"It-afdelingen blev engang betragtet som en afdeling, der bare slugte en masse penge og passede arbejdet for dårligt," fortæller Ulrik Hasselstrøm, it-leder, CTO, i Kerteminde Kommune
Det var vel næppe en helt retfærdig vurdering, men givetvis en holdning, som en del it-afdelinger har mødt gennem tiden.
For at få tingene tilbage på rette skinner satte Kerteminde Kommune sig ned med det formål at skabe den rigtige model, der både kunne levere en stabil drift i det daglige, placere it-afdelingen tæt på beslutningerne i forretningen og give it-afdelingen og medarbejderne et image af at være en værdifuld del af kommunen.
Fundamentet for de politiske lovkrav om større digitalisering af det offentlige skulle med andre ord lægges solidt. Ud over at flytte rundt på bits og bytes har den øvelse også handlet om at ændre på it-afdelingens syn på sig selv.
"Vi skulle definere, hvad vi ville og, vigtigst af alt, hvad vi var gode til," siger Ulrik Hasselstrøm.
I den proces erkendte man i Kerteminde, at det, der tidligere havde defineret it-afdelingen i form af tekniske folk med en skruetrækker i baglommen, ikke var vejen frem.
"Den tekniske kompleksitet i it er opadgående, og den stopper ikke. Derfor kunne vi ikke levere den nødvendige kvalitet internt. Vi valgte i stedet en knap så teknisk profil i afdelingen, der i stedet er blevet rettet mod forretningen."
I stedet for at hente specialister ind valgte kommunen at lægge opgaverne ud.
"Det, vi er gode til, er at kende vores fagapplikationer, kende vores brugere og miljø og de snitflader, der er mellem dem. Så er vi måske knap så gode til et fintune et servermiljø."
It-drift køber vi i byen
Kerteminde Kommune dækker over et stort areal grundet sammenlægningen med Langeskov og Munkebo kommune i 2007 under kommunalreformen.
I mange år har kommunen selv vedligeholdt serverdriften, og it-afdelingen har i den forbindelse håndteret op til 250 forskellige applikationer og mange forskellige pc'er og telefoner på mange forskellige geografiske områder.
"Oven i det kom en masse devices og services," siger Ulrik Hasselstrøm.
I 2010 startede visionen og strategien om en mere digitaliseret kommune for at give forretningen mere plads og flere værktøjer via en central it-afdeling med 10-12 medarbejdere.
Kerteminde Kommune besluttede, at det var vigtigst at håndtere it-support til forretningen internt og valgte i stedet at outsource serverparken og den dertil hørende tekniske drift.
"Den administrative platform består af ca. 1.200 brugere, og det er den, vi har valgt at sende ud af huset. Skoleplatformen med 3.500 brugere hoster vi selv, fordi den ikke er så kompleks. Men jeg tvivler nu ikke på, at også den, med tiden, ender i et hostet miljø," siger Ulrik Hasselstrøm.
"Med outsourcingen er vi sluppet af med den "sure it-mand""
Efter en udbudsrunde vurderede kommunen, at KMD havde de rette spidskompetencer til at håndtere kommunens servere.
"På den måde fik vi hænderne fri og kunne fokusere på kendskabet til forretningen og Kerteminde Kommune."
Læs også: Sådan fik København langt bedre styr på sin it-drift
Penge skal der til
I forbindelse med outsourcingen stod kommunen i den situation, at en stor del af it-udstyret alligevel skulle udskiftes på grund af alder, hvilket gjorde, at springet lå lige til højrebenet.
"Vi var nået til et tidspunkt, hvor vi alligevel skulle lægge en investering i it-udstyr, hvilket gjorde det nemmere at få politisk tilladelse og godkendelse til at bruge den rette sum penge. Argumentet for det arbejde vi satte i gang, var et ønske om at bruge it bedre og smartere og derved effektivisere på længere sigt" fortæller han.
Det forhold, at it-afdelingen kom op med en stor samlet plan, gav ligeledes større politisk fodslag.
"Men det var også en politisk erkendelse af, at jo mere man vil digitalisere og have ud af it, jo mere koster det. Den villighed er der i kommunen, og vi fik lov til at løbe linen helt ud og skabe den rigtige løsning fra begyndelsen. Det er nok knap så normalt, at en offentlig it-afdeling får så vide rammer, som vi gjorde. Men det kan anbefales til andre."
Lige så vigtigt fik den beskrevne proces it-afdelingens syn på sig selv til at ændre sig. Den blev til en del af forretningen og ikke et lukket univers med eget liv.
Stabil drift giver troværdighed
Outsourcingen gav fra starten brugerne nogle målbare resultater på den daglige drift og derved en større troværdighed til it.
"Vores oppetider blev eksempelvis bedre, og brugerne oplever ikke længere den samme knas i driften som i 'gamle dage'."
Men der kom også en smule malurt i bægret.
"Omvendt kan man ikke længere lige ringe ned til it og få tingene rettet. Arbejdsgangen er blevet betydelig tungere, men der er til gengæld ikke behov for brandslukning i samme grad. Tingene kører bare," siger Ulrik Hasselstrøm.
"Med outsourcingen er vi sluppet af med den "sure it-mand", der helst vil arbejde i serverrummet, og medarbejderne har fået langt mere spændende it-opgaver, hvor support og forretningsudvikling er i højsædet. Det har også givet os klogere it-folk, og vi må ikke glemme, at rygraden i en sund it-forretning er dygtige medarbejdere - og dem har jeg!"
Friheden tilbage til brugeren
En anden del af strategien er, at alle ansatte i kommunen skal forsynes med en ordentlig computer. I stedet for at vælge den mest skrabede pc bruger kommunen i stedet de nødvendige penge på at gøre brugerne tilfredse og give dem flere tekniske muligheder i deres arbejde. Ud fra en filosofi om, at glade medarbejdere gør arbejdet bedre.
"Vi skal gerne skabe noget, som giver medarbejderne værdi"
"Her vælger vi at give folk en god og tidssvarende maskine, som de kan tage med hjem og benytte. Det samme har vi gjort på telefonisiden, og det har betydet meget for brugerglæden."
Beslutningen blev oprindeligt taget sammen med en tro på, at man kunne standardisere pc-valget, men den opfattelse er blevet ændret undervejs.
"Markedet og produkterne ændre sig lynhurtigt, og vi fandt derfor ud at, at vi skulle tilpasse os hardware-valget og skabe de nødvendige rammer, således at vi også tilgodeser den enkelte medarbejders brugsmønster. Så længe vi kan varetage sikkerheden, prøver vi at give folk frie rammer."
Igen en understregning af, at den gamle it-afdeling er blevet en moderne enhed. Brugeren har taget magten fra it-afdelingen over, hvilke enheder de vil anvende i dagligdagen.
Ligeledes ruller it-afdelingen Windows 8.1 ud i organisationen for at udvide med endnu en formfaktor i form af tablets, for at øge mobiliteten for brugerne.
"Vi skal gerne skabe noget, som giver medarbejderne værdi. Det prøver vi gennem fleksibilitet. Vi bruger nok lidt flere penge på at købe en god pc, men de penge skal nok tjene sig hjem igen på arbejdsglæde og synergi i arbejdsdagen, " siger den fynske drifts-chef.
Læs også:
Her er Danmarks fem bedste it-chefer
Lær af en af de bedste CIO'er: Sådan får du succes med dine it-projekter
