Dansk it-firma: Her er fordelene ved at skrotte mail

En dansk it-virksomhed har som et eksperiment droppet e-mailen en måned og overvejer at gøre forbuddet permanent. Se hvordan forsøget gik.

Som et forsøg valgte den danske it-virksomhed Exformatics helt at skrotte sin brug af interne mails i januar.

Ifølge Exformatics udviklingsdirektør, Morten Marquard, blev virksomhedens indbakker overfyldt, og risikoen for stress hos de ansatte blev øget.

"I starten var der dog stor skepsis blandt medarbejderne, men da prøveperioden i januar var overstået, var alle meget begejstrede, og mange ønskede, at forsøget skulle gøres permanent," siger Morten Marquard.

Han forklarer, at medarbejderne oplevede det som mindre stressende og følte, at de kunne arbejde mere fokuseret.

Noget som han også selv har oplevet.

"Når du som jeg modtager mere end 100 mails om dagen, betyder det, at mange mails lynhurtigt forsvinder ud af fokus. Men under vores forsøg var der færre mails at behandle, og det gav et klart kvalitetsløft i dagligdagen," siger Morten Marquard.

International trend
Det er Exfortmatics ikke det eneste firma, der har oplevet.

I dag er det nærmest en international trend at forbyde sine medarbejdere at sende e-mails.

Det mest prominente eksempel på trenden er den franske koncern Atos, der har forbudt sine flere end 50.000 ansattte at sende interne mails, og den tyske Volkswagen-koncern har valgt at lukke for medarbejdernes adgang til mail-systemet hver dag efter kl 17.

Franske Atos har erstattet den interne mail med en chat-klient, som bliver brugt til at skrive chat-beskeder, udveksle filer og lave videokonferencer. 

Hos danske Exformatics er man begyndt at bruge en kommunikations- og samarbejdsplatform, som virksomheden selv har udviklet og sælger.

Undgå mental afsporing
Fordelen ved at skifte fra mails til den nye platform er ifølge Morten Marquard, at al korrespondance knytter sig til et konkret projekt.

Det vil sige, at alle projekter på platformen har en tilknyttet debat.

"Det betyder, at debatten bliver mere konkret. Når du i din indbakke hele tiden skifter mellem forskellige mails, kan du ikke se, hvilken sammenhæng debatten foregår i. Derfor skal du rent mentalt lave det, vi kalder et context switch, og det er skadeligt for din produktivitet," hævder Morten Marquard.

Men den mail-løse januar betyder ikke blot, at al mailkorrespondancen er flyttet til en ny platform.

Den samlede kommunikationsmængde er faldet med 10 procent, og ifølge Morten Marquard konstaterede virksomheden også et fald i mængden af eksterne mails.

Artiklen fortsætter på næste side...


Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...


Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Erhvervsakademiet Lillebælt
Udvikling og salg af klassebaseret undervisning, blandt andet inden for multimedie og it.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
GDPR: Drift og dagligdag - effektive it-værktøjer

Du har nu (forhåbentligt) styr på virksomhedens dataflow i forhold til GDPR. På dette seminar bliver du præsenteret for en række af de mest effektive it-værktøjer til håndtering af persondata, så I lever op til GDPR: Inklusive varsling, samtykke, lagring, overblik, dokumentation og sletning.

21. februar 2019 | Læs mere


Få styr på det rigtige setup: Skal du vælge on prem eller cloud? Eller en kombination?

Mange virksomheder har i årevis opbevaret og håndteret deres data i egne datacentre, men med cloud computing er tingene for alvor i opbrud. På dette event bliver du klogere på de muligheder, som du har for at designe en hybrid cloud-infrastruktur, der kombinerer on-premise og forskellige cloud-former på bedst mulig måde for netop din forretning.

