Artikel top billede

Nye funktioner i Office 365: Se hvor mange der læser dine mails

Microsoft Ignite, USA: Sladre-funktioner i Office 365 kan analysere dine arbejds-vaner helt i bund. Hvor mange læser egentlig dine mails? Og bidrager du egentlig med noget i de møder, som du deltager i, eller sidder du i smug og laver andre ting?

Microsoft Ignite, Atlanta, USA: Med en række sladre-funktioner i Office 365 vil Microsoft gøre det helt tydeligt for dig, om du arbejder effektivt nok, og om du får mest muligt ud af din tid.

Det kommer til at ske med et analyseværktøj med navnet MyAnalytics, som vil måle og analysere alt, hvad du foretager dig af interaktioner i Office 365 - primært kalender og mail.

"Ideen er, at vi gerne vil hjælpe brugerne til at blive mere effektive ved at gøre det klart for dem, hvad de bruger deres tid på."

"På den måde får man mulighed for at stramme op. Mange spilder deres tid på arbejde, og med denne datadrevne løsning får vi klart overblik," siger Nick Robinson fra Microsofts Office-team, som Computerworld møder på Microsofts store Ignite-konference, der i denne uge løber af stablen i Atlanta, USA.

Informations-overload

Ifølge Microsoft er et af de store problemer i vores gennem-digitaliserede arbejdsliv, at vi modtager og sender alt for mange overflødige informationer. Microsoft taler om et veritabelt informations-overload.

Det gør, at vi har svært ved at overskue og prioritere den massive mængde informationer, som vi svømmer rundt i.

Microsoft taler for tiden meget om produktivitet, og hele omdrejningspunktet for selskabets kurs for tiden er at understøtte øget produktivitet ved brug af analyse-værktøjer og cloud, hvilket dette lille værktøj er et godt eksempel på.

Her er dine vigtigste personer

I løsningen kan brugeren selv opsætte målsætninger for brug af sin arbejdsuge, og dashboardet giver løbende overblik over, hvor mange timer man som bruger har brugt på møder, email, arbejde uden for arbejdstiden og det, som Microsoft kalder for 'Focus Hours.'

De er en central del af løsningen.

"'Focus Hours' er vores bud på en målestok for effektiv og fokuseret arbejde, hvor man ikke forstyrres eller distraheres af noget, men arbejder fokuseret," siger Nick Robinson.

Microsoft har opdelt 'Focus Hours' i blokke på to timer, som ifølge selskabet er det tidsrum i ro og fred, som vi har behov for, hvis vi skal kunne fordybe os tilstrækkeligt.

Du kan til højre se Nick Robinsons eget dashboard over 'focus hours'.

Han sammenligner to timers-blokkene med Fitbits formulering om, at man skal have som målsætning, at man skal gå 10.000 skridt om dagen og siger, at det er et bud på en håndgribelig målestok, som man kan forholde sig til.

Får du gjort nok ved de vigtigste personer?

Løsningen fra Microsoft vil på baggrund af aktivitets-niveauet løbende udarbejde en prioriteret liste over de personer, som i dit mail-arbejde er vigtigst lige nu.

På denne liste vil brugeren løbende kunnne følge med i, om de pågældende personer plejes godt nok - for eksempel ved at vise, hvor lang tid man i gennemsnit tager om at besvare mail fra personen, om man får læst alle mails fra personen og lignende.

"Hvis jeg får eksempel kun får læst 60 procent af de mail, som en vigtig samarbejdspartner sender, er det måske tegn på, at jeg skal 'catche up'. Det handler ikke om, at jeg skal 'catche up' på alle, men på de rigtige personer. Og jeg kan også se, hvis jeg er ved miste kontakten lidt til vigtige personer. Så er det måske tid til at gøre noget," siger Nick Robinson.

Hvor mange læser dine mail?

I løsningen kan brugeren følge med i, om de mails, som han sender, vitterligt bliver læst.

Det opgøres i procentdele, ligesom et dashboard viser, hvornår de har læst den.

