Læs også:
Sådan scorer du kassen på outsourcing til udlandet
Derfor storsatser Danske Bank på indisk it-udvikling
Danske virksomheder outsourcer mere og mere, og ofte kommer der grus i maskineriet, simpelthen fordi kunde og outsourcing-leverandør ikke forstår hinandens behov.
Det fortæller management-konsulent Fred Johnsen fra konsulenthuset PA Consulting.
"Min erfaring siger mig, at ved outsourcet applikationsudvikling og -vedligeholdelse, så begynder samarbejdet langsomt at krakelere ude hos kunden, fordi kunden oplever, at han ikke får den ønskede kvalitet. Omvendt kan outsourcing-leverandøren også blive træt af kontrakten, fordi man simpelthen ikke tjener nok," siger Fred Johnsen.
Han har beskæftiget sig med især ERP- og applikations-outsourcing i de seneste 15 år, hvor han har høstet erfaring med både at sidde på leverandørsiden af forhandlingsbordet fra sin fortid hos outsourcing-leverandøren Cap Gemini og i sit nuværende job som PA Consulting-rådgiver for it-chefer i Danmark og i udlandet.
CIO'en taber hovedet
Når outsourcing-kontrakter til to-, tre- eller ligefrem firecifrede millionbeløb løber i vasken, kan det få fatale konsekvenser for it-chefen.
"Det kan i værste fald koste CIO'ens hoved, hvis det går galt, fordi der er mange penge og prestige på spil, når det kommer til at finde den rigtige outsourcing-leverandør, der kan matche både tekniske krav og den ønskede pris," lyder det fra Fred Johnsen.
Derfor fremhæver han, at en it-chef i en virksomhed med et outsourcingsbehov skal tænke sig rigtig godt om, når vedkommende vælger en leverandør.
Fremgangsmåden kalder han outsourcingens livscyklus, og den går i korte træk ud på, at kunden afdækker sine behov og ønsker til en leverandør i det, der kaldes en RFI-proces (Request for Information).
"I denne fase gør kunden sig nogle tanker om, hvad man egentlig vil opnå. Er det besparelser? Er det bedre teknologi og øgede kompetencer?" forklarer Fred Johnsen.
Han fortæller, at livscyklussens andre fire andre elementer er selve udbudsprocessen, evaluering af leverandører, valg af leverandør og kontraktforhandling samt ikke mindst at få styr på sine processer for, hvordan det løbende samarbejde skal foregå.
"Som både outsourcing-kunde og -leverandør bliver man nødt til at tænke på hele outsourcingens livscyklus for at minimere risici og en eventuel dyr kontraktopsigelse," lyder rådet fra Fred Johnsen.
"I den henseende kan det være en rigtig god ide for kunden at tænke på en kortvarig kontrakt på tre år, hvor der er mulighed for benchmark og kontraktgenforhandling inden for to år," fortsætter han.
De fem gode råd
Når det kommer til at overveje, hvordan en kunden får et langt og lykkeligt ægteskab med sin leverandør, har Fred Johnsen fem gode råd.
Her er de fem gode råd
1. Hjælp din leverandør
Du skal huske på, at din samarbejdspartner er sat i verden for at tjene penge. Derfor kan det have en stor værdi, at du bidrager med viden, konstruktiv kritik og mulige mandskabsressourcer, der kan optimere din leverandørs forretning.
2. Skab win-win-situation
En ensidig aftale med kæmpestore kontante kundefordele kan kvæle leverandørens motivation for at yde en ekstra service, hvilket igen kan blive katastrofalt for drift og -udvikling af kritiske applikationer. Sørg derfor for, at din kontrakt også tilgodeser leverandørens behov, uden det skader din egen business case.
3. Penge er ikke alt
Lav pris kan i mange tilfælde også betyde lav kvalitet, og du bør derfor kigge på din business case godt igennem og på værdien er dit samarbejde med leverandøren. Med andre ord: Sørg for, at leverandøren leverer den lovede kvalitet.
4. Hold et vågnet øje med virkeligheden
Det er ikke kun i den første fase af samarbejdet, at du skal holde et vågent øje med leverandørens leverancer. Det er en konstant proces, hvor kunden hos en professionel samarbejdspartner kan forvente, at vedkommende er positivt indstillet på en løbende evaluering af samarbejdet.
5. Snak, tal og kommuniker
Din outsourcing-leverandør kan umuligt kende din virksomhed og jeres behov til bunds, og derfor er det ekstremt vigtigt, at du hele tiden informerer din leverandører om interne strategiske ændringer, der på kortere eller længere sigt kan få konsekvenser for jeres samarbejde.
Hvis ulykken er ude
Selvom en outsourcing-kunde og -leverandør bestræber sig på at kommunikere godt med hinanden og begge har en fornuftig business case, kan samarbejdet alligevel komme til et punkt, hvor det er umuligt for kunden at fortsætte med samarbejdet.
"Den slags er dog en meget tung beslutning, fordi der er en stor lock-in-effekt i især applikationsoutsourcing. Det skyldes, at der ofte er mange ældre platforme at vedligeholde og folk med ekspertviden hos den outsourcing-leverandøren, man lige har vinket farvel til," siger Fred Johnsen fra PA Consulting.
"Hvis man står med et uddateret system, så kan der være mange outsourcing-leverandører, som ikke kan levere varen, og derfor ender man tit med at blive bundet hos én outsourcing-leverandør, hvis man ikke har tidssvarende teknologier," fortsætter han.
Fred Johnsen forklarer dog, at hvis man tager outsourcingens livscyklus seriøst og vedligeholder et konstruktivt og kritisk forhold til sin leverandør, så har man vundet meget.
Læs også:
Sådan scorer du kassen på outsourcing til udlandet