26. februar 2019 | Læs mere


Predictive business analytics - Brug AI og Machine learning til at forstå og forudsige dine kunders adfærd

Machine Learning og kunstig intelligens er ikke længere bare hype. Det er et værktøj, der for eksempel kan hjælpe dig med at give dine kunder individualiserede og relevante tilbud – og dermed øge både salg og kundetilfredshed. Data om dine kunder og deres adfærd er en uundværlig ressource i salgsarbejdet. Uden indsigt og kendskab til kunderne, er det en hovedløs jagt at skabe mersalg og styrke kundeloyaliteten. Machine Learning hjælper dig og dit salgspersonale med at bruge alle disse data og med meget stor sikkerhed at forudsige kundens næste køb.

27. februar 2019 | Læs mere





Flere dybdegående Computerworld artikler

"Det er skide sjovt, at vi nu også kan følge med i en masse data under kampene. Men det betyder også, at dårlige tabere kan henvise til vores bordfodbold-data"

Alle de indsamlede data bliver bearbejdet via machine-learning, der giver os en masse statistik på vores bordfodboldkampe. Vi kan eksempelvis se hvilket hold, der har haft bolden mest, og hvem der har flest skud på mål. Vi har også installeret en optisk sensor i målet, der registrerer, når der bliver scoret og holder styr på stillingen.

Erik Kaae stopper som topchef i EG efter salg til DXC Technology - forlader nu helt it-branchen
Morgen-briefing: Lars Seier henter dansk erhvervsprofil til krypto-virksomhed / Amazon investerer milliarder i Tesla-rival / Google køber grunde op via mystiske skuffeselskaber / Apple henter tidligere Microsoft-chef til ny smart home-satsning
Ugen i tech: Stort Samsung læk: Her er selskabets forårskollektion af wearables / Canon-prisbombe – halverer nærmest prisen på spritnyt fullframe kamera / Salg på prisstærkt Nvidia GTX1660 er tyvstartet.
2 Test af Microsoft Surface Laptop 2: En genial laptop - hvor Microsoft begår nogle sløje svipsere
Årets største mobil-messe åbner snart portene: Her er de fem nyheder, vi glæder os mest til
Netcompanys bestyrelsesformand trækker sig: Fravælger selskabet til fordel for andre bestyrelsesposter
11 Her er Googles svar på nye EU-regler, der 'kan ødelægge internettet for altid': "Detaljerne er vigtige"


Premium
Regeringens Disruptionsråd blev udskammet og latterliggjort – men nu får vi indblik i de reelle resultater
Regeringens Disruptionsråd blev udskammet og latterliggjort, da skuespilleren Helle Joof gjorde sig klog på indianerstammer og disruption. Men nu kan vi efter knap to år gøre status over rådets arbejde.
CIO
Tech fra Toppen: Det har CIO Mads Madsbjerg Hansen fra FLSmidth lært af flere års global it-konsolidering
Tech fra Toppen: Flere års arbejde har betydet en reduktion i antallet af it-systemer hos FLSmidth. Men processen har ikke været uden overraskelser. Hør hvad CIO Mads Madsbjerg Hansen har lært af den omfattende og globale proces.
Job & Karriere
Toke Kruse: Jeg spår, at humankapital i 2019 erstattes af it-kapital
I 2019 vil vi se en kæmpe udskiftning af ressourcer, hvorunder de menneskelige processer overtages af software, der gør os mennesker hurtigere og mere effektive. Betyder det store fyringsrunder? Måske.
White paper
Ny undersøgelse blandt detail- og produktionsvirksomheder
En ny stor rapport viser, at 100% af de virksomheder i undersøgelsen, som ikke bruger EDI i dag, mener, at det vil være en fordel for deres forretning, hvis de benyttede EDI. Undersøgelsen er foretaget af Vanson Bourne på vegne af TrueCommerce, som er baseret på besvarelser fra 300 detail- og produktionsvirksomheder. Virksomheder inden for især detail og produktion oplever i dag et marked og en supply chain, som er i konstant udvikling. Forbrugerne stiller stadig større krav til leveringstid, priser, produktudvalg, lagertilgængelighed, m.v., og der kommer hele tiden nye købskanaler til. Det kan være en udfordring for detail- og produktionsvirksomheder at holde sig på forkant med udviklingen, både når det drejer sig om at være til stede i de rette kanaler og - ikke mindst - den teknologi, som understøtter en mere effektiv supply chain. Hent hele rapporten helt gratis her.