at gøre forbuddet permanent. Se hvordan forsøget gik.

Som et forsøg valgte den danske it-virksomhed Exformatics helt at skrotte sin brug af interne mails i januar.

Ifølge Exformatics udviklingsdirektør, Morten Marquard, blev virksomhedens indbakker overfyldt, og risikoen for stress hos de ansatte blev øget.

"I starten var der dog stor skepsis blandt medarbejderne, men da prøveperioden i januar var overstået, var alle meget begejstrede, og mange ønskede, at forsøget skulle gøres permanent," siger Morten Marquard.

Han forklarer, at medarbejderne oplevede det som mindre stressende og følte, at de kunne arbejde mere fokuseret.

Noget som han også selv har oplevet.

"Når du som jeg modtager mere end 100 mails om dagen, betyder det, at mange mails lynhurtigt forsvinder ud af fokus. Men under vores forsøg var der færre mails at behandle, og det gav et klart kvalitetsløft i dagligdagen," siger Morten Marquard.

International trend
Det er Exfortmatics ikke det eneste firma, der har oplevet.

I dag er det nærmest en international trend at forbyde sine medarbejdere at sende e-mails.

Det mest prominente eksempel på trenden er den franske koncern Atos, der har forbudt sine flere end 50.000 ansattte at sende interne mails, og den tyske Volkswagen-koncern har valgt at lukke for medarbejdernes adgang til mail-systemet hver dag efter kl 17.

Franske Atos har erstattet den interne mail med en chat-klient, som bliver brugt til at skrive chat-beskeder, udveksle filer og lave videokonferencer. 

Hos danske Exformatics er man begyndt at bruge en kommunikations- og samarbejdsplatform, som virksomheden selv har udviklet og sælger.

Undgå mental afsporing
Fordelen ved at skifte fra mails til den nye platform er ifølge Morten Marquard, at al korrespondance knytter sig til et konkret projekt.

Det vil sige, at alle projekter på platformen har en tilknyttet debat.

"Det betyder, at debatten bliver mere konkret. Når du i din indbakke hele tiden skifter mellem forskellige mails, kan du ikke se, hvilken sammenhæng debatten foregår i. Derfor skal du rent mentalt lave det, vi kalder et context switch, og det er skadeligt for din produktivitet," hævder Morten Marquard.

Men den mail-løse januar betyder ikke blot, at al mailkorrespondancen er flyttet til en ny platform.

Den samlede kommunikationsmængde er faldet med 10 procent, og ifølge Morten Marquard konstaterede virksomheden også et fald i mængden af eksterne mails.

Artiklen fortsætter på næste side...


Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...


Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Edgemo A/S
Salg af hardware, software, konsulentydelser og services inden for virtualiseret infrastruktur, cloud, datacenteret og unified communication.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Fremtidens It service management: Optimer dit setup med de nyeste teknologier

Det er vigtigere end nogensinde at have styr på kerneopgaverne i virksomhedens it-drift. Fra monitorering af systemerne til udrulning af applikationer, håndtering af service desken og alle udfordringerne med it-sikkerheden. Kom og bliv klogere på mulighederne for automatisering og optimering med ITSM og den nyeste robotteknologi.

22. november 2017 | Læs mere


GDPR - De sidste skridt frem mod fuld compliance

På denne konference vil du høre danske virksomheder fortælle om deres GDPR-projekter og deres udvikling, faldgruber og gevinster. Du vil også få præsenteret en række værktøjer - både proces- og it-værktøjer - der hjælpe dig med at nå det sidste stykke frem mod målet: At blive fuld compliant med de nye GDPR-regler inden 25. maj 2018.

07. december 2017 | Læs mere


Office 365 og Windows 10: Sådan udnytter du de nyeste værktøjer og funktioner

Office 365 har over de senere fem år vundet indpas i utallige danske virksomheder. Mange af disse er nu også i gang med at opgradere til Microsofts Windows 10. På dette event bliver du klogere på mulighederne og udfordringerne med Office 365 og Windows.

12. december 2017 | Læs mere






CIO
Ekspert er ikke i tvivl: Det er nødvendigt at indføre helt nye KPI’er i virksomhederne
Interview: Mange virksomheder er nødt til at indføre helt nye KPI'er, der skal bruges til at måle og styre den digitale indsats. Gartners toprådgiver Peter Søndergaard forklarer, hvorfor det er nødvendigt - og hvordan du kommer i gang.
Comon
Test af Razer Phone: Hvem havde troet, at et gaming-brand ville lancere årets mobiloverraskelse?
Test: Razer har lanceret sin første smartphone, og mens det langt fra er en smartphone for alle, så indeholder den alligevel nogle innovative ideer, som vi kan lide.
Job & Karriere
Dansk it-virksomhed indførte fire-dages arbejdsuge: I dag er sygefraværet rekord-lavt og direktøren har tabt sig 13 kilo
Interview: Great Place To Work kategori-vinderen IIH Nordic har indført en fire-dages arbejdsuge og taget et opgør med forstyrrende storrums-kontorer og en frustrerende mailkultur. I dag er medarbejderne gladere end nogensinde før.
White paper
Er din virksomhed (måske) på vej ud i skyen? … her er tre mulige strategier og alle de vigtigste overvejelser
For langt de fleste virksomheder er cloud en uundgåelig del af fremtiden. Men hvordan skal man gribe det projekt an? Dette whitepaper fra EG fyldt med værdifulde input til de virksomheder, som står på tærsklen til at tage beslutningen - analyser, refleksioner, opmærksomhedspunkter og anbefalinger, som kan være en støtte i overvejelserne og undersøgelsen forud for beslutningen.