Ligeledes kan brugeren se oversigt over læste mails sendt til både enkeltpersoner og til grupper (som er alle mails med mere end fem modtagere). Ligeledes kan brugeren se, om han selv får læst de mails, der bliver sendt.

"Bliver mine mails for eksempel kun løst af 20 procent af modtagere, skal jeg måske overveje at gøre noget, så mine budskaber når frem," siger Nick Robinson.

"Jeg vil også kunne se, hvis en bestemt kollega læser mange flere af mine mails end omvendt. Så skal vi måske have en snak om de mailmængden, som han sender," siger han.

Spilder du din tid i møder?

En tidsrøver i mange moderne virksomheder er møder, hvor ideen selvfølgelig er, at der skal diskuteres vigtige ting, men som alligevel koster ressourcer, fordi mange mødedeltagere ikke får eller leverer noget konstruktivt en stod del af tiden.

Her sladrer MyAnalytics i samspil Office 365-kalenderen om dig ved at kigge på dine aktiviteter under specifikke møder.

Her noterer teknologien, når du springer til overspringshandlinger - mail, opgaveløsning, browsning og andet - mens du egentlig skulle holde møde.

Nick Robinsons egen dashboard - som du kan se her til højre - viser, at han har 'multitasket' - altså foretaget sig alt muligt andet på sin computer - i 11,5 timer af ugens møder.

"Så nu har jeg bedt om kun at være tilstede, når jeg selv fremlægger, så jeg får plads til mere arbejde. Ideen er, at kvaliteten af møderne bliver højere, når vi får indsigt i, hvad vi egentlig foretager os. Kan vi skære 60 minutters møde ned til 20 minutter, hvor alle til gengæld er tilstede og effektive, kan det hjælpe alle," siger han.

Ifølge ham vil systemet også vise, hvis man for eksempel har en kollega, der deltager i en stor del af de møder, som man selv er med i.

"Så skal vi måske have en snak om ansvars- og opgavefordeling," siger han.

Skal styres

Det er ifølge Nick Robinson vigtigt, at det nye system håndteres rigtigt. For sidder man og kigger på det hele tiden, bliver det lige det modsatte af hensigten - nemlig endnu en distraktion.

"Vi opdaterer alle tallene hver søndag eftermiddag, og vi anbefaler, at man som team begynder hver mandag morgen på at kigge på analyserne og diskuterer, om målene er nået, og hvordan man indretter sig. Og så pakker det hele væk igen," siger han.

På vej er en predictive version, der løbende kan vurdere, om man er på rette vej til at nå de opsatte mål med ønsket antal 'focus hours' eller om man skal flytte rundt i sin kalender for at nå målene.

Hvordan så med sikkerheden og de data, som analysesystemet jo bygger på over ens personlige vaner, kontakter, brug og viden?

Nick Robinson siger (selvfølgelig), at det er ikke noget problem. Man kan have tillid til Microsoft, og systemet bearbejder alene data, der allerede ligger i systemet.

Alt er opsat efter en 'privacy by design'-model, som gør, at alle brugerens data er fortrolige, medmindre han selv vælger, at de kan deles.

"Erfaringen viser, at rigtig brug af systemet kan udløse op til fire timers reduktion af spildtid per uge per medarbejder. Det er altså meget," siger Microsoft-manden.

Vil du være tryg ved at lade en robot guide dig på vej til mere effektiv tidsstyring? Giv dit besyv med i debatfeltet herunder.

Læs mere fra Microsoft Ignite:

Microsofts nye virkelighed: Når den store digitale transformation rammer dig med høj fart

Er du klar? Sådan skal Windows 10 blive en lækkerbidsken for virksomhederne

Microsoft: Med denne splinternye teknologi bliver Edge den mest sikre browser i verden

Microsoft kobler millioner af indsamlede data fra Office 365 og Windows sammen til ny type sikkerhedsløsning

Vild AI-supercomputer-løsning fra Microsoft bygger på denne lille FPGA-klods: Trækker på Microsoft-servere over hele verden

Der er langt til en milliard: Windows 10 ligger nu på 400 millioner maskiner