Hvordan sikrer man som it-organisation, at man er innovativ og agil i forhold til at udvikle nye digitale løsninger - uden at det vel at mærke rammer alt det kritiske med driften og supporten af it-løsningerne?
Det spørgsmål stiller rigtig mange danske it-organisationer sig selv i disse år, og som vi tidligere har fortalt her på Computerworld, er en af de mulige løsninger på udfordringen, at man simpelthen splitter organisationen op i to separate afdelinger.
Dermed kan den ene fokusere på driften, mens den anden har ansvaret for udviklingen.
Præcis den model valgte man allerede for 10 år siden at implementere i Esbjerg-virksomheden Blue Water Shipping.
"Det er simpelthen nødvendigt, at vi har fuld fokus på kunderne, og det er også nødvendigt, at vi har fuld fokus på driften. Det var vi godt klar over allerede dengang," fortæller Allan Junge, der er CFO og CIO i Blue Water Shipping.
Læs også: Besked til it-afdelingerne: I kan snart blive splittet op i to hold
Blue Water Shipping er en speditionsvirksomhed, der ikke selv har biler, fly og skibe, men i stedet hjælper kunderne med at finde den bedste transportløsning i det globale transportmarked, uden at Blue Water Shipping er afhængig af at skulle eje eget transportmateriel.
Allan Junge forklarer, at netop denne forretningsmodel var afgørende for, at man i 2005 valgte at dele it-organisationen op i to afdelinger.
Derfor gav opsplitning god mening
"Vi er meget løsningsorienteret, og det vil sige, at når kunderne ringer til os, fordi de skal have transporteret en vare, så går vi ud og undersøger, hvad den bedste løsning er til kundes behov."
"Vi arbejder med et vidt forgrenet netværk af underleverandører og samarbejdspartnere i hele verden."
"Vi går ind og skræddersyr mange ting, og det er blandt andet baseret på, at vi lægger en it-løsning sammen med en transportløsning og vi skræddersyr løsningerne til de forskellige brancher og kundesegmenter."
Den slags løsninger har Blue Water Shipping lavet siden midten af 90'erne, men det har løbende udviklet sig, og derfor opstod der frem mod 2005 et behov for at dele it-organisationen op i to afdelinger.
"Du er nødt til at have en agil afdeling, der dynamisk kan løfte den opgave, som kunderne ønsker. De stiller krav, og det er nu og her. Det skal deles op, så du har fokus på begge dele, for vi skal også have sikkerheden og driften med hele tiden," lyder det fra Allan Junge.
Her er Blue Waters model
Derfor er der i dag to it-afdelinger i Blue Water Shipping med 25 medarbejdere i hver.
Kim La Cour er it-chef med fokus på udvikling ud mod kunderne, mens Lennart Voss er it-chef med fokus på driften (se billedet).
Kim La Cour forklarer og beskriver gevinsten ved opdelingen:
"Fordelen er, at vi er meget fleksible og kan agere meget hurtigt, fordi vi har splittet det op på denne måde."
Lennart Voss uddyber med, at opdelingen også har den gevinst, at han sammen med sine folk kan have fuldt fokus på driften:
"Det er da en fordel. Jeg stoler jo på, at Kim udvikler det, han skal - og så behøver jeg ikke bekymre mig om det. Men samarbejdet skal være der, så jeg hele tiden har styr på, hvad han har gang i, og så jeg også gerne kan være et skridt foran."
Drift og udvikling hænger sammen
"Jeg smiler altid af, når folk siger 'bare lige', for det ord findes ikke i it," siger han med henvisning til, at de nyudviklede it-løsninger jo også skal understøttes af it-miljøet og driftes sikkert og stabilt."
Kim La Cour er enig i, at netop det med samarbejdet er afgørende for, at en todelt it-organisation kan fungere i praksis.
"Der er teamledere i hver afdeling, der hver uge har et afstemningsmøde, hvor de lige briefer hinanden om, hvad der foregår. Man skal huske at få formidlet tingene videre, for vi kører også i to forskellige tempi. Det gælder om at få den kommunikation til at fungere," siger han.
Ud over at briefe hinanden om aktiviteterne på ugentlige møde, bruger Blue Water Shipping IBM's Connections til videndelingsplatform.
"Vi går væk fra bare at tæppebombe hinanden med mails om projekterne, men bruger i stedet denne her sociale software," lyder det fra Kim La Cour, der også peger på, at behovet for god kommunikation er vokset i takt med, at it-afdelingerne er vokset.
Læs også: It-chefens 2015: Derfor skal du droppe kontrol-rollen og finde visionerne frem
Vigtigt med klare linjer
"I starten var vi syv mand i hele it-afdelingen. Så delte vi det sådan, at der var tre mand i udviklingsafdelingen og fire i driften, og vi sad lige overfor hinanden i samme lokale. Men efterhånden som vi er vokset, giver det selvfølgelig nogle udfordringer - og det er specielt kommunikation."
Lennart Voss fremhæver, at en af metoderne til at sikre et optimalt samarbejde mellem de to it-afdelinger er at have beskrevet processer og arbejdsopgaver grundigt.
"Det vigtigste for mig er at have aftalerne på plads. Ellers går det ikke. Hvert individ skal være klar over, hvilke aftaler, vi har."
"Vi har et koncept, vi kalder 'idé til gevinst', hvor både udviklingsafdelingens og den traditionelle it-afdelings roller er velbeskrevne. Hvornår træder driften ind, og hvad med supporten?" lyder et par eksempler.
Derudover dækker konceptet alle faser fra udviklling af ideer og behov, indtil it-projektet er færdigimplementeret og brugerne - inklusiv kunder - har modtaget den nødvendige undervisning.
Samarbejdet er altafgørende
Allan Junge, der som CFO og CIO har det øverste strategiske ansvar, forklarer, at den todelte organisering naturligvis har sine fordele og ulemper, ligesom alle andre modeller:
"Enhver organisering har nogle fordele og ulemper. Udfordringerne i sådan en organisering er, at de to afdelinger skal kunne samarbejde - ikke bare om de samme it-projekter, men også om den samme forretnings- og it-strategi. Det er utrolig vigtigt."
Der er 1.400 ansatte i hele Blue Water Shipping. Virksomheden, der blev stiftet i 1972, har i dag kontorer rundt omkring i det meste af verden.
